Tips voor EazyStock-gebruikers tijdens de corona-crisis

Peter Drakeley

De wereld maakt ongekende tijden door. Veel organisaties moeten onder extreme druk de juiste beslissingen nemen. Er zijn enkele dingen die je kunt doen om de verstoringen in de supplychain het hoofd te bieden. Peter Drakeley, Head of Customer Success bij EazyStock, deelt zijn tips over hoe EazyStock-klanten hun voorraad kunnen beheren tijdens deze crisis.

De meeste bedrijven worden op de een of andere manier getroffen door de corona-crisis. Welke specifieke uitdagingen zie jij voor onze klanten op dit moment?

Het hangt af van de branche, maar vrijwel alle bedrijven waarmee ik spreek, ondervinden gevolgen van de crisis. Om te beginnen is de vraag erg wisselvallig. Het is duidelijk dat bedrijven die verkopen aan de horeca of de reisindustrie een zeer grote dip in de vraag zien.

Aan de andere kant zien we bij andere bedrijven een ongekende stijging van de vraag. Leveranciers van medische apparatuur, beschermingsmaterialen en desinfectiemiddelen draaien op volle toeren. Er zijn ook effecten te zien doordat mensen thuis moeten blijven. Zo is de vraag naar kantoorbenodigdheden, home-entertainment en fitnessapparatuur fors toegenomen.

Daarnaast heeft de pandemie een diepgaand effect op de wereldwijde toeleveringsketen. Het is lastiger om bepaalde producten in te kopen, en zelfs als je de gewenste producten kunt krijgen, zijn de doorlooptijden over het algemeen langer dan normaal.

Kan goed voorraadbeheer in deze extreme situatie klanten überhaupt helpen?

Als je de controle op en inzicht in je voorraden hebt, kun je beter geïnformeerde beslissingen nemen. Dat kan in deze situatie van cruciaal belang zijn. Op dit moment wil je geen ondoordachte acties ondernemen op basis van je onderbuikgevoel … dat loopt meestal niet goed af. Met een compleet beeld van je voorraad, in termen van vraag, huidige voorraadniveaus en wat er in bestelling staat, kun je snel reageren op veranderende omstandigheden. Zo houd je de situatie beter onder controle.

Laten we enkele uitdagingen bespreken. 

Veel van onze klanten ervaren een probleem met de personele bezetting. Waar kan EazyStock helpen?

Op dit moment moeten veel werknemers op afstand werken of onvoorzien extra werk afhandelen. Het kan handig zijn om EazyStock te gebruiken om het bestel- en inkoopproces verder te automatiseren. Voor producten die nog steeds een betrouwbaar aanbod en een consistente vraag laten zien, kan EazyStock de bestellingen automatisch verwerken. Zo kun jij je concentreren op de meer uitdagende producten binnen je assortiment.

Hoe zit het met grote veranderingen in de vraag?

We kunnen de parameters van EazyStock aanpassen om vraagprognoses meer of minder reactief te maken. EazyStock geeft waarschuwingen over de nauwkeurigheid van prognoses en afwijkingen van prognoses, die bij elke update van de vraagprognoses opnieuw worden geëvalueerd.

Blijf met je klanten in gesprek om te begrijpen hoe hun bedrijf wordt beïnvloed. Zo kun je de nauwkeurigheid van de prognoses verbeteren. Het opnemen van dergelijke informatie in de EazyStock-prognoses kan van belang zijn. EazyStock-gebruikers kunnen prognoses volledig negeren, specifieke eisen uit een prognose halen (bijvoorbeeld als een bepaalde afnemer het echt moeilijk heeft), of prognoses aanpassen door deze te verhogen, te verlagen.

Hoe zit het met verstoringen in de toeleveringsketen als gevolg van gesloten grenzen, gesloten fabrieken en transportverstoringen?

EazyStocks ‘risk of run out rapport’ over het risico van stockouts, laat zien wanneer je voorraad opraakt. Als je dat rapport gebruikt, kun je slim omgaan met de resterende voorraad; bijvoorbeeld door een deel ervan te reserveren voor belangrijke klanten.

Ook wanneer de leveringen weer normaal beginnen te verlopen, kan EazyStock je helpen. Het helpt je te beslissen wat je nodig hebt om te voldoen aan de toenemende vraag naar producten die een tijd moeilijk verkrijgbaar waren.

EazyStock heeft ook een dynamische doorlooptijdfunctionaliteit die variaties in productdoorlooptijden kan volgen. Hierdoor krijg je inzicht in de prestaties van je leveranciers (op basis van werkelijke leveringsgegevens). Dit is handig als je leveranciers weer normaal gaan leveren.

Het is duidelijk dat, terwijl we midden in de pandemie zitten, we met leveranciers te maken hebben met een inconsistent aanbod en de cijfers misschien niet 100% betrouwbaar zijn – dingen veranderen elke dag. Maar alle gegevens kunnen waarde toevoegen. Zelfs als de huidige dynamische doorlooptijd niet klopt, is misschien de langste doorlooptijd van de afgelopen acht weken nuttig voor een worstcasescenario-planning.

Veel bedrijven zien de vraag drastisch dalen. Hoe kan EazyStock in deze situatie helpen?

Sommige sectoren worden hard getroffen. De vraag naar producten valt volledig weg of is sterk gedaald. In zo’n situatie identificeert EazyStock de overtollige voorraad, zodat je een plan kunt maken. Onder normale omstandigheden zou je de overtollige voorraad willen verkopen voordat deze verouderd raakt. Gezien de huidige omstandigheden wil je die voorraad misschien aanhouden totdat alles weer een beetje normaal verloopt. Als je de waarschijnlijke niveaus van overtollige voorraad kent, kun je een plan maken voor het opslaan van deze producten. Zo krijg je goed in beeld wat het betekent om die hoeveelheid werkkapitaal vast te houden in voorraad die je waarschijnlijk niet binnen afzienbare tijd zult verkopen.

Om te helpen bij werkkapitaalproblemen, kan EazyStock verschillende voorraadpolicy’s simuleren. Dit betekent dat je ‘wat-als-scenario’s’ kunt modelleren: ‘Wat als ik stop met het op voorraad houden van een specifieke groep producten? Wat betekent dat voor mijn totale voorraadinvestering?’ Dit type bedrijfsmodellering is erg handig als de financiële middelen beperkt zijn.

Andere bedrijven zien grote stijgingen in de vraag. Heb je tips om deze te beheren?

Voor sommige bedrijven stijgt de vraag enorm. Ook hier vertelt het ‘risk of run out rapport’ in EazyStock je wanneer er te weinig voorraad is van specifieke producten. Het systeem waarschuwt ook wanneer de vraag afwijkt van de prognoses, zodat je snel potentiële pieken kunt herkennen en proactief actie kunt ondernemen.

Hoe kunnen klanten problemen oplossen met onzekere doorlooptijden van leveranciers en het onvermogen van sommige leveranciers om bestellingen uit te leveren?

We hebben al gewezen op de dynamische doorlooptijd en het ‘risk of run out rapport’. Beide rapporten belichten de producten die de meeste problemen met toelevering hebben. Als er bijvoorbeeld elke week één bepaald artikel verschijnt in het ‘risk of run out rapport’, dan weet je dat je leveranciers een groot probleem hebben met dit product. Dat is het goed om met je leverancier te overleggen of om naar alternatieve leveranciers te gaan zoeken.

EazyStock heeft ook een orderplanning die bestellingen in de toekomst kan projecteren – de meeste bedrijven kijken 12 maanden vooruit. Hoewel het onwaarschijnlijk is dat dit nu voor je hele assortiment zeer nauwkeurig is, zijn er mogelijk producten waar nog steeds een consistente vraag naar is. Voor deze producten kun je het schema naar je leveranciers sturen en vervolgens je tijd besteden aan de meer uitdagende producten in je portfolio.

Wat als klanten voorraad hebben, maar deze op een verkeerde magazijnlocatie staat vanwege plotselinge veranderingen in vraag en aanbod? Hoe kan EazyStock dan helpen?

EazyStock zal automatisch het voorraadbeleid in je magazijnen wijzigen als de vraag op verschillende locaties verandert. Op deze manier hoef je niet te veel na te denken over hoe je de voorraad over de magazijnen moet verdelen.

Voor veel bedrijven is het vrij waarschijnlijk dat klanten andere producten nodig hebben dan voorheen. Wat heb je nodig om die verandering zo soepel mogelijk te laten verlopen?

Je hoeft niet veel te doen als je EazyStock gebruikt. Het systeem wijzigt automatisch het voorraadbeleid, de veiligheidsvoorraadniveaus en de bestelpunten voor je. Dit betekent dat je je tijd en middelen kunt besteden aan andere, urgentere zaken om je bedrijf weer op de rails te krijgen.

Een slotopmerking?

Het is erg moeilijk om je voor te bereiden op een buitengewone situatie als deze en EazyStock is geen wondermiddel. Vanuit voorraadperspectief zijn onze klanten uitgerust met een proactief, intelligent systeem om deze ongekende tijd zo goed mogelijk het hoofd te bieden. Onze consultants en partners zijn er ook om te helpen. We doen er alles aan om onze klanten te helpen om deze situatie te doorstaan.