Servicegraad berekenen

Wanneer je gebruikmaakt van voorraadbeheerprognoses, wordt het moment waarop je een order plaatst bepaald aan de hand van de verwachte vraag, de tijd tussen de inkoop en verkoop en de gewenste servicegraad. De hoeveelheid die je bestelt bereken je door het gewenste voorraadniveau van het product te verminderen met het aantal producten op voorraad en het aantal producten dat al besteld is. De servicegraad is de gewenste kans dat je nooit zonder voorraad komt te zitten op het moment dat een bestelling wordt geplaatst. Een servicegraad van 100 procent zou betekenen dat je in theorie nooit zonder voorraad zit. Om je te helpen de servicegraad te berekenen, bepalen en verbeteren hebben we hieronder kort beschreven wat de servicegraad is en hoe we de juiste servicegraad bepalen.

Wat is servicegraad?

‘De gewenste kans dat je nooit zonder voorraad komt te zitten’ impliceert dat het niet altijd nodig of gewenst is om een verkooporder direct vanuit de voorraad te kunnen leveren. De servicegraad bepalen is in essentie dan ook het balanceren van de voorraadkosten versus de kosten van het niet op voorraad hebben van een bepaald product. De servicegraad berekenen doen we dan ook vooral om het als variabele te gebruiken bij het bepalen van het nodige voorraadniveau. Hoe hoger de gewenste servicegraad, hoe hoger het voorraadniveau dat we daarvoor nodig hebben. Jammer genoeg is het berekenen van de kosten van het niet op voorraad hebben van een product sterk afhankelijk van de specifieke onderneming. Tegelijkertijd is het berekenen van de kosten van het aanhouden van voorraad een rechttoe-rechtaan proces dat per onderneming niet veel zal verschillen. Een klant die een gewenst product niet direct geleverd kan krijgen kan een alternatief product bij dezelfde onderneming afnemen, ervoor kiezen te wachten om het product geleverd te krijgen of het product afnemen bij een concurrent. Zo is het bij supermarkten bijvoorbeeld bekend dat er bepaalde producten op voorraad moeten zijn, omdat klanten bij het ontbreken van die producten in de winkel direct naar de concurrent gaan. Denk bijvoorbeeld aan brood, eieren, melk en andere basisproducten.

Servicegraad berekenen per product
Zoals het voorbeeld van de supermarkt al aantoont, is een enkele servicegraad berekenen voor de gehele onderneming vaak geen optie. Het beter die per product te berekenen, aangezien de optimale servicegraad ook per product anders kan (en zal) zijn. Aangezien er echter ondernemingen zijn met honderden of zelfs duizenden producten, mag een servicegraadformule ook niet te complex zijn. Er is echter goed nieuws. In de praktijk volstaat het gebruik van een simpele servicegraadformule in combinatie met productcategorieën vaak. Na verloop van tijd en door het verder verfijnen van het systeem zullen ook de resultaten verbeteren.

Starten met het berekenen van de servicegraad

Servicelevels zijn voor veel ondernemingen een goed bewaard geheim, maar er zijn wat standaard industriecijfers. De typische servicegraad in de retail is 95 procent, met pieken naar 98 of zelfs 99 procent voor belangrijke producten. Veel ondernemers die voor het eerst een servicegraad berekenen houden de standaard 95 procent aan en passen deze standaard in de loop der tijd aan en verbeteren deze. Het is vooral belangrijk om het verband tussen de servicegraad en de voorraad te begrijpen. Het precieze verband is afhankelijk van de specifieke kenmerken van een organisatie en product, maar het is niet ongewoon dat voor een paar procent winst in de servicegraad, de veiligheidsvoorraad van een product moeten worden verdubbeld. Hoe dichter bij 100 procent de gewenste servicegraad van de voorraad is, hoe hoger het voorraadniveau en de kosten voor het aanhouden van die voorraad. Wiskundig gezien vereist het garanderen van een servicegraad van 100 procent zelfs een oneindige voorraad. Dit is immers de enige manier om te garanderen dat elke verkooporder, van elk formaat, direct vervuld kan worden.

Servicegraadformule

De optimale servicegraad berekenen we door een voorspelling te maken van de kosten van het aanhouden van voorraad en de kosten van het niet op voorraad hebben van een product op het moment van een verkooporder. Hiervoor worden de volgende variabelen gebruikt:

• p is de servicegraad, oftewel de kans dat we een product op voorraad hebben op het moment dat er een verkooporder binnenkomt;
• H zijn de kosten per unit van het op voorraad hebben van een product vanaf het moment van inkoop tot het moment van verkoop;
• M zijn de kosten per unit van het niet op voorraad hebben bij het ontvangen van een verkooporder.

De uiteindelijke servicegraadformule vereist aardig wat wiskundige kennis, maar interessant is wel dat deze enkel gebaseerd is op twee dingen: de kosten van de voorraad en de kosten van het nee‑verkopen op het moment dat er een order binnenkomt. Hoewel je natuurlijk op zoek kunt gaan naar de servicegraadformule en zelf aan het rekenen kunt slaan, zijn er andere manieren om de juiste balans te vinden tussen servicegraad en voorraad.

Servicegraad verbeteren

De optimale servicegraad bepalen is één ding; deze servicegraad ook daadwerkelijk behalen is een tweede. Het is dan ook normaal om als ondernemer constant bezig te zijn met het verbeteren van de servicegraad, zónder daarbij de kosten van het voorraadbeheer de pan uit te laten rijzen. Een proces dat nog verder bemoeilijkt wordt door seizoensinvloeden. Deze zorgen er bijvoorbeeld voor dat de benodigde voorraad in sommige tijden van het jaar een factor x hoger is dan gemiddeld. Als je de seizoensinvloeden niet meeneemt in het berekenen van de nodige voorraad, dan zou de werkelijke voorraad voor een deel van het jaar te laag en voor een ander deel van het jaar te hoog zijn. Gelukkig is er voorraadbeheersoftware op de markt die jou als ondernemer al deze taken uit handen neemt en zo je handen vrijmaakt om je energie in andere onderdelen van de onderneming te steken. De beste voorraadbeheersoftware kan niet alleen de servicegraad berekenen, maar deze bepaalt ook de optimale servicegraad en helpt je deze op een kostenefficiënte manier te bereiken.

Whitepaper: Bepalen van een gezond voorraadniveau

Om een beter beeld te krijgen van de huidige stand van uw voorraad en om te zien waar u aanpassingen dient te maken, kunt u onze whitepaper ‘Bepalen van een gezondheid voorraadniveau’ raadplegen en dit bepalen op basis van 12 gedetailleerde vragen.