Intelligent voorraadbeheer is voor ondernemingen van groot belang. Zeker voor retailers en andere ondernemingen die in fysieke goederen handelen. De verhouding tussen de voorraadwaarde en de omzet is een belangrijke indicator van de efficiëntie waarmee een onderneming haar voorraad beheert en er verkopen uit realiseert. Om deze verhouding duidelijk te krijgen, is het nodig dat de gemiddelde voorraadwaarde wordt berekend. In dit blog leest je hoe je de gemiddelde voorraad berekent en welke voordelen je hiermee realiseert.
De gemiddelde voorraadwaarde wordt berekend over een langere periode dan enkel de afgelopen maand. De meeste ondernemingen nemen de voorraad in de balans opnemen. Hierbij berekenen ze de voorraadwaarde op de laatste werkdag van de maand en dit voor een zeer vertekend beeld zorgen. Het is namelijk goed mogelijk dat de voorraad de dag ervoor sterk is afgenomen door een grote verkooporder of juist net is toegenomen door de levering van een grote hoeveelheid goederen.
Ook is het nuttig om de gemiddelde voorraadwaarde met de omzet te vergelijken. Aangezien de omzet veelal niet enkel per maand, maar ook vanaf vorig jaareinde wordt gerapporteerd, wil je ook de gemiddelde voorraadwaarde vanaf vorig jaareinde berekenen. Deze vergelijking maakt vervolgens duidelijk hoeveel investering in de voorraad nodig was om een bepaald omzetniveau te ondersteunen.
Wil je de gemiddelde voorraadwaarde berekenen met als doel de invloeden van grote in- en verkooporders af te vlakken? Dan berekent u de voorraadwaarde door simpelweg de voorraad aan het begin van de maand op te tellen bij de voorraad aan het einde van de maand en deze door twee te delen. Namelijk: (voorraadwaarde begin van de maand + voorraadwaarde einde van de maand) / 2. In het tweede geval, waarbij de gemiddelde voorraadwaarde nodig is om deze te vergelijken met de omzet vanaf vorig jaareinde, is de berekening ook relatief simpel. Tel de voorraadwaarden aan het einde van alle maanden sinds vorig jaareinde bij elkaar op en deel deze door het aantal maanden. Stel dat het nu 31 maart is: Voorraadwaarde einde januari was: 210.000 Euro. Voorraadwaarde einde februari: 245.000. Voorraadwaarde einde maart: 190.000. Totaal 645.000 over de drie maanden. Totaal / 3 = 215.000 Euro.
Een variant op het concept van gemiddelde voorraadwaarde is het berekenen van het aantal dagen dat de voorraad beschikbaar is, gebaseerd op de tijd die het historisch gezien kost om de voorraad te verkopen. Deze berekening is: 365 / (jaarlijkse inkoopwaarde van verkochte goederen / voorraadwaarde). Als een onderneming bijvoorbeeld jaarlijks 2.000.000 Euro aan inkoopwaarde omzet en een voorraadwaarde van 100.000 euro heeft, bereken je de dagen voorraad als volgt: 365 / (2.000.000 / 100.000) = 18,25 dagen voorraad.
Ondernemingen hechten veel waarde aan de gemiddelde voorraadwaarde als belangrijke Key Performance Indicator, maar deze heeft toch enkele problemen:
Opvallend is dat deze problemen allemaal te maken hebben met momentopnames van de voorraadwaarde. Tegelijkertijd is het voor veel ondernemers onmogelijk om de voorraadwaarde vaker dan een keer per maand nauwkeurig vast te stellen. Regelmatig wordt Excel gebruikt om de (gemiddelde) voorraadwaarde te bereken. Het is echter niet handig om Excel te gebruiken, omdat Excel niet goed gelinkt is met je ERP-software. Het verwerken van de gegevens gebeurt in Excel handmatig en dit kost je veel tijd.
Bovenstaande problemen vormen dan ook de belangrijkste redenen waarom ondernemers kiezen voor geautomatiseerde voorraadoptimalisatiesoftware. Deze kan de voorraadwaarde niet enkel van dag tot dag, maar zelfs van minuut tot minuut inzichtelijk maken. Dit scheelt je veel tijd, daarnaast is de berekening accurater, zodat je geen onnodige voorraden hoeft aan te houden, maar ook niet te weinig, zodat je altijd kan voldoen aan de vraag van je klanten met een hoge uitleveringsgraad.