8 Gründe, warum Sie zu viel Lagerbestand haben

Was versteht man unter Überbestand? Überbestand entsteht, wenn Bestände den erwarteten Bedarf deutlich übersteigen. Auf den ersten Blick kann ein höherer Bestand sinnvoll wirken, um unerwartete Nachfrage bedienen zu können. In der Praxis bringt zu viel Lagerbestand jedoch erhebliche Nachteile mit sich, besonders wenn Artikel nur langsam umgeschlagen werden.

Operative Ineffizienzen und finanzieller Druck sind häufig die Folge. Kapital wird gebunden, der Cashflow wird eingeschränkt, Lagerhaltungskosten steigen und das Risiko veralteter oder unverkäuflicher Bestände nimmt zu. Das belastet die Margen.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie Überbestand entsteht und welche typischen Fallen Unternehmen vermeiden sollten. Bevor wir auf die Ursachen eingehen, schauen wir auf die wichtigsten Anzeichen dafür, dass Ihr Lagerbestand aus dem Gleichgewicht geraten ist.

Woran erkenne ich, dass ich zu viel Lagerbestand habe?

Es gibt drei einfache Anzeichen dafür, dass Sie zu viel Lagerbestand haben.

Überfülltes Lager

Ein überfülltes Lager ist meist das offensichtlichste Signal für Überbestand. Artikel mit geringer oder fehlender Nachfrage haben eine niedrige Umschlagshäufigkeit und belegen dadurch länger wertvollen Lagerplatz. So bleibt weniger Platz für Lieferungen von Artikeln, bei denen absehbar Nachfrage entsteht.

Finanzieller Druck

Wenn zu viel Kapital in langsam drehenden Beständen gebunden ist, leidet Ihr Working Capital und der Cashflow gerät unter Druck. Es bleibt weniger finanzieller Spielraum für Investitionen in andere Unternehmensbereiche. Projekte müssen möglicherweise verschoben werden, oder es entsteht zusätzlicher Finanzierungsbedarf.

Stress im Tagesgeschäft

Ein überfülltes Lager und finanzieller Druck schaffen vermeidbare Herausforderungen für Teams im Bestandsmanagement. Sie müssen gleichzeitig die richtigen Artikel beschaffen, um Nachfrage zu bedienen, und überschüssige Bestände abbauen. Das wird besonders schwierig, wenn keine Zeit bleibt, die eigentlichen Ursachen zu analysieren.

Statt zu sinken, steigen Überbestände weiter an. Gleichzeitig wächst das Risiko von Fehlbeständen. Beides erhöht den finanziellen Druck und belastet das Team.

Wo möglich, hilft es, Bestände in nicht regulär bevorratete und regulär bevorratete Artikel zu unterteilen. So erkennen Sie schneller, wo Überbestand entsteht.

• Nicht regulär bevorratete Artikel: Diese Artikel haben in der Regel eine geringe Nachfrage und häufig einen hohen Wert. Ziel sollte sein, keinen Lagerbestand zu halten und nur bei Bedarf zu bestellen. Jede vorhandene Menge gilt hier als Überbestand.
• Regulär bevorratete Artikel: Diese Artikel weisen eine kontinuierliche Nachfrage auf und müssen regelmäßig aufgefüllt werden. Das optimale Bestandsniveau entspricht dem maximalen Zielbestand aus Umlaufbestand plus Sicherheitsbestand. Alles darüber hinaus gilt als Überbestand.

Wichtig ist die klare Abgrenzung zwischen Überbestand und Sicherheitsbestand. Sicherheitsbestand, auch Pufferbestand genannt, ist eine berechnete Menge zusätzlich zum Umlaufbestand. Er soll unerwartete Nachfragespitzen oder Störungen in der Lieferkette abfedern. Ziel ist es, die Lieferfähigkeit zu sichern, dabei aber nur so viel Kapital wie nötig im Bestand zu binden und Überbestand zu vermeiden.

Was sind die Ursachen für überhöhte Lagerbestände?

Wenn Sie nicht genau erkennen, warum Ihr Unternehmen Überbestand aufgebaut hat, können die folgenden acht Ursachen eine gute Orientierung bieten.

1. Unzureichende Prognosemethoden

Ungenaue Bedarfsprognosen führen häufig dazu, dass entweder zu wenig oder zu viel Bestand aufgebaut wird. Häufig liegt das an ungeeigneten Methoden oder Tools für die Bestandsprognose. Vielleicht arbeiten Sie noch mit Tabellen, die komplexe Berechnungen nur eingeschränkt abbilden können. Oder Sie behandeln alle Artikel gleich, unabhängig von Nachfrageprofil, Volatilität oder Phase im Produktlebenszyklus.

Wenn Ihr Enterprise Resource Planning (ERP), Bestandsmanagementsystem oder Warehouse Management System (WMS) keine statistisch fundierte Bedarfsprognose bietet, stoßen Sie schnell an Grenzen. Dann lohnt es sich, den Einsatz spezialisierter Software für Bedarfsprognosen zu prüfen, um fundiertere Entscheidungen zu treffen und Bestände gezielter zu steuern.

2. Saisonalität wird nicht berücksichtigt

Ein weiterer häufiger Grund für Überbestand sind Prognosen, die saisonale Nachfrageschwankungen nicht berücksichtigen. Wenn Sie mit Tabellen oder gleitenden Durchschnitten arbeiten, ist es oft schwierig, wiederkehrende saisonale Muster zuverlässig zu erkennen.

Ein Artikel weist saisonale Nachfrage auf, wenn bestimmte Absatzmuster regelmäßig wiederkehren. Das kann rund um Weihnachten, Ramadan oder Valentinstag der Fall sein, aber auch durch Wetterbedingungen wie Hitze oder Schnee ausgelöst werden.

Wer solche Muster übersieht, riskiert ungenaue Prognosen. Ein Beispiel: Ein Händler für Gartenmöbel, der den US-Markt bedient und seine September-Prognose nur auf den Verkäufen der letzten drei Monate aufbaut, wird den Bedarf wahrscheinlich überschätzen, wenn er die Saison nicht berücksichtigt. Die Folge sind Überbestände, die bis zum nächsten Frühjahr eingelagert oder mit Preisnachlässen verkauft werden müssen.

3. Mangelndes Marktverständnis

Um Überbestellungen zu vermeiden, reicht eine rein quantitative Prognose oft nicht aus. Qualitative Prognosen bringen Erfahrung, Einschätzungen und Marktkenntnis in die statistische Planung ein. Dieser „Faktor Mensch“ sorgt dafür, dass Zahlenmodelle durch realistische Markteinblicke ergänzt werden.

Selbst wenn ein Unternehmen sehr gute datenbasierte Prognosemethoden einsetzt, muss das Team im Bestandsmanagement relevante Marktveränderungen frühzeitig erkennen. Dazu zählen neue Wettbewerber, die Marktanteile gewinnen, Preisänderungen, neue Produkte oder Trends, die die Nachfrage beeinflussen.

Bleiben solche Entwicklungen unberücksichtigt, wird der Bedarf schnell überschätzt. Die Folge sind zu hohe Bestellungen und Überbestände, die Kapital binden und die Effizienz im Unternehmen beeinträchtigen.

4. Produktlebenszyklus

Jedes Produkt durchläuft einen Produktlebenszyklus: von der Markteinführung über Wachstum und Reife bis zur Rückgangsphase. In jeder Phase verändert sich die Nachfrage. Meist steigt sie zu Beginn, stabilisiert sich in der Reifephase und wird in der Rückgangsphase unregelmäßiger, bevor sie insgesamt abnimmt.

Viele Unternehmen berücksichtigen den Produktlebenszyklus in ihren Prognosen jedoch nicht ausreichend. Besonders kritisch wird es, wenn Produkte in die Rückgangsphase eintreten. Werden Prognosen und Dispositionsparameter nicht rechtzeitig an sinkende Verkaufszahlen angepasst, bestellen Unternehmen weiterhin zu große Mengen.

So entstehen Überbestände, die sich nur schwer abbauen lassen und schnell an Wert verlieren. Wenn die Nachfrage vollständig wegbricht, werden diese Artikel im schlimmsten Fall obsolet.

5. Fokus auf hohe Service-Level

Überbestand entsteht nicht immer zufällig. Manchmal ist er das Ergebnis bewusster Geschäftsentscheidungen. Eine hohe Warenverfügbarkeit ist wichtig für Kundenzufriedenheit. Ziel-Service-Level und Lieferbereitschaft werden jedoch häufig auf Kosten eines ausgewogenen Bestandsniveaus erreicht.

Viele Unternehmen halten zu viel Bestand, um jederzeit lieferfähig zu sein und Fehlbestände zu vermeiden. Für manche Teams im Bestandsmanagement führt die Sorge, nicht liefern zu können, zu vorsichtigen, aber letztlich überhöhten Bestellungen.

Das kann kurzfristig Sicherheit geben, bindet langfristig jedoch Kapital und erschwert ein effizientes Bestandsmanagement.

6. Ungünstige Einkaufsentscheidungen

Im Einkauf ist es leicht, sich von attraktiven Lieferantenangeboten oder Mengenrabatten mitreißen zu lassen, auch wenn keine entsprechende Nachfrage besteht. Was zunächst wie ein gutes Geschäft wirkt, kann schnell dazu führen, dass das Lager mit schwer verkäuflichen Artikeln gefüllt wird. Später müssen diese Artikel mit Preisnachlässen verkauft oder abgeschrieben werden.

Auch Mindestbestellmengen, auf Englisch Minimum Order Quantities (MOQs), können Überbestand verursachen. Wenn Sie nur deshalb mehr bestellen, um die Mindestmenge eines Lieferanten zu erfüllen, liegt der Bestand schnell über dem tatsächlichen Bedarf.

Ein Beispiel: Verkaufen Sie pro Jahr 20 Einheiten eines Artikels, die Mindestbestellmenge liegt aber bei 60 Einheiten, entstehen automatisch 40 überschüssige Einheiten. Vielleicht verkaufen Sie diese in den kommenden zwei Jahren. Bis dahin ist jedoch Kapital gebunden, das Sie heute an anderer Stelle einsetzen könnten.

Hinzu kommt das Risiko, dass sich die Nachfrage verändert oder der Artikel obsolet wird. Dann bleibt der Bestand liegen und wird zu totem Bestand, der langfristig zusätzliche Kosten verursacht.

Wählen Sie Ihre Lieferanten daher sorgfältig aus und prüfen Sie, ob ein breiteres Lieferantenportfolio sinnvoll ist. So können Sie bessere Konditionen für Ihre tatsächliche Bestellgröße sichern und das Risiko von Überbestand reduzieren.

7. Störungen in der Lieferkette

Anhaltende Störungen in der Lieferkette und verlängerte Lieferzeiten führen dazu, dass viele Unternehmen vorsorglich größere Mengen bestellen. Ziel ist es, Unsicherheit abzufedern, Nachfragespitzen zu bedienen und die Lieferfähigkeit gegenüber Kunden aufrechtzuerhalten.

Kurzfristig kann dieses Vorgehen nachvollziehbar sein. Wird jedoch dauerhaft unabhängig von der tatsächlichen Nachfrage mehr bestellt, entsteht schnell Überbestand, sobald sich die Lage in der Lieferkette wieder stabilisiert.

Ein passend berechneter Sicherheitsbestand ist hier meist die bessere Lösung. Er bietet Absicherung gegen Risiken, ohne unnötig Kapital in überhöhten Beständen zu binden.

8. Komplexe Lieferketten

Unternehmen mit mehrstufigen oder standortübergreifenden Lieferketten führen besonders häufig zu viel Bestand. Eine typische Ursache ist eine dezentrale Steuerung von Beständen und Einkaufsentscheidungen.

In solchen Strukturen wird entlang der Lieferkette oft an mehreren Stellen ein zusätzlicher Puffer eingeplant, um Prognoseungenauigkeiten oder Lieferverzögerungen abzufangen. Für sich genommen wirken diese Sicherheitsaufschläge meist unbedeutend.

In Summe führen sie jedoch zu erheblichen Überbeständen in der gesamten Lieferkette. Ohne zentrale Transparenz und eine abgestimmte Bestandsstrategie entsteht schnell ein unnötig hohes Bestandsniveau, das Kapital bindet und die Effizienz beeinträchtigt.

Wie kann ich Überbestände reduzieren?

Überbestand kann erhebliche operative und finanzielle Probleme verursachen. Wenn Ihnen eine der oben beschriebenen Ursachen bekannt vorkommt, ist ein gezielter Blick auf Maßnahmen zur Reduzierung von Überbeständen ein guter Ausgangspunkt.

Eine Möglichkeit ist der Einsatz von Software zur Bestandsoptimierung. Lösungen wie EazyStock helfen dabei, Bestände wieder ins Gleichgewicht zu bringen. EazyStock automatisiert die Klassifizierung Ihrer Artikel und verbessert die Prognosegenauigkeit mit fortschrittlichen statistischen Algorithmen, die Nachfrageverläufe, Trends und den Produktlebenszyklus berücksichtigen.

Außerdem berechnet EazyStock automatisch Mindest- und Höchstbestände, ohne unnötig Kapital zu binden. Die Software automatisiert auch zentrale Dispositionsparameter wie Bestellpunkte, optimale Bestellmengen und Sicherheitsbestände. So verbessern Sie Ihre Warenverfügbarkeit und vermeiden gleichzeitig unnötige Überbestände.

Wenn Sie Unterstützung beim Umgang mit Überbeständen benötigen, kontaktieren Sie das Team von EazyStock. Wir analysieren den Zustand Ihres aktuellen Bestands, identifizieren Bestände mit gesundem Niveau, Überbestände und obsolete Artikel und geben Ihnen konkrete Empfehlungen, mit denen Sie Ihre Bestandsniveaus verbessern können.