Wie man die ABC-Analyse richtig durchführt – ein Praxisbeispiel
Was ist die ABC-Analyse/ABC-Klassifikation?
Die Mitarbeiter für die Bestandsverwaltung verwenden die ABC-Klassifizierung (auch ABC-Analyse genannt), um die wichtigsten Bestandsposten in ihrem Portfolio zu ermitteln und sicherzustellen, dass sie sich auf die Verwaltung dieser Artikel konzentrieren und nicht auf die weniger bedeutsamen. Bei der ABC-Klassifizierung wird der Bestand in drei Kategorien eingeteilt: A (am wichtigsten), B (ziemlich wichtig) und C ( von geringerer Bedeutung).
Ein ABC-Bestandsklassifizierungssystem bzw. eine ABC-Analyse basiert auf der Theorie, dass nicht alle Bestände gleichermaßen von Wert sind. Stattdessen folgt es dem Pareto-Prinzip (der 80/20-Regel), wonach 20% der Bestände 80% des Unternehmenswertes ausmachen.
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In diesem Beitrag wird anhand eines praktischen Beispiels für eine ABC-Analyse gezeigt, wie Sie Ihren Bestand klassifizieren können. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie noch einen Schritt weiter gehen können, indem wir das Konzept der XYZ-Analyse vorstellen. Einen umfassenderen Überblick über die ABC-Bestandsanalyse finden Sie in unserem Beitrag „Die ABC-Bestandsanalyse und warum sie einen Mehrwert bringt“.
Hier ist ein Beispiel für eine funktionierende ABC-Analyse, die zeigt, wie Sie Ihren Bestand anhand des Jahresverbrauchswertes (oder Verbrauchswertes) aufteilen können.
Wir werden die Firma Simons Schreibwaren als Beispiel nehmen:
1. Benutze die Formel ‚Jährliche Anzahl der verkauften Einheiten (pro Artikel) x Kosten pro Einheit‘ um den jährlichen Verbrauchswert der Artikel zu berechnen
2. Listen Sie Ihre Produkte in absteigender Reihenfolge nach ihrem jährlichen Verbrauchswert auf
3. Summieren Sie die Anzahl der verkauften Einheiten und des jährlichen Verbrauchswertes
4. Berechnen Sie den kumulierten Anteil der verkauften Artikel und den kumulierten Anteil der jährlichen Verbrauchswerte
5. Bestimmen Sie die Schwellenwerte für die Aufteilung der in A-, B- und C-Kategorien unterteilten Daten. Der Schwellenwert für die Bestimmung der ABC-Aufteilung hängt von Ihrem Unternehmen und Ihrem Produktmix ab, liegt aber in der Regel bei 80%/15%/5%.
Verwendung der Daten der ABC-Klassifikation
Wenn die Kalkulation abgeschlossen ist, können Sie anhand der endgültigen Daten überprüfen, wie Sie derzeit den Bestand in jeder Kategorie verwalten. Wenn sich zeigt, dass Sie alle Artikel in Bezug auf den Bestand und die Beschaffung – unabhängig von ihrer Kategorie – gleich behandeln, dann haben Sie höchstwahrscheinlich eine ineffiziente Lagerhaltungspolitik. Das bedeutet, dass Sie wahrscheinlich bei vielen Produktlinien zu viel oder zu wenig bestellen.
Die gute Nachricht ist, dass es viel Spielraum für Verbesserungen gibt, die die Kosten für Lagerhaltung, Transport und Verwaltung senken werden.
Die Anpassung Ihrer Einkaufs- und Lagerhaltungspolitik für jede Warengruppe ist eine gute Praxis, wie etwa die Einrichtung ausgeklügelter Bestellverfahren für alle A-Artikel. So sollten Sie bei diesen z. B. jede Bestellung überprüfen und sich mehr Zeit nehmen, um die Vorlaufzeiten mit den Lieferanten zu besprechen, um den besten Warenpreis und rechtzeitige Lieferungen zu gewährleisten.
Im Gegensatz dazu sollten C-Artikel viel weniger Zeit in Anspruch nehmen und automatisch bestellt werden können, um wertvolle Arbeitszeit zu gewinnen.
Von der Berechnung der ABC-Klassifikation in Excel hin zu automatisierten Systemen
Die ABC-Klassifizierung ist ein einfaches Framework, das es Ihnen ermöglicht, die Prioritäten im Hinblick auf Ihre Bestände und Ihr Zeitmanagement richtig festzulegen. Allerdings hat das Modell auch seine Nachteile.
Zunächst einmal ist sie eindimensional, d. h. sie kann nur einen Faktor zur Bewertung und Kategorisierung von Produkten verwenden. Die ABC-XYZ-Analyse hingegen ist ein fortschrittlicheres Klassifizierungssystem, das Sie auch in Excel verwenden können. Sie führt das Konzept der Prognostizierbarkeit ein, z. B. wie einfach es ist, die Nachfrage nach einem Artikel auf der Grundlage seiner Nachfrageschwankungen zu prognostizieren. Mit der ABC-XYZ-Analyse können Sie Artikel auf der Grundlage ihres Wertes UND ihrer Prognostizierbarkeit segmentieren und so Ihre Lagerhaltungsstrategien und Bestandsverwaltungsprozesse verbessern.
ABC- und XYZ-Analysen haben immer noch eine offensichtliche Einschränkung: Sie sind manuelle Prozesse und nehmen daher wertvolle Zeit in Anspruch. Obwohl einige ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) oder Softwarelösungen für die Bestandsverwaltung grundlegende Funktionen für die ABC-Klassifizierung von Beständen bieten, verwenden Disponenten stattdessen häufig Excel-Tabellen. Leider sind diese Tabellen veraltet, kaum dass Sie sie fertiggestellt haben. Produkte können schnell zwischen den Kategorien wechseln, wenn ihr Absatz/Verbrauch steigt und fällt. Die vierteljährliche oder sogar monatliche Aktualisierung der Berechnungen kann sehr zeitaufwändig sein.
Die beste Lösung ist der Einsatz eines Bestandsoptimierungstools wie Eazystock zur Automatisierung der ABC-Analyse des Bestandsprozesses. Mit EazyStock können Sie Ihre Bestände nach mehrdimensionalen Kriterien kategorisieren, z. B. nach Bedarf, Verkaufshäufigkeit, Anzahl der Picks und Jahresverbrauch.
Die Automatisierung Ihrer ABC-Analyse sorgt dafür, dass diese immer auf dem neuesten Stand ist. Tägliche Neuklassifizierungen bewirken, dass die Produkte immer nach der relevantesten Bestandsstrategie verwaltet werden.
