Voorraadbeheer Software: Voorraad Bijhouden

Weer opklimmend uit het economisch dal, zijn we even met de neus op de feiten gedrukt. Geen enkel bedrijf kan het zich tegenwoordig nog permitteren te langzaam op de steeds wijzigende omstandigheden in te spelen. Te vroeg of te laat leveren of geleverd krijgen hebben allebei financiële gevolgen waardoor bedrijven in de problemen kunnen komen. Moderne voorraadbeheer software doet wel wat meer dan alleen het bijhouden van de voorraad. Het kan veel problemen helpen voorkomen en het is een belangrijke tool voor moderne ondernemingen, waarmee ook kosten (en eigenlijk niet alleen de voorraadkosten) binnen de perken gehouden kunnen worden.

Wat is goede voorraadbeheer software?

Geen onderneming is hetzelfde en op detailniveau zullen verschillende ondernemingen mogelijk verschillende antwoorden op deze vraag geven. Een goede software voor voorraadbeheer moet, behalve natuurlijk het ‘realtime’ registreren van de voorraadniveaus, aan een aantal basisvoorwaarden voldoen:

• Instellen van sturingsparameters. Dit is bijvoorbeeld van belang als een onderneming producten heeft, waarvan er altijd voorraad aanwezig moet zijn. Het aankoopbeleid moet kunnen worden vertaald in verschillende parameters. Zo kan de voorraadbeheer software inkoopvoorstellen maken, rekening houdend met het aankoopbeleid en de planning van de onderneming.
• Optimalisatie over verschillende locaties. Dit speelt vooral een rol bij middelgrote en grotere organisaties. Als voorraden over meerdere locaties verspreid zijn, is een goede onderlinge afstemming van groot belang. Overboeken van voorraden tussen de verschillende locaties maakt optimalisatie van de voorraad binnen de onderneming mogelijk. Goede voorraadbeheer software voorziet in deze mogelijkheden en maakt zowel centraal als decentraal beheer mogelijk.
• Onderkenning van trends. Dit is zeker van groot belang als er seizoensgebonden producten worden verkocht of geproduceerd. Soms zijn er echter trends waarvan we ons niet bewust zijn. Of de trends te verklaren zijn of niet, als onderneming wil je daarop inspringen. Ook voor eenvoudige voorraadbeheer software is het belangrijk dat vanuit de historische gegevens automatisch eventuele trends worden onderscheiden, die naar de toekomst geëxtrapoleerd kunnen worden.
• Rapportage. Misschien wel een van de belangrijkste onderdelen van de voorraadbeheer software. Het instellen van bijvoorbeeld sturingsparameters alleen is niet genoeg. Er moet natuurlijk gecontroleerd worden of deze nog actueel en reëel zijn. Zo moeten onder andere de gerealiseerde servicegraad en de werkelijke levertijden worden geëvalueerd en aangepast worden als zij buiten een vastgestelde marge vallen. Een rapportage moet beschikbaar zijn op zowel detailniveau (per artikel) als op managementniveau. Veel voorraadbeheer software hebben tegenwoordig een ‘dashboard’, waar de Key Performance Indicators (KPI’s) snel en overzichtelijk worden getoond.
• Evaluatie van leveranciers. Niet iedereen denkt hier misschien aan bij voorraadbeheer software, maar het is vanzelfsprekend ook belangrijk om te weten welke leveranciers goed presteren en te vertrouwen zijn.

Logistiek is de spil binnen elke onderneming

Het logistieke proces speelt een sleutelfunctie binnen moderne ondernemingen. Of een onderneming nu een producent of een verkooporganisatie is, het logistieke proces stuurt vele andere processen binnen de onderneming aan. Denk eens aan de financiële planning: voorraden leggen vaak een groot beslag op financiële middelen. Het slim omgaan met deze voorraden, dankzij moderne voorraadbeheer software, heeft een gunstige invloed op onder andere het benodigde werkkapitaal en de liquiditeit van de onderneming.

Voor productiebedrijven kan een goede software voor voorraadbeheer niet enkel een positieve invloed uitoefenen op het financiële vlak, ook de personeelsplanning kan ervan profiteren. Door inzicht te hebben in seizoens- en orderpatronen, kunnen mogelijk pieken en dalen in het productieproces worden voorzien. Het management kan zo tijdig inspelen op te verwachten situaties. Een goede voorraadmanagementsoftware en het vakkundig gebruik van deze software, kan binnen de onderneming uiteindelijk besparingen opleveren op plekken waar men het vooraf niet voorzien had.

Voorraadbeheer in de cloud?

Gebruikmaken van clouddiensten wordt steeds populairder vanwege de vele voordelen. Er wordt gesproken van SaaS: Software as a Service. Providers leveren de software en de servers waarop deze software draait. Ondernemingen hebben enkel een internetverbinding nodig om in te loggen op deze servers van de provider en daarna kan men gebruikmaken van het ‘systeem’. Geen atv, zon- of feestdagen; het systeem is 24/7 beschikbaar en dat is natuurlijk aantrekkelijk voor elke onderneming. Het grootste voordeel van voorraadbeheer software online is dat de onderneming niet hoeft te investeren in de hardware (servers) waarop de voorraadbeheer software draait. Deze staat tenslotte bij de service provider. Updates en upgrades van hard- en software komen voor rekening van de provider en dat betekent een flink financieel voordeel en werkverlichting voor de onderneming. Een mogelijk nadeel van het online voorraadbeheer is dat de onderneming afhankelijk wordt van derden. Dit hoeft eigenlijk helemaal geen nadeel te zijn, indien de keuze van de partner met zorg wordt gedaan.

Veiligheid in de cloud, hoe zit het daarmee?

Ondernemingsgegevens in handen van derden, want daar praten we over. Hoe veilig is het allemaal? Als over veiligheid wordt gesproken, moet er onderscheid gemaakt worden in verschillende soorten veiligheid:

• IT-veiligheid. Men kan voor een dedicated server kiezen, zodat niemand anders van die server gebruik kan maken. Dit verkleint de kans op diefstal van gegevens aanzienlijk. De provider zal ook zijn netwerkbeveiliging op orde moeten hebben en communicatie van en naar de servers van een provider moet plaatsvinden via beveiligde protocollen. Hoe gaan de back‑ups? Wat als de stroom uitvalt? Zijn de gegevens terug te halen als de server plotseling uitvalt (redundancy systemen)?
• Fysieke beveiliging. Dit is beveiliging tegen bijvoorbeeld brand of binnendringers. Hoe is de serverlocatie beveiligd tegen rampen, zoals mogelijke overstromingen of aardbevingen? Hoe gaat het rampherstel?

Het lijkt mogelijk overdreven, maar de providers die voorraadbeheer software in de cloud aanbieden, dienen rekening te houden met bovenstaande zaken en met nog veel meer. Alvorens te beslissen of ondernemingsgegevens in de cloud worden opgeslagen, dient men verschillende providers geëvalueerd te hebben. Ten slotte is het zeker aan te raden de verschillende referenties te bezoeken. Hun ervaringen zijn waardevol en kunnen mogelijk voorkomen dat men zich een verkeerd beeld vormt van het proces om de stap te maken naar het gebruik van voorraadbeheer software in de cloud.

Wat is nu de beste voorraadbeheer software?

Er zijn vele spelers in de markt voor voorraadbeheer software, zowel grote als kleine. Er is zeer flexibele software, waarin bijna alles ‘op maat’ en naar individuele wens is in te stellen, andere pakketten zijn wat meer ‘dwingend’. Voor beide is wat te zeggen. Voorraadbeheer software die flexibel is kan waarschijnlijk zo worden ingesteld dat een organisatie zijn huidige procedures kan blijven volgen. Daarentegen zal er meer ‘onderhoud’ nodig zijn om bijvoorbeeld bij updates en upgrades de specifieke instellingen en inrichting te handhaven. Deze kennis zal moeten worden ingehuurd of in de onderneming aanwezig moeten zijn.

Bij een wat meer ‘dwingend’ softwarepakket, zullen mogelijk enkele procedures in de onderneming aangepast moeten worden. Bij updates en upgrades van de software, zal men over het algemeen minder problemen tegenkomen. Welke voorraadbeheer software nu het beste is voor een onderneming, is vanzelfsprekend voor ieder bedrijf verschillend. Zeker is, als men het voorgaande in beschouwing neemt, dat er een weloverwogen keuze moet worden gemaakt. Vergeet ten slotte niet dat de voorraadbeheer software geïntegreerd moet kunnen worden met de bestaande software of het ERP-systeem in de onderneming. Indien voor het programmeren van de koppeling een hoop maatwerk nodig is, moet men zich toch afvragen of er wel voor de juiste voorraadbeheer software is gekozen.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van EazyStock? Wij zorgen er graag voor dat u altijd op de hoogte bent van de ontwikkelingen die voor ú relevant zijn. Praktisch en in heldere taal, zodat u meteen aan de slag kunt. Wij attenderen u daarom graag op onderstaand white paper.