Voorraadplanning: meer dan alleen bestelvoorstel beoordeling

Leestijd: 4 min

Tags: Blog

Mark-Jan Photo

Mark Jan Hennink   27 februari 2015


Een ERP- of planningssysteem geeft een bestelsignaal af als de voorraad onder een bepaald bestelpunt komt. Een belangrijke taak van planners is dan ook om de bestelvoorstellen van ERP- en planningssystemen te beoordelen en hierop te handelen door ze om te zetten tot orders. Maar alleen daarmee is er nog geen sprake van een goede voorraadplanning.

In theorie is een bestelvoorstel van een ERP‑systeem een goed uitgangspunt om te bewaken dat er geen tekort aan voorraad ontstaat. Het bewaken van de kwaliteit van het bestelvoorstel is veel complexer en vraagt meer dan het omzetten van bestelvoorstelregels naar een inkooporder. Er zijn veel factoren waardoor de kwaliteit van het bestelvoorstel onder de maat is: slechte datakwaliteit en parameterdefinities die tekortschieten, een tijdelijke actie of trend waar het systeem geen weet van heeft, een productintroductie etc. Opvallend is dat veel planners de bestelvoorstellen (te vaak) wijzigen zonder te kijken naar de achterliggende oorzaak. Waarom pas ik het bestelvoorstel aan? Iets waar in de dagelijkse activiteiten van een planner veel tijd in gaat zitten. Maar door niet naar de oorzaak te kijken en in te grijpen, zal de kwaliteit van het bestelvoorstel niet verbeteren.

De slow movers en fast movers

ABC Analysis Diagram

Een artikel kan in tal van verschillende categorieën ingedeeld worden. In de basis kan er een tweedeling worden gemaakt: ‘slow movers’ en ‘fast movers’. Een bedrijf zou eigenlijk niet om hoeven te kijken naar fast movers. Er is voldoende vraag naar en deze artikelen lopen met een regelmatig patroon door. De voorspelbaarheid is goed en bestelvoorstellen zijn goed te berekenen. Een paar artikelen meer of minder heeft nagenoeg geen invloed op de voorraadbeschikbaarheid. Ook incourantheid is minder aan de orde. Het probleem treedt meer op bij de slow movers: artikelen met een lage omloopsnelheid of een instabiel afzetpatroon. De afzet van deze groep is minder goed te voorspellen, waardoor bestelsignalen minder accuraat zijn. Deze artikelen zorgen dan ook voor rente-, ruimte- en risicokosten en een hogere foutkans. Slow movers vormen al gauw een blok aan het been van de logistiek manager.

Wij stellen vast dat de risico’s voor (dure) slow movers het grootst zijn. Het is dus wenselijk dat deze artikelen aan een planner getoond worden ter controle. De waarschijnlijkheid dat de bestelling moet worden gewijzigd, is hoger. In verhouding zijn er aan de fast movers een stuk minder risico’s verbonden. De focus van inkoop bij de beoordeling van het bestelvoorstel zou moeten liggen op de slow movers en op artikelen met een onregelmatig patroon. Hoe hoger de waarde van het product, hoe meer aandacht eraan geschonken moet worden. In de praktijk wordt ook veel aandacht gegeven aan fast movers. Dit komt doordat het in een bestelvoorstel onvoldoende inzichtelijk is tot welke categorie een product behoort of doordat de kwaliteit van het bestelvoorstel voor fast movers door eerdergenoemde oorzaken onder de maat is.

Oorzaak van de controle en wijzigingen

Vaak zullen de planners dagelijks lange lijsten met bestelvoorstellen langslopen die verkeerde informatie tonen en waar veel handmatig op ingegrepen moet worden. Zoals gezegd ligt hieraan ten grondslag dat de voorraadparameters niet goed zijn, de datakwaliteit onvoldoende is of dat er belangrijke functionaliteit voor voorraadbeheer mist in het ERP‑systeem. Zelfs al is de systeeminrichting goed, dan nog worden er vrij veel wijzigingen doorgevoerd. Een mogelijke reden hiervoor is dat planners artikelen die ze goed kennen langs zien komen en bewust of onbewust een onderbuikgevoel meenemen in hun planning. Terecht of onterecht denken zij door een wijziging waarde toe te kunnen voegen.

Planners en inkopers besteden dan ook te veel tijd aan voorstellen en artikelen waar weinig tot geen waarde aan toegevoegd kan worden. Hoe kan dit proces beter geregeld worden?

Mogelijke oplossing

Een voor de hand liggende, maar effectieve oplossing zou zijn om de meeste bestelvoorstellen/orderregels (met name de goedkope fast movers) direct en automatisch door te zetten en niet meer aan de planner te tonen.

Deze methode vraagt wel wat van het ERP- of planningssysteem:

  • De datakwaliteit moet toereikend zijn. Te veel, te oude of foutieve data kan bij verdere automatisering nare gevolgen hebben.
  • De voorraadparameters moeten goed ingesteld zijn, voor een betere kwaliteit van de bestelsignalen.
  • Het systeem moet in staat zijn een bestelvoorstel op basis van historische afzet te kunnen genereren en het dient mogelijk te zijn processen te definiëren waarmee heel duidelijk wordt welke bestellingen doorgezet mogen worden en welke aandacht vragen.

Management by exception

Hoe is dit te realiseren? Door middel van ‘management by exception’, ook wel uitzonderingsmanagement genoemd. De groep artikelen waar aandacht aan geschonken moet worden bij de inkoop, moet te onderscheiden zijn van de groep met een regelmatig afzetpatroon. Bedrijven moeten ernaar streven deze lijst van ‘aandachtsartikelen’ zo klein mogelijk te maken.

voorraadplanning

 

Na het opschonen van data en een revisie van de parameters is het voor een organisatie mogelijk om meer vertrouwen op de systemen te leggen. Zo zullen de orderregels minder controle behoeven en hoeft er alleen nog maar op de uitzonderingen gelet te worden. De kunst is deze uitzonderingen te identificeren en kenbaar te maken aan uw planners en inkopers. Indien uw ERP niet de mogelijkheden biedt om dit te realiseren, kan voorraadoptimalisatiesoftware zoals EazyStock uitkomst bieden.

Een dergelijke aanpak zal al snel een reductie in werk en voorraad met zich meebrengen. De capaciteit die overblijft, kan beter worden gebruikt om de datakwaliteit en ‑consistentie op peil te houden en uw servicelevels omhoog te brengen.

Bent u geïnteresseerd in een goede voorraadanalyse?




Vraag een gratis demo aan