Voorraadinventarisatie helpt winstmaximalisatie

Voorraadbeheer is altijd een ‘hot topic’. Veel kapitaal dat vastzit in de voorraad kan bedrijven in de financiële problemen brengen. Seizoensveranderingen, uitgavetrends en eisen van klanten hebben direct gevolgen voor de voorraad. Voor bedrijven is het noodzakelijk om die trends voor te zijn, maar ook om te weten hoeveel kapitaal ‘vastzit’ in de voorraden. De kleiner wordende vraag naar een product heeft tot gevolg dat er een incourante voorraad ontstaat. De vraag naar deze producten is lager dan door de onderneming geschat en dit kan leiden tot incourante goederen of nee-verkopen. Dat leidt weer tot kapitaalvernietiging en dit is een van de grootste financiële schadeposten in de logistiek. Want ruimte in een magazijn is duur en om incourante producten alsnog te verkopen moeten extra verkoopacties worden opgezet, of de producten worden verkocht met negatieve marge. Een efficiënt voorraadbeheer is en een goede voorraadinventarisatie dus noodzakelijk in een wereld waar banken bedrijfsfinancieringen liever afstoten dan aangaan.

De voorraad moet kloppen

Toch moeten er altijd genoeg goederen op voorraad zijn. Het is dus noodzakelijk een efficiënt voorraadbeheer te hebben als onderneming en de voorraadinventarisatie is daarvan de basis. Met een betrouwbare en actuele voorraadinventarisatie kan de ondernemer de aansluiting van de voorraad verbeteren, voorspellingen doen en optimaal afstellen zodat er liquiditeit vrij kan komen voor investeringen. De voordelen van optimaal voorraadbeheer zijn:

• juiste hoeveelheid producten
• belangrijkste producten altijd op voorraad
• minder nee‑verkoop en meer tevreden klanten
• lagere voorraadkosten

Wat is voorraadinventarisatie?

Wanneer een product het magazijn binnenkomt wordt het geregistreerd en is het onderdeel van de voorraad. Bij voorraadinventarisatie telt men de werkelijke voorraad en vergelijkt de uitkomsten met de administratieve voorraad. Waarom voorraadinventarisatie als de voorraad geregistreerd wordt bij binnenkomst? Het belang van voorraadinventarisatie gaat verder dan alleen de controle tussen de fysieke voorraad en wat er administratief aanwezig is. Met voorraadinventarisatiesoftware wordt de actuele voorraad bijgehouden, maar worden ook trends ontdekt in verkoop en levertijden.

Voorraadinventarisatie van cruciaal belang

Ondernemingen hebben een voorraad nodig om te leveren aan potentiële kopers of om producten te maken die worden verkocht. De voorraad is direct afhankelijk van de vraag naar een product. Wanneer een koper iets wil hebben dat niet op voorraad is, spreekt men van nee‑verkoop of – als de koper kan wachten – levertijd: de tijd die nodig is om een product te leveren aan de klant. Voorraadbeheer is dus cruciaal voor de onderneming om de wens van de klanten te honoreren, namelijk zo snel mogelijk leveren. Het risico van nee-verkoop en levertijd is dat klanten verder gaan kijken en het misschien wel het einde is van een langdurige klantrelatie.

De voorraad en de cashflow

Voorraadinventarisatie is in dit proces cruciaal. Want ondernemingen zitten met een paradox: enerzijds willen zij een zo groot mogelijke voorraad om direct te kunnen leveren. Anderzijds wil de onderneming een zo klein mogelijke voorraad omdat elke stukje voorraad ruimte inneemt en de onderneming cashflow ontneemt. Dat is te voorkomen door de voorraad zo goed mogelijk af te stemmen op de wensen van de klanten door een slimme voorraadinventarisatie.

Voorraadinventarisatie verbeteren is de oplossing voor een logistieke paradox. “To pay or to say no, that is the question” had Shakespeare kunnen zeggen. De onderneming bepaalt aan de hand van kennis en verwachtingen de hoogte van haar voorraad. Niet alleen de verwachtingen, ook het aantal nee-verkopen dat de onderneming wil toestaan ten opzichte van overvloedige voorraad is daarin cruciaal en bepaalt dus de servicegraad die een onderneming haar klanten wil leveren. En dan is er ook nog de regel dat 20% van het assortiment voor 80% van de omzet zorgt (Pareto). Dat wil dus zeggen dat de onderneming strategische keuzes moet maken over de voorraad en dus dient te weten welk percentage van het assortiment voor de omzet zorgt, zodat die producten voorrang krijgen. Een complex geheel van informatie en belangen die samenkomen in de voorraadinventarisatie. Met het gebruik van de juiste software kan men de voorraadinventarisatie verbeteren (ook wel voorraadoptimalisatiesoftware genoemd).

Een effectieve voorraadinventarisatie met software

Voorraadinventarisatiesoftware geeft een oplossing voor de paradox. De software geeft de onderneming een beter beeld van de actuele voorraad en met kennis over de verwachtingen kan de afstemming op de inkoop en verkoop worden geoptimaliseerd. Voorraadoptimalisatie betekent het minimaliseren van de voorraad en tegelijkertijd een hoge uitleveringsgraad verwezenlijken. Voorraadoptimalisatiesoftware genereert dynamische forecasts, geeft inzicht in de voorraad op alle niveaus en genereert inkoopvoorstellen. Door middel van actuele kennis, prognoses en berekeningen kan de software voor een efficiënt voorraadbeheer zorgen. De onderneming is veel beter in staat de toekomstige vraag te voorspellen en op de vraag in te spelen zonder overbodige voorraden. Slimme voorraadinventarisatie helpt zo de winst te maximaliseren.

Meer weten over de mogelijkheden van EazyStock, meer winst maken door voorraadoptimalisatie? Download dan ons gratis whitepaper!