Wat is voorraadbeheersoftware?
Mark Jan Hennink
Wat is voorraadbeheersoftware?
Het bijhouden van de voorraad is van cruciaal belang voor het succesvol opereren van een onderneming. Optimaal voorraadbeheer brengt veel voordelen met zich mee. Gelukkig is er voorraadbeheersoftware verkrijgbaar die daar uitstekend bij kan helpen.
Voorraadbeheer, wat is dat?
Als onderneming pas je voorraadbeheer toe om enerzijds de kosten van het aantrekken en aanhouden van je voorraad te minimaliseren en tegelijkertijd de gewenste service- of uitleveringsgraad aan te houden. Voorraadbeheer stelt je als onderneming in staat om te zorgen dat de producten die een klant afneemt voorradig zijn wanneer dit nodig is, maar tegelijkertijd moet voorraadbeheersoftware ook zorgen dat er geen voorraad ontstaat die lange tijd onverkocht blijft.
Waarom zou ik voorraadbeheersoftware nodig hebben?
Een lagere voorraadwaarde maakt kapitaal vrij dat op andere plekken in de onderneming beter te gebruiken is. Tegelijkertijd zorgt een minimale voorraad ook voor lagere voorraadkosten door de risico’s van obsolete stock te minimaliseren. Het krijgen van een goede balans tussen een lage voorraad en de gewenste servicegraad is een taak die het best wordt uitgevoerd met hulp van professionele voorraadmanagementsoftware. Een groot voordeel van voorraadbeheersoftware in vergelijking tot het handmatig uitvoeren van voorraadbeheer is de hoeveelheid tijd die er wordt bespaard.
Ook is er een groot nauwkeurigheidsvoordeel. Fouten maken is menselijk, dus automatiseren verkleint de kans op fouten waardoor een product uiteindelijk niet op voorraad zou kunnen zijn of waardoor de magazijnen juist vol onverkoopbare voorraad zou komen te zitten. Tot slot verbetert het gebruik van voorraadbeheersoftware de consistentie van inkooporders en documentatie, wat de leesbaarheid van alle relevante informatie ten goede komt. Daarnaast is informatie direct toegankelijk en dat maakt het makkelijker om op de actualiteit in te spelen.
De voordelen van efficiënt voorraadbeheer
Het gebruik van software voor voorraadbeheer brengt vele voordelen met zich mee. Enkele van de meest voor de hand liggende:
- Voorraadbalans Voorraadmanagementsoftware helpt bij het bepalen hoeveel voorraad er daadwerkelijk nodig is. Zo voorkom je tekorten en zorg je voor genoeg, maar niet te veel voorraad.
- Voorraadomloopsnelheid Als ondernemer is het zaak een hoge voorraadomloopsnelheid vast te houden om zo te voorkomen dat je producten bederven, uit de mode raken of een kapitaalspons vormen waarin middelen vastzitten die elders in de onderneming gebruikt kunnen worden. Je berekent de voorraadomloopsnelheid simpel door te kijken naar het aantal keer dat de gemiddelde voorraad per jaar wordt omgezet. Je zult zien dat deze snelheid significant toeneemt wanneer er voorraadbeheersoftware wordt gebruikt.
- Terugkerende klanten Goed voorraadbeheer door middel van voorraadbeheersoftware leidt tot terugkerende klanten. Door te zorgen dat je altijd op voorraad hebt waar een klant naar op zoek is, vergroot je de kans aanzienlijk dat de klant terugkeert.
- Nauwkeurige planning De beste voorraadbeheersoftware helpt je om pieken en dalen in de vraag naar bepaalde producten te identificeren. Zo heb je ook onder seizoensinvloeden altijd het juiste aantal producten op voorraad. Zo houd je je klanten het hele jaar door tevreden.
- Organisatie van de voorraad Op het moment dat je weet welke producten het meest worden verkocht en welke producten vaak in combinaties worden aangekocht, kun je die informatie gebruiken om de voorraad zo te organiseren dat gerelateerde producten dicht bij elkaar te vinden zijn. Zo helpt zelfs relatief eenvoudige voorraadbeheersoftware al snel bij het versnellen van het pakken, inpakken en verzenden van producten.
- Efficiëntie van werknemers Voorraadbeheersoftware kan, alleen of in samenwerking met andere hulpmiddelen, werknemers helpen bij het efficiënt gebruiken van hun tijd. Zo is een onderneming in staat de werknemers en technologie die zij tot haar beschikking heeft beter te benutten.
- Voorraadinkooporders Zodra duidelijk is hoeveel er voorradig is, is het mogelijk slimmere inkoopbeslissingen te maken. Of je nu gebruikmaakt van intelligente voorraadbeheersoftware die direct orders doorstuurt naar leveranciers of deze software enkel gebruikt om aan te geven wanneer je zelf een order moet plaatsen; de inkooporders worden sneller, makkelijker en tijdig gemaakt.
- Voorraadtracking Wanneer je voorraad over meerdere fysieke locaties is verspreid, is voorraadbeheersoftware nog belangrijker. De beste voorraadbeheersoftware kan per locatie de omloopsnelheid van producten bijhouden en zorgt dat de voorraad op elke locatie afzonderlijk geoptimaliseerd wordt.
- Tijd besparen Voorraadbeheersoftware is een geweldig hulpmiddel bij het besparen van tijd. Door alle producten in de voorraad nauwkeurig bij te houden met behulp van voorraadbeheersoftware is een handmatige telling van de voorraad veel minder vaak nodig.
- Kosten besparen Een efficiënte voorraad dankzij voorraadbeheersoftware betekent gegarandeerd besparen. Het geld dat voorheen in slecht verkopende voorraad vastzat kun je nu op betere manieren inzetten. En nee‑verkopen omdat een product niet op voorraad is? Dat is verleden tijd.
Voorraadbeheersoftware online of offline?
Zodra de keuze is gemaakt om door het gebruik van voorraadbeheersoftware een efficiëntieslag te maken, dient de tweede keuze zich aan: online of offline? De voordelen van een online pakket zijn echter voor de hand liggend: het systeem is gemakkelijk toegankelijk vanaf elke computer. Ook is online voorraadbeheersoftware vaak door middel van verschillende apparaten te bereiken, dus ook met een mobiele telefoon of tablet kan er eenvoudig aan een efficiëntere voorraad worden gewerkt.
Is voorraadbeheersoftware hetzelfde als voorraadoptimalisatie‑software?
Over het algemeen is voorraadoptimalisatie‑software wel voorraadbeheersoftware, maar andersom geldt dit niet. De beste software voor voorraadbeheer is intelligent en kan op pieken en dalen in de vraag naar producten anticiperen en is daarmee óók voorraadoptimalisatie‑software. Voorraadoptimalisatie‑software helpt niet alleen bij het zien welke producten sneller verkopen dan andere, maar ontdekt ook trends die je met het blote oog wellicht niet zou ontdekken. Zo kun je je voorraad nog efficiënter beheren.
