Microsoft Dynamics 365 Business Central – Wie den Bestand damit managen?

Microsoft Dynamics 365 Business Central – ERP-Power via Cloud

Auch in der Microsoft-Welt wird inzwischen voll auf die Cloud gesetzt: Microsoft Dynamics 365 Business Central ist das Nachfolgeprodukt des erfolgreichen On-Premise ERPs Microsoft Dynamics NAV. Funktionell bestehen keine Unterschiede zwischen beiden Systemen, allerdings können via Cloud einige Funktionen, aber auch Erweiterungen, wesentlich schneller zur Verfügung gestellt werden. Nicht zuletzt wegen dem neuen, digitalen Marktplatz AppSource, wo Sie Dynamics 365 Business Central unkompliziert um verschiedene Apps erweitern können, vergleichbar z.B. mit dem Apple App Store.

Ebenfalls wird die Vernetzung innerhalb Dynamics 365 immer weiter vorangetrieben. So gibt es immer mehr Szenarien, wo Dynamics 365 Business Central mit anderer Dynamics 365 Software verknüpft wird und so anwendungsübergreifende Lösungen und Workflows ermöglicht werden! Dies war bei Dynamics NAV noch wesentlich aufwendiger. Zur Erinnerung: Dynamics 365 bündelt, vernetzt und integriert alle großen Business-Lösungen von Microsoft, daher neben ERP auch CRM, Business Analytics, Office 365 sowie Weitere.

Für wen ist Microsoft Dynamics 365 Business Central das richtige ERP?

Wie auch schon Dynamics NAV, ist Dynamics 365 Business Central ein ERP, das speziell auf die Bedürfnisse von kleineren und mittelständischen Unternehmen (KMUs) abgestimmt ist. Es ist eine cloudbasierte All-in-One Unternehmenslösung, die alle relevanten Unternehmensbereiche vernetzen kann, wodurch sich Prozesse besser gestalten lassen und bereichsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht wird.

Für Entscheider wiederum sorgt diese zentrale Datenbasis dafür, dass sie fundiertere Entscheidungen treffen können, da viele wichtige Kennzahlen zentral zur Verfügung stehen.

Abgesehen von dieser universellen Einsatzmöglichkeit und den Vorzügen einer Cloud-Lösung von Business Central für alle Prozesse des Unternehmens, gibt es aber auch Kehrseiten: Vielen Branchen/Kunden aus dem Mittelstand reicht zwar die grundsätzliche, breit gefächerte Funktionalität von Dynamics 365 Business Central aus, dennoch kann es in gewissen Teilbereichen zu Defiziten kommen, vor allem wenn man hierbei die eigenen Ansprüche etwas höher gesteckt hat.

Doch genau hier kommt wieder AppSource ins Spiel! Dort können unabhängige Software-Anbieter (ISVs) genau diese oben genannten Lücken schließen, indem sie durch spezifische Nischen-Lösungen auf die Grund-Funktionalitäten von Dynamics 365 Business Central andocken. Ein Unternehmen kann sich also so exakt die Erweiterungen via AppSource hinzukaufen, um seine Bedürfnisse perfekt befriedigen zu können.

Das Management der Bestände ist hierbei ein Bereich, für den das oben erläuterte erfahrungsgemäß bei vielen Kunden zutrifft: Business Central bietet zwar Funktionalitäten für das Bestandsmanagement, viele Unternehmen wollen aber hierbei noch detailreicher und genauer arbeiten, oder gar eine Bestandsoptimierung erreichen. Werfen wir zunächst einen Blick auf die Funktionalitäten im Bestandsmanagement, die Business Central standardgemäß bietet.

Bestandsmanagement in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Dieses Modul hilft Ihnen, den Überblick über Ihren Bestand zu wahren. Das System ermöglicht es Ihnen, die Artikel im Lager zu kategorisieren und auf verschiedene Weise zu klassifizieren. Sie können Maßeinheiten, Bestandsbuchungsgruppen, Stückkosten und -Preise sowie andere Merkmale festlegen und Eigenschaften wie Farbe, Herstellungsland, Größe oder Abmessung zuordnen. Business Central unterstützt den Querverweis der Informationen von Kunden, Lieferanten sowie Herstellern und führt Ersatzartikel, was es Ihnen ermöglicht, Alternativen zu ausverkauften Produkten anzubieten.

Das System beinhaltet darüber hinaus grundlegende Reports-Funktionalitäten, die basierend auf den speziellen Bedürfnissen eines Unternehmens angepasst werden können. Zusätzlich wird jede Artikelbuchung bzw. -bewegung nachverfolgt und garantiert, das der angezeigte Bestand im ERP stets dem tatsächlichen Bestand im Lager entspricht.

Der Einkauf und die Nachschubplanung in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Business Central verfügt über ein Standard-Einkaufsmodul, der Nachfrageparameter überprüft und Kundenaufträge verwaltet. Die Nachfragevorhersage ist relativ oberflächlich und verwendet eine Absatzprognose, die Sie manuell in das System einspeisen. Sie können sich dafür entscheiden, Nachbestellpunkte für all Ihre Artikel festzulegen, um automatisch aufzustocken, sobald der Bestand unter den festgelegten Wert fällt. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, losgrößenbasiert sogenannte „Nonstock-Artikel“ zu erwerben, was bedeutet, dass Sie Artikel erst in Reaktion auf eingehende Bestellungen kaufen.

Falls Sie Business Central zur Nachfrageplanung verwenden, sollten Sie allerdings bedenken, dass es den Planungszeitraum nicht einkalkuliert. Alle offenen Bestellungen werden gebündelt behandelt, unabhängig davon, ob diese am nächsten Tag oder erst im nächsten Monat zugestellt werden sollen. Zudem erfasst es beim Vorschlagen von Bestellungen basierend auf Wiederverkaufspunkten keine Bestellungen, die sich auf dem Transportweg befinden. Sollte Ihr Bestellpunkt beispielsweise bei 15 liegen und sich 10 Einheiten auf Lager und 10 weitere auf dem Weg befinden sollten, erfasst das System nicht die sich in Zustellung befindlichen Einheiten.

Ein weiteres potenzielles Problem besteht darin, dass Wiederverkaufspunkt, Sicherheitsbestand und Maximalmengen manuell berechnet und in das System eingespeist werden müssen. Nicht bloß einmalig, sondern Sie müssen kontinuierlich ein Auge auf die Nachfragemuster Ihrer Produkte haben und sicherstellen, dass Sie das System aktualisieren, sobald diese sich verändern. Das mag überschaubar sein solange Sie bloß einige wenige SKUs auf Lager haben, doch wenn Ihre Produktpalette wächst, müssen Sie das bedenken, um die richtigen Bestandsparameter festzulegen.

Defizite von Microsoft Dynamics 365 Business Central im Bestandsmanagement

Der erste Punkt betrifft die nicht vorhandene Möglichkeit zur Automatisierung mancher Prozesse in Business Central. Genauer gesagt können Wiederbestellzeitpunkte nur manuell gesetzt werden und nicht in optimierter Weise automatisch sowie dynamisch. Des Weiteren muss man eine optimale Bestellmenge manuell eintragen für jeden Artikel, gleiches gilt für die Menge des Sicherheitsbestands. Auch fehlt eine automatische & dynamische Re-Klassifizierung, ob Artikel lagergeführt bzw. nicht-lagergeführt werden sollten.

Ein weiterer Kritikpunkt ist die fehlende Bestandsoptimierung. Das heißt, Business Central bietet zwar die Möglichkeit zur Bestandsverwaltung, jedoch keinerlei Funktionen zur Optimierung der eigenen Bestände. Das ist insbesondere sehr problematisch, da die meisten Unternehmen heute mit Ziel-Service-Leveln arbeiten, um eine hohe Produkt-Verfügbarkeit aufrecht zu halten. Dies geschieht in der Regel auf Produktgruppen-Ebene, manche Unternehmen benötigen aber sogar das Festlegen der Ziel-Service-Level auf Artikelebene.

Ein letzter maßgeblicher Kritikpunkt, der in der Praxis oft angekreidet wird, ist das Fehlen von vordefinierten Reports und Dashboards im Bestandsmanagement von Business Central. Das Anfertigen von neuen und geeigneten Reports/Dashboards für die verschiedenen Stakeholder benötigt Zeit, was mit einem höheren Ressourcenbedarf und damit zusätzlichen Kosten gleichzusetzen ist.

Die Lösung: Microsoft Dynamics 365 Business Central zusammen mit EazyStock!

Sie haben Business Central im Einsatz und wollen aber im Bestandsmanagement den nächsten Schritt gehen und die eben genannten Defizite ausmerzen? Dann könnte Ihnen EazyStock womöglich weiterhelfen, als Experte dafür und offizieller Microsoft ISV:

Angefangen bei der grundsätzlichen Möglichkeit zur Bestandsoptimierung: EazyStock untergliedert den vollständigen Bestand automatisiert in 9 dynamische Bedarfstypen, und das auf Artikelebene! Es gibt etwa Artikel die als schnell-laufend oder mit einem positiven Trend eingestuft werden. Beim Durchlaufen des Lebenszyklus eines Artikels kann sich diese Kategorisierung natürlich ändern, was dann vollautomatisiert durchgeführt wird, sodass der Artikel stets der richtigen Kategorie zugeordnet ist. Mit dieser Information kann dann entschieden werden, wie die Planung des Bestandes angesetzt werden sollte (abhängig von dem jeweiligen Bedarfstypen) und fundierte Nachfrageprognosen können erstellt werden.

Auch kann EazyStock automatisch optimale Wiederbestellmengen und den nötigen Sicherheitsbestand kalkulieren. Dadurch bietet sich die Option, die Beschaffung und den Einkauf komplett zu automatisieren bzw. sich als Einkäufer wertvolle Bestellvorschläge in diesem Bereich berechnen zu lassen und unkompliziert zurück nach Business Central zu schreiben und dort auszulösen. Das manuelle Eintragen von Werten wie bei der (halb-)automatischen Variante von Microsoft Business Central fällt also weg, und man erhält eine vollautomatisierte Lösung.

Der fehlende Einbezug von Ziel-Service-Leveln bei Business Central ist für EazyStock kein Problem. Es kann genauestens von Produktklassen- bis hin zu Artikelebene festgelegt werden, welche Service-Level angepeilt werden und die Bestände und die Wiederbeschaffung wird genau dahingehend optimiert, um diese zu erreichen.

Eine andere Funktionalität, die die Arbeit einfacher machen kann ist die „Kalender“-Funktion von EazyStock. Man kann verschiedene Bestellkalender und Empfangskalender definieren und pro Lager/Lieferant/Artikel anwenden. Hat zum Beispiel Ihr Lieferant im Dezember geschlossen, können sie dies immer extra mit einplanen. Oder Sie bestellen von einem Lieferanten stets nur am Mittwoch: Diese Information können Sie einfach in EazyStock eintragen und berücksichtigen lassen. Damit sind Sicherheitsbestand, Meldebestand, Bestellmengen und alle andere Parameter automatisch angepasst. Sie müssen dadurch nichts manuell ausführen oder planen.

EazyStock bietet daneben auch noch vorgefertigte Reports und Dashboards für all die wichtigen Informationen über die Bestände und zur Bestandsoptimierung, die etwa dann dem Management bereitgestellt werden können. Natürlich können diese dann noch individuell angepasst werden oder neue für unterschiedliche Benutzergruppen kreiert werden.

Wie wird man startklar mit EazyStock?

Die Integration von EazyStock mit Business Central ist tatsächlich sehr einfach. Es wurde bereits ein vorgefertigter Business Central Konnektor entwickelt, um die Implementierung von EazyStock so einfach und schnell wie möglich zu gestalten.

Nun haben sie einiges vom erfolgreichen und bewährten Zusammenspiel und dem Mehrwert zwischen EazyStock und Business Central erfahren. Gerne stellen wir unsere Software Ihnen auch im Rahmen einer Online-Präsentation mit einem unserer Bestandsexperten unternehmensspezifisch vor. Dafür einfach dem untenstehenden Link folgen: