De basisprincipes van vraagplanning en vraagprognose

Wat is vraagplanning?

Vraagplanning maakt onderdeel uit van de planningstrategie van een bedrijf, waarin wordt bepaald hoe middelen op de beste en effectiefste manier ingezet kunnen worden om aan de vraag te voldoen en op veranderende vraag te reageren.

Een vraagplanningsteam zal de vraag plannen voor voorraaditems, zodat de toeleverings- en voorraadmanagers kunnen beslissen wat, hoeveel en wanneer zij bestellingen moeten plaatsen. Het doel is om genoeg voorraad te hebben om stock-outs te voorkomen, maar niet zoveel dat er onverkoopbare voorraad overblijft of de voorraadwaarde te hoog wordt.

Waarom is vraagplanning belangrijk?

Vraagplanning heeft twee belangrijke functies: het bepalen van de juiste voorraadniveaus om aan de vraag te voldoen, en voorraadmanagers helpen met het plannen van capaciteit om ruimte en middelen zo efficiënt mogelijk te gebruiken.

Het bepalen van de juiste voorraadniveaus om aan de vraag te voldoen, is essentieel voor de klanttevredenheid. Als een product niet op voorraad is wanneer klanten het willen bestellen, zullen zij waarschijnlijk naar een concurrent gaan en mogelijk niet meer terugkeren. Het verlies van meerdere klanten heeft logischerwijs aanzienlijke gevolgen voor de inkomsten.

Bedrijven kunnen hiervoor compenseren door extra voorraad aan te houden. Dit kan er echter toe leiden dat er onnodig veel kapitaal blijft vastzitten in voorraad die mogelijk onverkoopbaar wordt als er niet genoeg vraag is. Ook kunnen zij just-in-time of just-in-case strategieën voor het beheren van voorraden gebruiken om hun voorraadniveaus te balanceren.

Er zijn veel externe factoren die de toeleveringsketen kunnen beïnvloeden en verstoren, zoals tekorten aan grondstoffen, vertraging bij transporten of natuurrampen. Met behulp van vraagplanning kunnen toeleverings- en voorraadmanagementteams verschillende scenario’s simuleren. Zo kunnen zij begrijpen hoe de impact van verstoringen in de toeleveringsketen beperkt kan worden, zonder in te leveren op het gebied van klanttevredenheid.

Is vraagplanning hetzelfde als vraagvoorspelling?

Hoewel ze hetzelfde klinken, is vraagvoorspelling in feite een component van vraagplanning. Vraagvoorspelling levert de informatie op die managementteams gebruiken om aan die vraag te voldoen. Zonder nauwkeurige vraagvoorspelling is vraagplanning onmogelijk.

Hoe werkt vraagplanning?

Vraagplanning bestaat uit verschillende fases. Hier volgen een aantal handige tips om je op weg te helpen.

Kies en implementeer software voor vraagplanning

Hoewel je vraagplanning handmatig kunt doen, maakt het beheren van gegevens in meerdere spreadsheets het moeilijker om deze effectief te analyseren. Makkelijker en sneller is om software te implementeren.

Met software voor vraagplanning kun je gegevens snel analyseren en ben je altijd op de hoogte van de meest actuele informatie. Sommige ERP- of voorraadbeheersystemen bieden daarnaast ook functies voor vraagplanning.

Bij de aanschaf van software is het belangrijk om na te denken over hoe het programma omgaat met voorraadartikelen die verschillende vraagprofielen hebben, welke rapportagemogelijkheden er zijn, de transparantie en betrouwbaarheid van voorspellingen en de reputatie van de ontwikkelaar.

Verzamel interne en externe gegevens

Om complexe voorspellingen te verwerken, vereist effectieve vraagplanning veel gegevens.

Je bedrijf heeft historische gegevens nodig die per kanaal en locatie de vraag naar eerdere voorraadartikelen duidelijk maken. Ook moet je weten wat de stock-outniveaus, voorraadwaarden, leadtijden en productietijden zijn.

Beheer van aanbiedingen

Zijn er aanbiedingen, prijswijzigingen of andere interne factoren die de vraag kunnen beïnvloeden, zorg dan dat je deze informatie op tijd van de sales- en marketingteams krijgt.

Beheer van productportfolio’s

Bij het beheer van productportfolio’s wordt er gekeken naar de algehele productlevenscyclus van voorraadartikelen, van het introduceren van een nieuw product tot het plannen van het einde van de levensduur. Begrijp je producten, waar deze zich in de productlevenscyclus bevinden en of er nieuwe producten aankomen of producten zullen worden beëindigd.

Productlijnen zijn vaak van elkaar afhankelijk. Daarom is het beheren van de vraag belangrijk om te begrijpen hoe nieuwe producten de vraag naar andere producten kunnen beïnvloeden. Dit is met name van belang bij het selecteren van de algehele productmix om marktaandeel te maximaliseren.

Vraagvoeling

Doe onderzoek naar sectortrends, marktomstandigheden en economische ontwikkelingen.

Bij vraagvoeling wordt er vaak gebruik gemaakt van kunstmatige intelligentie om uiteenlopende factoren zoals het weer, besmettelijke ziekten en overheidsinformatie te combineren met historische trendgegevens om verstoringen en vraaginvloeden bijna in realtime te herkennen.

Analyseer je gegevens en maak een eerste statistische voorspelling

Je kunt diverse voorspellingsmodellen gebruiken om de vraag te plannen. Kies een model dat het best past bij de behoeften van je bedrijf. Dit kunnen kwantitatieve methoden zijn, zoals exponentiële vereffening, regressieanalyse of econometrische voorspelling, maar ook kwalitatieve methoden zoals de Delphi-methode, historische analyse of panelconsensus.

Kijk naar je historische verkoopgegevens om een statistische voorspelling te maken. Het resultaat kan vraagpatronen uit het verleden duidelijk maken, waardoor je historische vraagbewegingen en seizoensgebonden fluctuatie beter kunt begrijpen. Bovendien kun je deze informatie ook gebruiken om toekomstige voorspellingen nauwkeuriger te maken.

Gebruik de software om een eerste voorspelling op te stellen. Beoordeel het resultaat met het vraagplanningsteam en controleer deze op onregelmatigheden, uitschieters of andere aannames.

Stem bottom-up- en top-downvoorspellingen op elkaar af

In top-down financiële analyse meet je de totale marktgrootte met inachtneming van bestaande markttrends. Zo kun je de sterke en zwakke punten van je bedrijf vergelijken met die trends en mogelijke prestaties voorspellen, bijvoorbeeld de potentiële groei van de markt als geheel en de ontwikkeling van jouw marktaandeel binnen een bepaalde periode.

Bottom-upvoorspelling is juist gericht op de producten en activiteiten van het bedrijf en hoe deze de capaciteitsplanning beïnvloeden. Hierbij kijk je naar factoren zoals productiecapaciteit, marketingkosten en wervingskosten – alles met mogelijke impact op de financiën. Vervolgens kun je scenario’s gebruiken om te zien wat er zou gebeuren als je meer personeel zou aannemen of minder aan marketing zou uitgeven.

Als je top-down- en bottom-upvoorspellingen te ver uit elkaar liggen, zal dit onherroepelijk leiden tot het missen van doelen en verlies van inkomsten. Groeiplannen moeten daarom worden afgestemd op de overige activiteiten van het bedrijf.

Maak een definitieve voorspelling

Na het analyseren van je eerste voorspelling en afstemming met je collega’s, pas je de invoergegevens aan en maak je een definitieve voorspelling.

Bewaken en bijsturen

Als er één ding is dat alle voorraadteams wel moeten weten, is het dat niemand in de toekomst kan kijken. Je voorspelling kan op dit moment juist zijn, maar politieke, economische of marktontwikkelingen kunnen daar snel verandering in brengen. Als onderdeel van het vraagplanningsproces moet je dan ook regelmatig de relevantie van je voorspellingen beoordelen. Stuur deze waar nodig bij en deel belangrijke updates met de rest van het bedrijf.

Hoe kan EazyStock hierbij helpen?

EazyStock is software voor het optimaliseren van voorraadbeheer en sluit naadloos aan op ERP-systemen om vraagplanning te vereenvoudigen. Het maakt het handmatig bijhouden van spreadsheets overbodig en levert gebruiksvriendelijke rapporten en gegevens. Zo kun je vraagvoorspelling, voorraadbeheer en inkoopactiviteiten automatiseren en efficiënter maken.

Met betere tools voor vraag- en voorraadvoorspelling houden jij en je collega’s meer tijd over om strategische vragen te beantwoorden en de winstgevendheid te verhogen.

Boek een demo om meer te leren over de functies van EazyStock en hoe je vraagplanning makkelijker kunt maken.