TerraSana går från Excel till optimerade inköp med EazyStock
TerraSana är en nederländsk återförsäljare av ekologiska livsmedel. Sortimentet, som säljs i nischade ekobutiker i över 40 länder runtom Europa, består av över 400 hälsosamma produkter så som till exempel olika typer av nötsmör, lönnsirap, bröd, müsli, bär, nötter och orientaliska livsmedel.
Den snabba tillväxt som skett inom ekologiska livsmedel gjorde att TerraSana ställdes inför en rad nya utmaningar och ett behov av att automatisera sina inköpsprocesser.
TerraSanas produkter produceras av små familjeföretag och jordbrukare från olika delar av världen. Vissa av varorna är färdiga för konsumtion vid leverans, andra bearbetas och paketeras vid deras centrallagret i Leimuiden därifrån de färdiga produkterna sedan levereras ut till butiker. Rättvis, hållbar produktion och rena ingredienser av hög kvalitet är ingenting man tummar på vilket gör att en god relation till producenterna är viktig.
Utmaning: En snabb ökande efterfrågan på ekologiska produkter
Marknaden för ekologiska och hållbara varor har växt explosionsartat de senaste åren och här typen av artiklar är numera en del av standardsortimentet hos Europas stora livsmedelskedjor. Snabb tillväxt är naturligtvis positivt men det kommer inte utan utmaningar.
” I takt med att företaget växte blev även vårt lager allt större. Ganska snart blev det alltför komplext att hantera med hjälp av enbart affärssystem och Excel. Vi köper ingredienser från hela världen och ledtiderna kan variera kraftigt; allt ifrån ett par veckor till uppemot 100 dagar. Vi insåg snart att vi behövde bättre kontroll och styrning av vårt lager. Och när vi började leverera till större och mer professionella livsmedelskedjor ökade även förväntningarna på snabba och pålitliga leveranser. Så det var även viktigt att hitta ett system som kunde automatisera så mycket som möjligt för att undvika fel som så ofta sker när man hanterar stora mängder data manuellt,” berättar Wouter van der Zwaan, Finans & IT Manager på TerraSana.
Lösning: Mer effektiva inköp med EazyStock
TerraSana beslutade sig för att implementera EazyStock, en lösning för lageroptimering som genererar dagliga och optimerade beställningsförslag baserade på statistiskt beräknade efterfrågeprognoser, optimerade lagernivåer och säkerhetslager för alla artiklar, inkommande leveranser och mycket mer. Alla lagerparametrar räknas ut automatiskt och uppdateras regelbundet för att användaren ska nå sitt servicegradsmål.
En annan populär funktionalitet i EazyStock är ’order fill-up’, som hjälper TerraSana möta leverantörernas krav på minsta beställningskvantiteter, värden, volymer och vikter. Funktionen kan även användas för att fylla upp containrar på ett så effektivt sätt som möjligt.
”Med hjälp av EazyStock kan vi identifiera skillnaden mellan våra optimala beställningsvolymer och våra leverantörers minimikvantiteter. Om skillnaden är stor kan vi ofta förhandla och komma fram till en lösning så att vi undviker att köpa på oss alltför stora volymer” fortsätter Wouter.
Efterfrågan på ekologiska produkter växer i snabb takt och att få tag i tillgängliga containrar är för TerraSana liksom för många andra företag en utmaning.
Containerbristen gör att TerraSana riskerar få brist på varor som man inte kunnat skeppa i tid. ’Risk of runout’-rapporten i EazyStock kommer väl till pass för att så tidigt som möjligt kunna hantera slutsålda artiklar och kommunicera med kunder så att de vet när produkterna väntas finnas inne igen. Kunderna uppskattar den tydliga och transparanta kommunikationen och säljteamet upplever att relationerna stärks när dom kan ha en mer öppen och proaktiv dialog.
Resultat: EazyStock för produktionsplanering
EazyStock är en mjukvara för lageroptimering, inköp och efterfrågeprognostisering som tar med säsongsvariationer, kampanjer och leverantörsledtider i beräkningarna för att kunna ge användaren korrekta inköpsförslag. Algoritmerna förbättrar servicegraden utan att bygga på lagret. Wouter avslutar:
”Vi har nu börjat länka våra säljprognoser med EazyStocks efterfrågeprognoser och kommer börja använda det till produktionsplanering. Prognoserna och inköpsförslagen för råmaterial kommer matchas till efterfrågan på de slutliga produkterna så att vi inte riskerar produktionsstopp på grund av att delar saknas i lager.”
TerraSana kom tidigt i kontakt med SucceedIT, en EazyStockpartner som specialiserar sig på effektivisering med hjälp av Microsoft Dynamics NAV och Business Central. SucceedIT var ett stöd genom implementeringen som gick snabbt och smidigt.
”Samarbetet med SucceedIT var väldigt fint, vi upplevde dem som transparanta och tydliga, vilket är oerhört skönt när du ska implementera ett nytt system. Konsulten var väldigt kunnig och alltid tillgänglig för att svara på våra frågor. Vi har fortfarande kontakt, långt efter implementationen, vilket känns som ett bra stöd och komplement till den annars väldigt bra EazyStock-supporten,” – avslutar Wouter van der Zwaan, Finans & IT Manager på TerraSana.
