Von Überbeständen zu mehr Warenverfügbarkeit
Die Deutsche Augenoptik AG (DAO) ist ein mittelständisches Unternehmen mit einer langen Tradition in der Optik-Branche. Seit über 20 Jahren befindet sie sich in Familienbesitz und ist als verlässlicher Anbieter kontinuierlich auf dem deutschen Markt gewachsen.
Das Unternehmen mit Hauptsitz im schwäbischen Mühlacker beschäftigt derzeit rund 100 Mitarbeiter, um hochwertige Produkte und Dienstleistungen für die optische Industrie herzustellen.
Die DAO bietet mehr als 25.000 Produkte an, darunter Brillengläser, Werkstattgeräte und optische Geräte. Besondere Highlights sind die PERFORMER-Sportkollektion und das 3D-Refraktionssystem PolaSkop3D. Zusätzlich bietet die DAO gewisse Dienstleistungen an wie Gläserbearbeitung, das Mieten von Geräten und Schulungen.
Als Robin Hinze die Position des Einkaufsleiters bei DAO antrat, stand er schnell vor großen Herausforderungen in der Bestandsverwaltung des Unternehmens. Das firmeneigene ERP-System, auf das sich DAO zuvor verlassen hatte, erwies sich als unzureichend, um die steigenden Anforderungen an Effizienz und Genauigkeit im Einkaufsprozess zu erfüllen. Eine gründliche Analyse des Lagerbestands des Unternehmens ergab, dass von den ehemals 32.000 Artikeln der DAO mehr als 17.000 als Überbestände einzustufen waren, was bedeutete, dass sie seit mehr als einem Jahr auf Lager waren, jedoch nicht bewegt/abgesetzt wurden.
Dies erhöhte nicht nur die Lagerkosten, sondern blockierte auch den verfügbaren Platz für die umsatzstarken Produkte des Unternehmens.
Während die Kunden in der optischen Industrie eine hohe Produktverfügbarkeit erwarten, hat die DOA bei wichtigen Produkten wie ihren verkaufsstärksten Standardlinsen nur eine tatsächliche Verfügbarkeit von 96 % erreicht.
Robin erkannte, dass eine leistungsstarke, externe Software zur Bestandsoptimierung erforderlich war, um die Ziele besser zu erreichen und die Kosten zu senken. Das Unternehmen sah drei große Herausforderungen, die es zu bewältigen galt:
Das DAO-Lager war überfüllt, wodurch kein Platz mehr für die A-Artikel – die am meisten nachgefragten Artikel des Unternehmens – zur Verfügung stand.
Während der COVID-Pandemie wurde deutlich, wie viel Kapital in den Lägern der DAO gebunden war, insgesamt über 4 Mio. Euro. Um die Flexibilität zu erhöhen und die Kosten langfristig zu senken, war die DAO gezwungen, durch eine effizientere Bestandsverwaltung Betriebskapital freizusetzen.
Mit nur vier Mitarbeitern im Einkaufsteam wurde es immer schwieriger, das umfangreiche Produktsortiment des Unternehmens zu verwalten. Robin benötigte eine effiziente Softwareunterstützung, mit der die Einkaufsprozesse automatisiert und optimiert werden konnten, um den Arbeitsaufwand zu verringern und sowohl Zeit als auch Kosten zu sparen.
Durch die Identifizierung dieser zentralen Herausforderungen war die DAO in der Lage, eine Lösung zu finden, die die Ziele des Unternehmens in Bezug auf die Bestandsoptimierung unterstützen und gleichzeitig die Kosten senken und Ressourcen für das Wachstum freisetzen konnte.
Nach einem gründlichen Evaluierungsprozess entschieden sich Robin Hinze und sein Team für die Implementierung von EazyStock als Bestandsoptimierungslösung, unterstützt durch den EazyStock-Partner Systempilot als Implementierungspartner. EazyStock bot die Funktionalität, die die DAO benötigte, um ihre ambitionierten Ziele bei der Bestandsoptimierung zu erreichen, und Robin Hinze schätzte die Möglichkeit eines schnellen Return on Investments.
Mit der Einführung von EazyStock erzielte die DAO beeindruckende Ergebnisse, die alle gesetzten Ziele und wesentlichen Performance-Kennzahlen übertrafen:
Innerhalb von 18 Monaten verringerte die DAO ihre Lagerbestände um 38 % und erreichte damit den niedrigsten Stand seit über zehn Jahren. Robin merkt an: “Wir konnten unsere Bestände auf ein gesundes Maß reduzieren, ohne die Lieferfähigkeit zu beeinträchtigen. Die Bestandskosten sind jetzt auf dem niedrigsten Stand seit einem Jahrzehnt, was bedeutet, dass wir uns von den Auswirkungen der Pandemie erholt und eine langfristige, nachhaltige Bestandsstrategie entwickelt haben.”
Die Lagerauslastung stabilisierte sich auf ein optimales Niveau von etwa 80 %. Robin erklärt: “In der Vergangenheit mussten wir ständig Paletten umstellen, um Platz für neue Lieferungen zu schaffen. Jetzt haben wir genügend Platz, um größere Liefermengen reibungslos entgegenzunehmen.”
Durch den Abbau von Überbeständen hochpreisiger Geräte und die Konzentration auf die Erhöhung der Verfügbarkeit volumenstarker Artikel wie Standardobjektive konnte die DAO eine Verfügbarkeit von 95% über alle Produktgruppen hinweg erreichen.
Gemeinsam mit Systempilot entwickelte die DAO einen Leitfaden für das Bestandsmanagement, der die Verwaltung verschiedener Produktkategorien vereinfachte. “Standardgläser sind für uns von enormer Bedeutung. Die Gewährleistung ihrer Verfügbarkeit ist für die Kundenbindung absolut entscheidend,” sagt Robin.
Mit Hilfe von EazyStock erhält DAO nun täglich einen Überblick über den Lagerbedarf, was bisher zu zeitaufwendig war um ihn regelmäßig zu aktualisieren. Robin erklärt: “EazyStock ermöglicht es uns, schneller und flexibler zu arbeiten. Unser Team hat ein besseres Verständnis für die Bestandsverwaltung und kann sich auf die automatischen Bestellvorschläge verlassen.”
EazyStock erkennt automatisch abrupte Veränderungen in der Nachfrage, was früher eine eher mühsame Aufgabe war. “Es ist sehr hilfreich, Benachrichtigungen zu erhalten, wenn die Nachfrage abweicht. Wir können die Ursache schnell analysieren und entscheiden, ob dies in unserer Prognose berücksichtigt werden sollte,” sagt Robin.
Die DAO verwendet nun wichtige Performance Indikatoren wie Lagerumschlag und Lieferbereitschaft zur Überwachung der Effizienz des Lagers. Robin erklärt: “In EazyStock haben wir mit einem Mausklick Zugriff auf zuverlässige Berichte und KPIs.”
Durch den Export von Forecasts aus EazyStock ist die DAO in der Lage, ihren Lieferanten die erwarteten Bestellmengen mitzuteilen, was die Zusammenarbeit verbessert und die Beziehungen stärkt.
Robin unterstreicht den reibungslosen Ablauf des Implementierungsprozesses.
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