Lagerutmaningar under och efter Covid-19 pandemin

Coronapandemin har blottlagt många svagheter i logistikkedjor världen över. Oförutsägbara kundbeteenden, osäkra leveranser, transportkostnader som skjutit i höjden och interna kapacitetsproblem är några av alla de utmaningar distribuerande företag stått inför de senaste månaderna.

Det börjar redan nu bli tydligt att företag som snabbt lyckats anpassa sina processer till den nya, osäkra situationen ligger steget före sina konkurrenter när samhällen och gränser sakteligen börjar öppna upp.

En utveckling vi tydligt ser är att verksamheter av alla storlekar vänt sig till teknologi av olika slag i en helt ny utsträckning. Vissa har länge haft digitaliseringsplaner som nu med raketfart implementerats, andra har tvingats tänka helt nytt. Oavsett kommer de nya digitala verktygen förändra arbetssätt för all framtid.

Mjukvara specialiserad på lager- och inköpsoptimering är en viktig pusselbit, avgörande för att hjälpa inköps- och lagerteam förstå hur utbud och efterfrågan påverkas och kunna hantera konsekvenserna. Ett lageroptimeringsverktyg möjliggör även effektivare arbetssätt och hjälper beslutsfattare på alla nivåer ta snabba beslut grundade i uppdaterad data.

Det här är den första bloggposten i en serie där vi kommer att gå igenom olika sätt som inköps- och lagerteam kan använda lageroptimeringsverktyg för att hantera effekterna av coronaviruset, både på kort och längre sikt. Posterna kommer att fokusera på efterfrågeprognoser, leverantörshantering och lagerplanering men börjar här med en överblick av alla tre delar.

Bli mer effektiv med automatiserade beräkningar

Inköpare och planerare lägger ofta orimligt mycket tid på att manuellt beräkna prognoser, omsättningshastighet, säkerhetslager och beställningspunkter. Resultaten behöver analyseras, mätas och parametrar kontinuerligt uppdateras. Det är en ständig process utan slut.

Även i de mest sofistikerade affärssystemen (ERP) och lagersystemen (WMS) behöver parametrar för prognoser och återanskaffning uppdateras manuellt för att man sedan ska kunna automatisera delar av processerna. Men när vi står inför faktumet att effektiva men sköra, globala logistikkedjor brister, behövs all tid för att försöka hitta nya strategier framåt. Och här är automatisering en viktigt komponent.

Eran där excel används för allt ifrån rapportering till dataanalys är över. Organisationer väljer i stället specialiserade mjukvaror med långt större kapacitet för att kunna hänga med i den snabba utvecklingen. Detta gäller på alla plan – från finansiell analys till digital marknadsföring. Och det är hög tid att lager- och inköpsteam hoppar på tåget.

Såhär funkar mjukvara för inköps- och lageroptimering

Optimeringsverktyg, som EazyStock, integrerar med affärssystemet och skapar avancerade efterfrågeprognoser, beräknar mycket du optimalt ska ha i lager för att nå dina servicegradsmål och automatiserar återanskaffning baserat på optimerade inköpsförslag. Faktorer såsom säsongsvariationer, kampanjer, lagerstrategier, mål för servicegrad, leverantörsledtider och interna begränsningar tas med i beräkningarna.

Baserat på allt detta beräknas beställningspunkter/kvantiteter och systemet generera dagliga listor med orderförslag som skickas tillbaka till affärssystemet för att slutligen bli till inköpsordrar.

Ett lageroptimeringsverktyg gör grovjobbet så att du kan hantera avvikelser och lägga tid på de fall som behöver mänsklig inblandning. Detta kan till exempel vara att hantera plötsliga förändringar i efterfrågan eller leverantörsstörningar.

Här är några konkreta sätt på vilka lageroptimeringsmjukvara kommer hjälpa dig hantera utmaningarna i coronavirusets spår.

1. Efterfrågeprognostisering när osäkerheten på marknaden är stor

Ett verktyg som EazyStock använder statistiska metoder för beräkning av prognoser av varje artikel i lager. Dessa beräkningar blir väldigt mycket mer exakta än ett 30-dagars rullande medelvärde som annars är ett vanligt, och enklare sätt att beräkna efterfrågan. Den metoden fungerar endast då efterfrågan är stabil, vilket ju är långt ifrån fallet just nu.

EazyStock, å andra sidan, klassificerar automatiskt samtliga artiklar i nio olika efterfrågetyper baserat på dess efterfrågemönster. Systemet använder sedan den algoritm som är mest lämpad för att få en så exakt prognos som möjligt på varje produkt.

2. Identifiera plötsligt förändringar i efterfrågan

Allt eftersom länder fortsätter att modifiera restriktioner och rekommendationer blir det viktigare att hålla noggrann koll på hur olika produkter och artikelgrupper trendar, för att kunna matcha lagernivåerna med dina kunders faktiska efterfrågan.

Ett bra verktyg kommer att identifiera trenderna direkt och snabbt justera prognoserna för alla artiklar. När marknaden är såhär volatil kan efterfrågan på vissa produkter skifta från dag till dag, tex efter besked från myndigheter eller media. Har man inte full koll är det lätt att börja bygga upp dyra överlager som kan var svåra att bli av med.

3. Kombinera kvantitativa med kvalitativa data

Oavsett hur avancerade algoritmer man använder kommer alltid kvalitativa data, såsom input från säljare, marknadsanalyser, kundundersökningar eller rapportering i media, ha en plats i arbetet med att göra efterfrågeanalyser. Uppmanar medierna att bunkra toapapper kan man nog räkna med att efterfrågan kommer att gå upp, hur ologiskt det än må vara. Använd kvalitativa data som komplement till den kvantitativa och justera prognoserna därefter.

4. Hantera otillräckliga efterfrågeprognoser

När krisen väl slår till och efterfrågevolatiliteten är ett faktum kommer du aldrig kunna uppnå 100%-igt korrekta prognoser, oavsett verktyg eller metoder. För att i största möjliga mån kompensera för detta har EazyStock inbyggda rapporter och varningar som funkar som ett skyddsnät. EazyStock kommer till exempel att:

• Mäta faktisk efterfrågan över en prognosperiod och varna när den avviker signifikant från prognosen. Dessa varningar gör att du tidigt kan undersöka orsaken och hålla ett öga på de berörda artiklarna framåt.
• Identifiera artiklar med plötsliga, kraftiga avvikelser. Med den informationen kan du undersöka vad avvikelserna beror på och avgöra om det är ett verkligt trendbrott eller en engångshändelse. Vid det senare kan du välja att inte inkludera datan i framtida prognoser, som annars hade blivit fel.
• Generera dagliga “risk-of-runout”-rapporter som varnar när en artikel riskerar att sälja slut. Du har då möjlighet att i god tid överväga olika strategier såsom att lägga undan lager till dina viktigaste kunder, eller lägga in en expressbeställning.

Optimering av lagernivåer hjälper till att förebygga brist under Coronapandemin

Tyvärr är den här krisen knappast den sista. De företag som inte redan håller noggrann koll på affärskritiska artiklar och sätter upp processer för att snabbt kunna agera vid avvikelser, kommer att behöva ändra sina arbetssätt för att hålla sig konkurrenskraftiga. Här underlättar verktyg som EazyStock och möjliggör en bättre hantering av inköp och lager, så att man i möjligaste mån undviker bristsituationer eller överlager.

Identifiera och hantera kritiskt lager

När kassaflödet är tajtare än vanligt är det extra viktigt att göra genomtänkta och kloka lagerinvesteringar som kommer att generera avkastning utan att ta upp en massa hyllplats på lagret. ABC-klassificering är en bra metod för att hitta optimala lagernivåer på alla artiklar. En ABC-analys går ut på att klassificera artiklar i A, B och C-klasser beroende på hur stort värde de tillför verksamheten. Baserat på detta kan olika lagerstrategier sättas för att tex prioritera tillgänglighet av A-artiklar (som genererar mest vinst) över B och C-artiklar.

Att göra en ABC-analys manuellt tar dock tid och med tanke på att situationen ständigt förändras behöver man regelbundet justera analysen, någonting som snabbt blir ohållbart för det flesta.

Återigen är ett verktyg som EazyStock till god hjälp då det kontinuerligt analyserar om lagret baserat på en rad parametrar såsom plockfrekvens, förbrukning, efterfrågevolym och volatilitet. Resultatet analyseras i en matris med 243 segment och baserat på detta tas den optimala lagerstrategin fram (som manuellt kan justeras vid behov) för att du ska kunna nå dina servicegradsmål. EazyStock uppdaterar denna matris dagligen, flyttar artiklar mellan kategorier och uppdaterar lagerstrategier därefter.

När lagernivåerna på det sättet dynamiskt optimeras vet du vilka artiklar du bör investera i för att få maximal ROI och samtidigt minimera risken för kostsamma överlager.

Omfördelning mellan lagerställen

När tillgången på många typer av produkter har störts är det viktigt att identifiera och nyttja befintligt lager så effektivt som möjligt. Det är inte ovanligt att man har för mycket av vissa varor på ett lager och brist på ett annat. Det är inte heller ovanligt att man rear ut överlagret i en region och köper in nytt i en annan region. EazyStock kan i stället hjälpa till att omfördela artiklar så att du nyttjar ditt lager maximalt med hälsosamma lagernivåer på samtliga ställen.

Säkra tillgången på lager trots krisande logistikkedjor

Att säkra tillgången på lager är en av de största utmaningarna för planerare i dagsläget. Även när fabriker nu börjar öppna upp och logistikkedjor i varierande takt återgår till någon typ av normalläge kan leveransproblem kvarstå.

Lageroptimeringsverktyg såsom EazyStock är designade för att hantera variationer i leverantörsledtider, övervinna störningar och säkerställa den mest kostnadseffektiva återanskaffningen.

Såhär funkar det:

1. Hantera fluktuerande ledtider

EazyStocks funktion för dynamiska ledtider hjälper till att mildra effekterna av leveransstörningar. Systemet mäter de faktiska ledtiderna och varnar när de börjar avvika från normen. Du kan då välja att antingen manuellt justera parametrar såsom beställningspunkter/kvantiteter, säkerhetslager osv, eller låta systemet uppdatera dem automatiskt.

2. Underlätta kommunikationen med dina leverantörer

En öppen och ärlig dialog med återförsäljare om deras leveransförmåga är avgörande för att hantera flaskhalsar i försörjningskedjan. Med EazyStocks beställningskalendrar kan du skapa framtida orderförslag (baserade på dina prognoser och deras ledtider) som dina leverantörer kan ta del av och ge feedback på. Där du sedan ser uppenbara risker kan du sätta plan B i verket, som att till exempel omfördela lager, höga priserna för att matcha efterfrågan eller leta alternativa leverantörer.

3. Välj rätt leverantör

Så hur vet du vilken av alla leverantörer du ska beställa från? Ofta kan du få ett lägre enhetspris hos den återförsäljare med en högre minsta orderkvantitet och längre ledtider. Och vice versa. Men i och med all osäkerhet som följer i Coronautbrottets spår kan det vara klokare att betala något mer för kortare ledtider och säkra produkttillgängligheten.

EazyStock kommer att rekommendera leverantörer som kan leverera i rätt tid på ett så kostnadseffektivt sätt som möjligt. Till exempel kommer systemet, om en artikel är nära att sälja slut, rekommendera en beställning av minsta orderkvantiteten från den återförsäljaren med kortast ledtid och resten av beställningen från en leverantör med lägre priser.

Arbeta under operativa begränsningar

I tider då många medarbetar är korttidspermitterade, jobbar hemifrån eller på andra sätt är avskärmade från resten av teamet, kan du behöva justera dina vanliga processer. Med EazyStocks beställningskalendrar kan du ange vilka dagar du vill lägga beställningar och på så sätt ta hänsyn till, både dina egna och dina leverantörers begränsgninar. Systemet räknar baserat på detta ut när du måste beställa för att hinna få in leveranserna innan du säljer slut.

Bygg en inköps- och logistikorganisation för framtiden med EazyStock

Att snabbt och effektivt kunna svara på en kris, må det vara COVID-19 eller någonting annat, är inte lätt men i många fall avgörande för ett företags överlevnad. För detta måste hela företaget, och inte minst planerings- logistik- och inköpsteam vara fokuserade och prioritera rätt. Att kunna leverera produkter som genererar intäkter när kassaflödet är tajt men samtidigt prioritera viktiga kunder är inte alltid lätt. Samtidigt är det viktigare än någonsin att lagernivåerna inte växer för mycket.

EazyStock är ett verktyg som gör grovjobbet, både mer effektivt och exakt än vad du själv mäktar med. Systemet kommer alltid att ge dig en uppdaterad, verklig bild av nuläget så att du kan fokusera på viktiga strategiska beslut, snarare än administrativa uppgifter.

Det här är inte den första krisen vi kommer att se och det är hög tid att se över verktyg och processer för att kunna klara även framtida pandemier, miljökriser, politiska svängningar eller vad vi nu har framför oss.

Kontakta oss om du vill veta mer om hur EazyStock kan hjälpa just din verksamhet komma på fötter igen. En demo är gratis och personlig, och anpassas efter din tid och dina frågor.