10 viktiga KPI:er för lagerhantering  och inköp

Nyckeltal för att mäta lager- och inköpseffektivitet

Att hantera lager på ett effektivt sätt är komplext. Flertalet aktiviteter, processer och personer är involverade i att beställa, ta emot, lagerhålla, plockning och skicka artiklar med det gemensamma målet att hålla kunder nöjda med rätt beställningar i rätt tid. 

Nyckeltal (KPI:er) för lagerhantering är viktigt eftersom det hjälper verksamheter att analysera och förstå hur resultatet påverkas av dessa olika aktiviteter och processer. Med uppföljning och förståelse av sina nyckeltal blir det lättare att identifiera förbättringsområden för att fatta strategiska, datastyrda beslut. 

Med en mängd nyckeltal tillgängliga inom lager och inköp att hålla koll på. Det är därför viktigt att säkerställa att ni använder rätt nyckeltal för just er verksamhet för att uppnå maximal effektivitet. Detta är de 10 KPI:erna vi rekommenderar att ni håller koll på.  

Hur väljer du rätt KPI:er?  

När du definierar era mål och nyckeltal måste du se till målen har betydelse och kan fungera som verktyg för er verksamhet. Se nedan några riktlinjer för hur man sätter upp bra KPI:er: 

• Välj nyckeltal som ger värde och användbar information om hur du kan förbättra din lagerhanteringseffektivitet. 
• Säkerställ att alla nyckeltal bidrar till din organisations övergripande strategiska mål oavsett om det är ett mål först och främst kopplat till kundservice, tillväxt eller försäljning. 
• Fokusera inte bara på din inre miljö. Tänk på dina kunder och deras nöjdhetsnivåer så att du kan säkerställa deras avkastningsaffärer. 
• Kolla vilka av dina system som kan tillhandahålla vilka nyckeltal, finns de tillgängliga i ditt WMS eller affärssystem?  

Så tar du fram dina nyckeltal för lagerhantering och inköp

Nyckeltal bör följa “SMART-konceptet” och undvika att vara för breda eller svåra att mäta. SMART-konceptet går ut på att mål ska vara Specifika, Mätbara, Accepterat, Relevanta och Tidsatta. Till exempel, istället för att säga “vi vill öka vår lageromsättning” så bör samma mål omformuleras till “vi vill öka lageromsättningen med X% till slutet av detta år”.

Nyckeltal kommer att påverka hur dina anställda presterar i sina roller. Säkerställ därför att de mätvärden du väljer främjar samarbetsvilja (snarare än konkurrens mellan avdelningar) och bidrar till medarbetarnas motivation. 

När dina KPI:er är på plats, glöm inte att de måste följas upp och regelbundet kommuniceras ut till alla i din verksamhet. Anställda behöver förstå dess betydelse och hur nyckeltalen individuellt påverkas av deras egna prestationer. 

Förslag på 10 nyckeltal inom lagerhantering och inköp

1. Lageromsättningshastighet (inventory turnover ratio)

Lageromsättningshastighet mäter hur snabbt lager säljs och ersätts, eller omsätts, under en fördefinierad tidsperiod (vanligtvis under ett år). 

Den vanligaste formeln för att räkna ut lageromsättning är: 

Lageromsättningshastighet = Kostnad för sålda varor/Genomsnittligt lagervärde

Genomsnittligt lagervärde = (Ingående lagervärde + Utgående lagervärde)/2

Lageromsättningshastighet är en bra indikator på effektiviteten i dina lagerhanteringsprocesser. En högre omsättning innebär generellt sett högre effektivitet. Var dock försiktig med att sänka lagernivåerna utan att utföra en ordentlig analys över hela lagret för att förbättra din omsättningshastighet, eftersom detta kan ske på bekostnad av orderuppfyllelsen. Ni kan fördjupa er ytterligare i vår eGuide “7 sätt att öka lageromsättningen”.  

2. Lager i förhållande till försäljning (stock to sale ratio)

Lager i förhållande till försäljning jämför mängden lager du har tillgänglig för försäljning med det du redan har sålt för att utvärdera dina lagernivåers hälsa. 

Du kan använda detta förhållande för att finjustera dina lagernivåer så att de kontinuerligt optimeras, vilket kan leda till minskade lagerhållningskostnader, förbättrat kassaflöde, bibehållande av höga marginaler och minimering av lagerbrister. 

Formel för att räkna ut lager i förhållande till försäljning:  

Lagervärde / Försäljningsvärde 

3. Försäljningshastighet (Sell-through rate)

Försäljningshastigheten jämför det totala sålda lagret med det totala lagret som tas emot från en leverantör. Detta kan hjälpa dig att bedöma noggrannheten i dina efterfrågeprognoser, framhäva populära produkter och minska lagerhållningskostnaderna. Alla dessa faktorer bidrar till att förstå effektiviteten i er leverantörskedja. 

Försäljningshastigheten jämför det totala sålda lagret med det totala lagret som tas emot från en leverantör. Detta kan hjälpa dig att utvärdera noggrannheten i dina efterfrågeprognoser, lyfta fram populära produkter och minskar lagerhållningskostnader. Alla dessa faktorer bidrar till att förstå effektiviteten i er leverantörskedja.  

Försäljningshastighet beräknas enligt formeln:

(Sålda enheter / Mottagna enheter) x 100

4. Prognosnoggrannhet (demand forecast accuracy)

Noggranna efterfrågeprognoser är avgörande för att kunna säkerställa lagertillgänglighet, maximerad försäljningen och hålla kunder nöjda utan att bygga upp överlager. 

Detta nyckeltal analyserar hur pricksäkra dina prognoser är mot den faktiska försäljningen. Om glappet mellan prognosen och utfallet i försäljningen är litet så indikerar det att din efterfrågeprognos är pricksäker. Ju noggrannare dina efterfrågeprognoser är, desto bättre är din lageromsättningshastighet och vilket också ger möjlighet till sänka transportkostnader. 

Efterfrågeprognoser kan sättas av säljavdelningen baserat på kvalitativ data eller historiska försäljningssiffror. Statistiska efterfrågeprognoser som även tar hänsyn till efterfrågetyper, trender och säsongsvariationer tenderar dock att vara mycket mer pålitliga. 

Det finns många formler för att beräkna prognosnoggrannhet, eller prognosfel, inklusive MAPE (the Mean Absolute Percent Error) och MAD – (the Mean Absolute Deviation) – se vårt blogginlägg om beräkning av prognosfel för de specifika beräkningarna. 

Även om ett affärssystem till viss del kan innehålla funktionalitet för efterfrågeprognoser, är vår rekommendation att överväga att investera i en programvara för lageroptimering. En mjukvara för efterfrågeprognoser kommer inte bara dynamiskt att prognostisera din efterfrågan, utan också blicka längre in i framtiden, och ta hänsyn till ledtider och potentiella lagernivåer. 

3. Restorderhastighet (backorder rate)

Detta nyckeltal för lagerhållning håller reda på antalet försenade beställningar orsakade av lagerbrist. Den visar andelen beställningar som inte kan uppfyllas vid den tidpunkt då en kund vill göra en beställning.

En hög restorderfrekvens kan indikera att du har dåliga efterfrågeprognoser och planering, vilket påverkar kundnöjdheten negativt. Restorderhastighet beräknas enligt nedan formel:

Restorderhastighet = (antal ej levererade beställningar/totalt antal beställningar)/100

Om dina beställningar ofta innehåller flera rader och försändelser så kan du också gå igenom de faktiska orderraderna för mer precision.

4. Lagerhållningskostnad (carring cost for inventory)

Lagerhållningskostnad innefatta alla omkostnader (många är dolda) som uppstår genom lagerhållning av artiklar. Dessa kostnader inkluderar:

• Kapitalkostnader – alla kostnader relaterade till investeringen i att köpa artiklar, t.ex. den faktiska kostnaden för artikeln, räntan på rörelsekapitalet och alternativkostnaden för det investerade kapitalet.
• Kostnader för lagerlokaler – en kombination av lagerhyran och bolåne- och underhållskostnader för lokalen – såsom belysning, värme och luftkonditionering.
• Kostnader för lagerservice – dessa inkluderar försäkring, säkerhet, IT-hårdvaror och kostnaden för fysisk hantering av artiklar.
• Kostnader för lagerrisk – kostnader som täcker risken för att artiklar tappar i värde när de lagras, minskas eller blir inkuranta.

Lagerhållningskostnader beräknas genom att summera ovanstående omkostnader och dividera med den genomsnittliga årliga lagerkostnaden. Transportkostnaderna uttrycks i procent och värdena varierar vanligtvis i genomsnitt mellan 15-20%.

Effektivare lager- och inköpsprocesser hjälper till att förbättra detta nyckeltal. Om du kan hålla artiklar i rörelse genom ditt lager och undvika överskott och inkurant lager, kommer ditt nyckeltal för lagerhållningskostnad att vara i gott skick!

5. Ordercykeltid (order cycle time)

Ordercykeltiden mäter tidsperioden mellan beställningar hos din leverantör till utleverans. Ger inblick i ledtiderna och snabbhet i leveransen vilket kan korrelera med kundnöjdheten.

Genom att analysera detta nyckeltal kan du förstå hur effektivt du förbereder och behandlar dina beställningar. Om du har effektiva processer eller automatisering bör du kunna hantera beställningar mer frekvent. Ju oftare du beställer, desto mindre lager behöver du hålla, vilket minskar fraktkostnaderna och förbättrar din omsättningshastighet.

Påfyllning kan dock begränsas av dina leverantörers beställningsbestämmelser när det gäller beställningsfrekvens och krav på minsta minsta beställningskvantitet..

6. Andel returer (rate of return)

Detta enkla nyckeltal mäter procentandelen av beställningar som returneras med hjälp av formeln:

Andel returer = (Antal returnerade enheter/Antal sålda enheter) x 100

Generellt vill man hålla detta nyckeltal så lågt som möjligt, eftersom det annars kan indikera kvalitetsproblem eller missbelåtenhet från kunder. Dock, inom vissa branscher, i synnerhet inom detaljhandeln, har antal returer ökat kraftigt på senaste år då det gjorts lättare tillgängligt för konsumenter.

För att effektiv mäta nyckeltalet andel returer bör man därför bryta ner och dela in returerna utefter olika retur-anledningar. På så vis kan du kategorisera in om returen berodde på att artikeln felaktig skickats eller om det var konsumenten som beställde flera av samma artikel för att utnyttja sin retur-policy.

7. Plock-, packnings- och leveransprecision (Order pick, pack and dispatch accuracy)

Dessa nyckeltal för lagerhantering kan vara så övergripande eller specifika som du och ditt affärssystem tillåter. Processen att lokalisera artiklar, packa och skicka dem är kärnverksamheten för de flesta lager och därför är kontroll av effektiviteten i varje steg viktigt för att identifiera förbättrad produktivitet.

Nyckeltal för plock-, packnings- och leverans kan avslöja var din lagerprocess är särskilt stark och vart det krävs förbättringar.

8. Servicenivå (Service level)

Servicenivån är ett av de viktigaste nyckeltalen för lagerhållning och inköp.