Incourante voorraad: één van de grote problemen binnen voorraadbeheer

Het gebeurt wel eens dat een aantal producten of goederen onverkoopbaar zijn geworden. Op dat moment ontstaat de zogenaamde incourante voorraad. De vraag is hoe hier het best mee om te gaan om een zo laag mogelijk bedrag als verlies te moeten afschrijven.

Voorraadbeheer

Natuurlijk begint alles met een zo optimaal mogelijk voorraadbeheer. Maar zelfs de beste planning, voorzien van de beste gegevens, kan niet voorkomen dat een klant of een markt plotseling verandert. Dat kan het gevolg zijn van seizoensinvloeden, van een onverwachte gebeurtenis, van trendwijzigingen of doordat een klant een andere weg inslaat. In principe maakt de incourante voorraad deel uit van het normale productieproces.

Software

Dankzij slimme voorraadoptimalisatie-software is de kans op, en de grootte van, een incourante voorraad terug te dringen. Wie zich laat ondersteunen door een accountancykantoor, zal al snel de tip krijgen dergelijke software te gebruiken. Deze software kan zo ontworpen worden dat deze zich niet alleen perfect aan het productieproces aanpast, maar zelfs vanuit de bekende gegevens een prognose aanbiedt waarop de voorraadvoorspelling kan worden gebaseerd, zodat incourante voorraad zo veel mogelijk voorkomen wordt.

Productlevenscyclus

Natuurlijk probeert iedere ondernemer een goed product zo lang mogelijk op de markt te houden. Waarbij hij of zij er rekening mee houdt dat elk product regelmatig onder de aandacht van de klant gebracht en opgefrist moet worden. Speciale promotieacties zijn een prima middel om klanten en potentiële klanten te laten weten dat dit goede product nog steeds verkrijgbaar is. Dat zal de productlevenscyclus verlengen. Voor andere producten geldt dat zij, bijvoorbeeld door seizoensinvloeden of omdat het om een speciale gelegenheid gaat, zoals de Olympische Spelen of het Europees kampioenschap voetbal, een vooraf bepaalde maximale levenscyclus hebben. Dankzij een goed softwaresysteem en slimme planning kan dit proces geoptimaliseerd worden. Men kan echter nooit voorkomen dat menselijke prestaties roet in het eten gooien en zorgen voor een onverwachte incourante voorraad.

Veiligheidsvoorraad

Voor goede klanten en voor goedlopende producten is de keuze snel gemaakt. Op basis van de historische gegevens en verkoopprognoses kan een zogenaamde veiligheidsvoorraad worden aangelegd. Op die manier kan men altijd op een extra vraag positief reageren, wat de verkoop stimuleert en waardoor de betrouwbaarheid ten opzichte van klanten toeneemt. Het probleem bij een veiligheidsvoorraad is echter wel dat de ondernemer het risico loopt om met een deel van de voorraad te blijven zitten. Dat risico op een mogelijke incourante voorraad kan óf een strategische beslissing zijn óf wordt – eventueel ten dele – meegenomen in de calculatie, zodat mogelijke kosten voorkomen worden.

Incourante voorraad

Op zich is incourante voorraad geen probleem. Het hoort bij het ondernemen. Iedere ondernemer krijgt er met enige regelmaat mee te maken. Dan geldt dat de incourante voorraad officieel wordt afgeschreven en dat de boekhouder vaststelt hoeveel van de afschrijvingen aftrekbaar is van de belastingen. Op die manier vallen de kosten vaak best mee. Bij de balansopname geldt voor de belastingen dat de voorraad bepaald wordt aan de hand van de kostprijs. Bij incourante goederen kan het verschil tussen de kostprijs en de lagere waarde als aftrekpost gelden. In principe gaan zij uit van een verlaging van de kostprijs van de incourante voorraad met een vast percentage.

Verkoopvoorspelling

Regelmatig maakt de afdeling verkoop een verkoopprognose. Deze sluit aan bij de bestaande orderportefeuille. Op die manier ontstaat een goed voorraadbeheer, omdat de voorraadvoorspelling op deze gegevens gebaseerd is en incourante voorraad dus voorkomen wordt. Ook door de aanwezige voorraad in de planning voor de komende periode in te bouwen, kan incourante voorraad voorkomen worden. Dat vereist wel dat er goed zicht is op de aanwezige voorraden binnen het productieproces en het magazijn. Hoe beter de registratie, hoe kleiner de kans op onnodige kosten.

Voorkomen is altijd beter

Iedereen kent de kreet ‘voorkomen is beter dan genezen’, maar iedere ondernemer weet dat voorkomen ook betekent dat er geen risico’s worden genomen. Dat betekent weer óf tevreden zijn met een marginaal marktaandeel óf al snel tot de conclusie komen dat het zo niet zal lukken. Ondernemen en risico zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Dankzij voorraadoptimalisatie-software, een uitstekende samenwerking tussen verkoop, planning, inkoop en magazijn en door rekening te houden met extra invloeden bij de voorraadvoorspelling kan de kans op incourante voorraad klein gehouden worden. Incourante voorraad voor 100% voorkomen, is echter volstrekt onhaalbaar.

Promotie

Incourante voorraad kan in sommige gevallen gebruikt worden voor promotionele acties. Dat kan op velerlei manieren. Bijvoorbeeld door kortingen aan te bieden, die dusdanig zijn dat ze parallel lopen met de belastingtechnische aftrek, waardoor kosten voorkomen worden. Of door producten of goederen aan sociale instellingen te schenken en daar wat media aandacht aan te geven. Denk aan voedselbanken, scholen of sportverenigingen. Het kan echter ook, en dat is uiteraard afhankelijk van de soort en de aard van het product, via outletactiviteiten of deelname aan braderieën. Voor sommige ondernemingen kan op die manier een incourante voorraad zelfs winst opleveren. Meer bekendheid, positief in het nieuws komen of mogelijk een nieuwe markt openen. Creativiteit kent daarbij uiteraard geen grenzen.

Meer weten over de mogelijkheden van EazyStock? Lees dan ons whitepaper ‘6 Manieren om voorraadnivaus en kosten te verlagen’.