Vier redenen voor het aanhouden van een veiligheidsvoorraad
Peter Jan Lunter
Je bent fabrikant en werkt aan een order wanneer je je realiseert dat je één noodzakelijk onderdeel mist vanwege een plotselinge toename van de vraag, Je moet dat onderdeel nu eerst gaan bestellen en kunt de klantorder niet afronden. Of misschien ben je een distributeur die zojuist een normale order van een klant heeft ontvangen, maar er dan achter komt dat je leverancier om een of andere onvoorziene reden een langere levertijd hanteert dan normaal waardoor je dus de klantorder niet op tijd kunt uitvoeren. Klinkt bekend? Beide situaties beïnvloeden het serviceniveau negatief. Dit was eenvoudig te voorkomen door het aanhouden van een veiligheidsvoorraad!
Veiligheidsvoorraad of buffervoorraad
De veiligheidsvoorraad, ook wel buffervoorraad genoemd, is het niveau van extra voorraad dat wordt aangehouden om het risico op uitputting van grondstoffen, onderdelen of eindproducten te verminderen vanwege onzekerheden in vraag of aanbod. Het doel van een veiligheidsvoorraad is om ervoor te zorgen dat, zodra je de normale voorraad hebt verbruikt, je nog steeds voorbereid bent op bestellingen als er een onverwachte vraagverandering optreedt.
Veiligheidsniveaus en de bijbehorende effecten van variabiliteit in de supplychain
Om de serviceniveaus hoog te houden, is een nauwkeurig berekende veiligheidsvoorraad een noodzaak. Veel bedrijven kijken naar hun eigen vraagfluctuaties en concluderen dat er onvoldoende consistentie is om toekomstige variabiliteit te voorspellen. Ze vallen terug op benaderingen die op regels zijn gebaseerd van zowel de normale als de veiligheidsvoorraad. Vaak is dat bepaald op basis van de historisch gemiddelde vraag in een aantal weken, bijvoorbeeld 4 weken normale voorraad en 2 weken veiligheidsvoorraad.
Helaas zijn deze op regels gebaseerde benaderingen een ‘one size fits all’-benadering voor voorraadbeheer. Maar niet alle voorraaditems zijn hetzelfde! Per definitie levert de regel ‘one size fits all’ de juiste hoeveelheid voorraad op voor sommige artikelen, te veel voorraad voor andere artikelen en te weinig voorraad voor weer andere artikelen. Dit leidt tot buitensporige voorraadkosten en slechte serviceniveaus of beide tegelijk. Bovendien zijn op regels gebaseerde benaderingen alleen gevoelig voor veranderingen in de vraag; ze houden nooit rekening met veranderingen in het aanbod.
De voornaamste redenen voor het aanhouden van een veiligheidsvoorraad
Veiligheidsvoorraad is een noodzaak. Dit zijn de 4 belangrijkste redenen waarom zelfs kleine en middelgrote bedrijven over veiligheidsvoorraden moeten beschikken.
- Bescherming tegen onvoorziene variatie in aanbod
Als je toeleverancier bijvoorbeeld een week onverwacht gesloten is of als je bestelling onderweg wordt opgehouden, kan de veiligheidsvoorraad deze verstoringen opvangen. Supplychains zijn langer en meer geglobaliseerd, met meer krachten die verstoringen veroorzaken dan ooit tevoren.
- Compensatie voor onnauwkeurigheden in de vraagvoorspelling (alleen wanneer de vraag de voorspelling overschrijdt)
Misschien heb je een constante vraag naar een bepaald artikel, maar verkoop je in die ene maand meer dan je had verwacht; met een veiligheidsvoorraad kun je direct aan deze vraag voldoen.
- Storingen in de productie of leveringen voorkomen
Het doel van een veiligheidsvoorraad is om ervoor te zorgen dat de serviceniveaus hoog blijven en dat je supplychain soepel verloopt. Met een veiligheidsvoorraad kunnen je werknemers de orders blijven verwerken zonder te hoeven wachten op ontbrekende onderdelen.
- Stockouts voorkomen om de serviceniveaus en klanttevredenheid hoog te houden
Het echte doel van een veiligheidsvoorraad? Klanten tevreden houden, want tevreden klanten keren terug!
Het is belangrijk om te onthouden dat, net als de rest van je voorraad, een veiligheidsvoorraad meer vereist dan alleen een ‘one size fits all’-benadering. Met op regels gebaseerde benaderingen is de bepaling van de veiligheidsvoorraad statisch en niet gekoppeld aan andere belangrijke factoren, zoals het serviceniveau, de voorspellingsnauwkeurigheid en de doorlooptijdvariabiliteit. Omdat elke SKU in de voorraad een uniek vraagpatroon heeft, moet je de veiligheidsvoorraden per product vaststellen en steeds actualiseren.
Op regels gebaseerde benaderingen zijn niet effectief bij het bepalen van een optimaal voorraadniveau. Natuurlijk kun je alles in Excel laten berekenen, maar dat is een arbeidsintensieve en foutgevoelige klus. Laat EazyStock dat geautomatiseerd voor je doen. Een automatische berekening van je (veiligheids)voorraden, de ideale bestelhoeveelheden en zelfs het geautomatiseerd aanmaken van de juiste inkooporders: Het kan allemaal met EazyStock!
Meer weten
Het is nu eenvoudig om de voorraadniveaus te verlagen en kosten te besparen, zonder in te leveren op de productbeschikbaarheid. Lees hier meer over in ons gratis whitepaper: ‘Wat, Wanneer en Hoeveel – De 3 uitdagingen van voorraadaanvulling’.
