Waarom het tijd is om je bestelprocessen te upgraden

EazyStock of je voorraadbestelsysteem: wie wint de strijd?

Het voordeel van lang in een bedrijf werken, is dat je het door en door kent. Een nadeel kan echter zijn je misschien dezelfde systemen of processen blijft gebruiken, zelfs als ze niet meer voldoen aan de behoeften van je bedrijf.

Je hebt bijvoorbeeld een voorraadsysteem of een ERP-tool (Enterprise Resource Planning) met een voorraadbeheermodule om bestellingen en aanvullingen te beheren. Je processen zijn misschien tijdrovend en omvatten het handmatig controleren van duizenden regels in meerdere spreadsheets, maar dat is prima. Je hoeft niets te veranderen.

Laten we je processen eens testen. Heb je veel overtollige voorraad? Moet je vaak ‘nee’ verkopen aan je klanten en nabestellen? Mis je verkopen? Is je personeel gestresst?

Misschien werkt alles niet zo goed als je denkt. Dat komt omdat ERP-systemen uitblinken in algemeen bedrijfsbeheer – dat is hun primaire doel. Deze programma’s zijn vaak een uitstekende manier om voorraden bij te houden en verkoop- en inkooporders te beheren. Helaas zijn ERP-voorraadbeheermodules met beperkte functionaliteit uiteindelijk vaak een belemmering voor effectief voorraadbeheer. Ze zijn namelijk sterk afhankelijk van handmatige interventie, wat tijdrovend is en vatbaar voor kostbare fouten.

De voorraadbeheerfunctionaliteit van ERP’s kan worden verbeterd door speciale voorraadsystemen te integreren. Deze systemen zijn speciaal gebouwd om ervoor te zorgen dat je de voorraad hebt die je nodig hebt, wanneer je die nodig hebt, zonder te veel of te weinig te investeren. Dit wordt ook wel voorraadoptimalisatie genoemd. Door optimalisatiesoftware zoals EazyStock, aan je ERP te koppelen, til je je voorraadbeheer naar een hoger niveau. Je elimineert overtollige voorraad, spreadsheets zijn niet meer nodig en je serviceniveau verbetert.

Door je huidige processen te vergelijken met de potentiële voordelen van EazyStock, willen we de mogelijke risico’s en kosten in kaart brengen die gepaard gaan met vasthouden aan bestaande processen. Deze vergelijking kan je helpen te begrijpen waarom investeren in de juiste software, zoals EazyStock, op de lange termijn kosteneffectiever kan zijn. We ontkrachten ook enkele mythes over het integreren van nieuwe software om te laten zien waarom eenvoudige veranderingen aanzienlijke resultaten voor je bedrijf kunnen opleveren.

Vraagvoorspelling en voorraadplanning

Sommige systemen voor het bestellen van voorraden bevatten basisfuncties voor vraagvoorspelling en voorraadplanning, maar ze zijn vaak afhankelijk van het handmatig uploaden van om deze berekeningen uit te voeren.

In Microsoft Dynamics NAV kun je bijvoorbeeld waarden instellen voor herbestelpunten en veiligheidsvoorraden. Deze moeten echter allemaal handmatig worden ingevoerd en worden alleen bijgewerkt als je dat zelf doet. Dit betekent dat je voor elk product in je portfolio de gewenste bestelhoeveelheden moet berekenen, deze waarden in het systeem moet invoeren en ze vervolgens moet bijhouden en bewerken als er iets verandert.

Dit is misschien te doen als je maar een handvol producten hebt, maar als je bedrijf en productportfolio groeien, treedt er vaak een sneeuwbaleffect op. Uit de hand gelopen voorraadbeheer kan betekenen dat je al snel te maken krijgt met kostbare overtollige voorraden die geld opslokken dat in andere onderdelen van je bedrijf geïnvesteerd zou kunnen worden. Als de vraag blijft afnemen, moet je deze voorraad verkopen met aanzienlijke korting, wat een grote impact kan hebben op je bedrijfsresultaten, of zal deze uiteindelijk verouderd raken en afgeschreven moeten worden. Dit kan leiden tot grote balanstekorten. Je kunt ook te maken krijgen met toenemende voorraaduitval, wat ongetwijfeld zal leiden tot ontevreden klanten en een deuk in je reputatie.

Misschien heb je al met dergelijke problemen te maken gehad, of zie je duidelijke tekenen dat je de vraag- en voorraadplanning moet verbeteren. Dit is hoe voorraadoptimalisatiesoftware kan helpen.

Elk product heeft een levenscyclus, vanaf het moment dat het op de markt komt totdat het verouderd is en niet meer verkocht wordt.

Naarmate producten deze levenscyclus doorlopen, veranderen hun vraagpatronen. Dit betekent dat de vraag naar sommige producten stabiel blijft, terwijl die naar andere producten onregelmatiger wordt.

EazyStock houdt deze veranderingen bij en past de prognoseberekeningen hier automatisch op aan. EazyStock classificeert producten in negen verschillende vraagtypes. Door de waarde van het jaarlijkse gebruik en het aantal picks te gebruiken, kun je je richten op de producten die het belangrijkst zijn voor je bedrijf. Dit verbetert de nauwkeurigheid van je vraagvoorspelling en zorgt ervoor dat je voorraden zijn afgestemd op de vraag van de klant en teruggekoppeld worden naar je voorraadbestellingssysteem, zodat er inkooporders kunnen worden aangemaakt.

EazyStock maakt gebruik van hetzelfde technologieplatform als ons moederbedrijf Syncron, een systeem dat wordt gebruikt door toonaangevende bedrijven zoals Toyota, Mazda en Hitachi. De software beschikt onder andere over geavanceerde algoritmes voor het voorspellen van vraagtrends, seizoensgebondenheid en dynamische veiligheidsvoorraadberekeningen. We investeren veel in R&D om ervoor te zorgen dat onze tool de beste op de markt is.

Beoogde serviceniveaus (voorraadbeschikbaarheid)

Succesvolle bedrijven moeten de juiste producten op voorraad hebben om aan de leveringsverwachtingen van hun klanten te kunnen voldoen, zonder te veel te investeren in voorraden die de cashflow kunnen schaden als ze niet verkocht worden.

Simulatie van live serviceniveaus

Wat zou het kosten om je serviceniveaus met 5 procent te verhogen? Welke impact zou dat hebben op de financiën van je bedrijf?

Veel bedrijven hebben moeite met het voorspellen van de impact die het verbeteren van de voorraadbeschikbaarheid zal hebben op hun cashflow. Of, andersom, hoe het verlagen van hun voorraadinvestering hun fulfilment zou kunnen beïnvloeden.

Met de live serviceniveausimulatie van EazyStock kun je weloverwogen, strategische beslissingen nemen over de serviceniveaus die je je klanten biedt en financiële risico’s verminderen door scenario’s te testen voordat ze daadwerkelijk worden geïmplementeerd.

Planning voor leveranciers

Leveranciers kunnen meerdere voorwaarden hanteren voor orders, zoals minimale bestelhoeveelheden (MOQ’s) of -waarden. Ze kunnen ook dagen hebben waarop ze geen orders kunnen ontvangen, lange stilleggingsperioden of meerdere doorlooptijden voor de verschillende artikelen die ze leveren. Hiermee jongleren voor meerdere leveranciers kan een uitdaging zijn, vooral als je spreadsheets of een papieren administratie gebruikt. Je weet niet naar welke artikelen er binnenkort vraag zal zijn, dus voeg je willekeurige artikelen toe aan de bestelling, wat resulteert in overtollige voorraad.

Geautomatiseerde waarschuwingen

Typische bestelsystemen vereisen dat je elke orderregel bekijkt om er zeker van te zijn dat je niets over het hoofd ziet. EazyStock waarschuwt je proactief als er uitzonderingen zijn. Dit betekent dat je een melding krijgt als je bepaalde artikelen moet aanvullen, als er uitschieters zijn in de vraag of als er tekorten dreigen. Zo krijg je veel tijd terug die je kunt besteden aan activiteiten die meer waarde toevoegen.

Rapporten in één oogopslag

Het KPI-dashboard van EazyStock omvat alles wat je moet bijhouden op product- en groepsniveau. Je vindt er een analyse van de gezondheid van de voorraad, serviceniveaus en omloopsnelheid van de voorraad.

De mythe van voorraadoptimalisatie ontkrachten

In onze digitale wereld is het niet meer genoeg om een ruw voorraadoverzicht te hebben. Naarmate een assortiment groeit en klanten snellere leveringen eisen, heb je preciezere informatie nodig om concurrerend te blijven. Zoals je hebt gezien, kunnen ERP’s en handmatige processen niet op tegen de functionaliteit van gespecialiseerde voorraadoptimalisatietools zoals EazyStock. Veel moderne bedrijfssystemen en ERP’s kunnen niet de voorraadbeheerfunctionaliteit bieden van gespecialiseerde tools. De kant-en-klare ERP-integraties van EazyStock maken het eenvoudig vliegend van start te gaan met het optimaliseren van je voorraad.

Het is te duur

Het is gemakkelijk om te denken dat het toevoegen van nieuwe software een aanzienlijke kostenpost zal zijn. Maar omdat EazyStock een ‘software as a service’ (SaaS) product is, werkt het in de cloud en heb je geen dure servers of apparatuur op locatie nodig. Het is eenvoudig op te zetten en je rekent af per jaar. Eenmaal opgezet, begint EazyStock binnen enkele weken na implementatie met het leveren van rendement op je investering (ROI). Zo ontdekte Cutwel bijvoorbeeld dat de software zichzelf binnen anderhalve maand terugbetaalde, terwijl Peppard de voorraadwaarde in een jaar tijd met meer dan 100.000€ verminderde.

Het leidt tot procesverstoringen

Als SaaS-product integreert EazyStock snel en gemakkelijk en fungeert het als een verlengstuk van je huidige systeem. EazyStock vereist een datafeed van point-of-sale (POS) gegevens en huidige voorraadniveaus, vaak van je ERP, WMS, of bedrijfssysteem, via FTP-overdracht of geautomatiseerde Excel-bestandsupload. Er is geen bedrijfs- of procesonderbreking, omdat de implementatie parallel loopt met andere bedrijfssystemen.

EazyStock wordt vaak alleen gebruikt door voorraadbeheer- of inkoopteams, dus de meeste mensen zullen niet eens merken dat er iets verandert. Ze profiteren simpelweg van de voordelen.

Het is te ingewikkeld in gebruik

Ondanks dat het programma gebruik maakt van geavanceerde analyses en algoritmes, is EazyStock intuïtief dankzij eenvoudig te navigeren, aanpasbare schermen.

Het klantensuccesteam van EazyStock biedt ondersteuning op maat bij de integratie, het instellen van het systeem en daarna. Elke klant heeft een toegewijde klantsuccesmanager die vanaf het begin de nadruk legt op de basis die uiteindelijk ROI oplevert. Vervolgens introduceren we meer mogelijkheden van het systeem naarmate gebruikers er meer vertrouwen in krijgen en vaardiger worden.

Investeren in nieuwe software is risicovol

Zoals we al hebben besproken, is investeren in EazyStock goed te doen. EazyStock is SaaS-software die wordt aangeboden via de cloud op basis van een jaarcontract – de commerciële en operationele risico’s op de lange termijn zijn laag.

Onze gegevens zijn niet veilig en we riskeren cyberaanvallen

Cyberaanvallen komen steeds vaker voor. We begrijpen dat het toevoegen van nieuwe software aan je technologiestack dit risico vergroot, maar bij EazyStock nemen we informatiebeveiliging bijzonder serieus. Met ISO 27001, ISO 27017 en SOC-2 Type 2 beschermen we je gegevens tegen onbevoegde of onwettige verwerking, onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging of beschadiging en onbevoegde openbaarmaking van of toegang tot klantgegevens.

Lees meer over onze systemen voor het beheer van informatiebeveiliging in ons addendum voor gegevensverwerking.

Ik heb er geen vertrouwen in

Om de scepsis weg te nemen over de vraag of EazyStock de voorraadprocessen voldoende kan verbeteren en tastbare ROI kan opleveren, bieden we potentiële klanten een kosteloze analyse van hun voorraadgezondheid aan. We laden je gegevens (onder NDA) in ons demosysteem, zodat we kunnen aangeven waar je kunt besparen en de efficiëntie kunt verbeteren.

De ROI komt uiteindelijk van het verbeteren van fulfilment en het verminderen van voorraadniveaus (met name overtollige voorraad), waardoor je geld bespaart. Klanten profiteren ook van een groot aantal andere optimaliseringsfuncties.

Als je wilt weten hoe EazyStock jouw organisatie kan helpen of als je de mogelijkheden van EazyStock met andere teamleden wilt bespreken, neem dan vrijblijvend contact met ons op.