Die Vor- und Nachteile einer ERP-Ablösung gegenüber einem ERP-Upgrade

Was ist Enterprise Resource Planning?

Viele Enterprise Resource Planning (ERP)-Plattformen sind das Rückgrat der Geschäftsprozesse und der Business Intelligence, wobei Aufgaben wie Einkauf, Logistik, Buchhaltung, Leistungserbringung und Kundenmanagement alle von diesem einen zentralen System aus verwaltet werden. Doch wie alle Softwarelösungen können auch ERP-Systeme mit der Zeit über ihre Grenzen hinauswachsen und Funktionslücken aufweisen. In solchen Situationen müssen Unternehmer/Manager entscheiden, ob sie ihr bestehendes ERP aufrüsten und erweitern oder es einfach ersetzen und neu beginnen wollen.

Wir begegnen oft Kunden in dieser Situation und haben die Vor- und Nachteile beider Optionen aus erster Hand erfahren. In diesem Blogbeitrag teilen wir unsere Erkenntnisse mit Ihnen und helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie Ihr aktuelles ERP-System ersetzen oder aktualisieren sollten.

Vorteile eines Upgrades Ihres ERP-Systems

Bei der Evaluierung, ob Sie ein neues ERP benötigen, ist es üblich, sich Zeit zu nehmen, um Ihre aktuellen Systeme zu überprüfen und Ihre zukünftigen Anforderungen zu skizzieren. Dann ist es sinnvoll, sich über das Produktangebot Ihres aktuellen ERP-Anbieters zu informieren. Nur weil Ihr derzeitiges ERP-System nicht über die von Ihnen benötigten Funktionen verfügt, heißt das nicht, dass das Upgrade genauso ausfallen wird. ERP-Systeme haben in den letzten fünf Jahren einen weiten Weg zurückgelegt, und die neueste Version Ihres Systems könnte genau das sein, was Sie suchen, ohne größere Investitionen zu erfordern. Wenn Sie das System aktualisieren und so konfigurieren können, dass es den Anforderungen Ihres Unternehmens sowohl jetzt als auch in Zukunft gerecht wird, warum sollten Sie dann den Aufwand einer Neuimplementierung auf sich nehmen?

Upgrade-Projekte können die Antwort auf grundlegende Prozessänderungen sein und sind oft viel billiger als ein kompletter Systemaustausch. Vielleicht funktioniert Ihr aktuelles System für Ihr Unternehmen, aber es fehlt ihm an bestimmten Funktionen. In diesem Fall könnten Sie eine funktionsspezifische ERP-App oder ein Add-on integrieren.

Tatsache ist, dass der Austausch Ihrer ERP-Software ein kostspieliges und zeitaufwändiges Projekt ist. Sie und Ihr Team werden viele Stunden in die Spezifikation, Konfiguration, Prüfung und Implementierung des neuen Systems investieren müssen. Die Implementierungsphase wird für alle Mitarbeiter störend und manchmal (seien wir ehrlich) auch lästig sein. Oft müssen Unternehmen ein Change-Management-Tool in Betracht ziehen, um den reibungslosen Übergang von einem System zum anderen zu gewährleisten. Ein neues ERP-System wird neue Arbeitsweisen und Geschäftsprozesse mit sich bringen. Die Mitarbeiter müssen auf diese im Anschluss geschult werden.

Wann sollten Sie sich also für ein Upgrade Ihres ERPs entscheiden?

• Wenn es die Funktionalität bietet, die Sie für Ihre geschäftlichen Anforderungen benötigen, sowohl jetzt als auch in Zukunft
• Falls ein Upgrade finanziell eine bessere (oder sogar ähnliche) Kapitalrendite wie ein Ersatz verspricht, und zwar in Bezug auf Funktionalität und Kosten
• Wenn entsprechende ERP-Anwendungen und Add-ons die benötigten zusätzlichen Funktionen mit weniger Risiko bieten können

Vorteile der Ablösung Ihres ERP-Systems

Wenn Ihr derzeitiges ERP-System sehr alt ist und den Anforderungen Ihres Unternehmens nicht mehr gerecht wird, ist es vielleicht an der Zeit für eine komplette Überholung des Systems. Manchmal bringt ein einfaches Upgrade nicht die gewünschten Verbesserungen, weil der Umfang der erforderlichen Änderungen enorm ist. Dies kann auch dazu führen, dass eine Aktualisierung kostspieliger und aufwändiger ist als ein einfacher „Neuanfang“.

Häufig basieren ältere ERP-Systeme auf einer veralteten IT-Infrastruktur, die ein Upgrade-Projekt nicht unterstützt. Wenn Konnektivität und On-Demand-Daten in Echtzeit für Sie eine wichtige Anforderung sind, ist ein einfaches Upgrade Ihres ERP möglicherweise nur die halbe Miete. Sie benötigen auch eine Überholung Ihres Servers, Ihres Betriebssystems und sogar Ihrer mobilen Geräte. In solchen Fällen kann es die beste Option sein, mit einer weißen Weste zu beginnen, anstatt die Risse zu flicken.

ERP-Unternehmen aktualisieren und verbessern ihr Angebot ständig und nutzen die neuesten Technologien, wie z. B. cloudbasierte Plattformen, um die bestmögliche Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit zu bieten. Das bedeutet, dass Altsysteme mit der Zeit ins Hintertreffen geraten können und dass es schwierig sein kann, weiterhin den nötigen Support zu erhalten. Wenn Sie mit Ihrem derzeitigen System vor dieser Herausforderung stehen, ist es an der Zeit, sich zu verändern.

Hier finden Sie eine kurze Checkliste, um festzustellen, wann Sie Ihr ERP-System ersetzen sollten:

• Es hat auffällige Defizite in der Funktionalität, die Sie auch nicht durch ERP-Anwendungen oder Add-Ons ausgleichen können
• Es mangelt an Konnektivität mit anderen Systemen, z.B. gibt es keine effektive API-Funktionalität.
• Ihr ERP-Anbieter unterstützt Ihre alte Softwareversion nicht mehr und das Know-how für die Wartung schwindet
• Ein Nachfolgesystem macht Ihr Unternehmen zukunftssicher und lässt sich auf Ihre Anforderungen skalieren und anpassen.
• Eine Aktualisierung kostet das Unternehmen aufgrund der Aufrüstung der IT-Infrastruktur und des Umfangs der erforderlichen neuen Funktionen fast ebenso viel Zeit und Kapital wie eine Neuimplementierung.

ERP Apps und Add-Ons

Unabhängig davon, ob Sie Ihr ERP-System ersetzen oder upgraden, bietet keine Plattform die jeweils beste Funktionalität für jeden erdenklichen Unternehmensprozess. Einige bieten vielleicht bessere E-Commerce-Funktionen, während andere sich in der Buchhaltung oder im Lieferkettenmanagement auszeichnen. Und wenn es um speziellere Anforderungen geht, ist es an der Zeit, ERP-Anwendungen und Add-Ons in Betracht zu ziehen.

Eine dieser Anforderungen ist der Anspruch auf eine Bestandsoptimierung. Die meisten ERP-Systeme sind zwar hervorragend für die Lagerverwaltung und die Auftragsabwicklung geeignet, doch fehlt es vielen an Funktionen zur Optimierung des Lagerbestands. Die Bestandsoptimierung ist von entscheidender Bedeutung, damit Ihr Unternehmen ein hohes Maß an Liefertreue und Lieferbereitschaft erreichen kann, ohne übermäßig in den Bestand zu investieren und das Risiko eines Überbestands einzugehen. Lesen Sie unseren Blog „Was ist Bestandsoptimierung?“ für weitere Informationen.

Wenn Sie mit Ihrem aktualisierten oder neuen ERP-System zufrieden sind und feststellen, dass Ihre Bestandsmanagementfunktionen noch nicht ausreichen, wenden Sie sich an das EazyStock-Team, um herauszufinden, wie unser ERP-Add-on Sie unterstützen kann. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie eine Software zur Bestandsoptimierung benötigen? Laden Sie unseren Ratgeber herunter, um sich über die EazyStock-Lösung zu informieren: