Hantera störningar i leveranskedjan

I vår bloggserie om lagerhantering under och efter Coronakrisen har vi hittills gått igenom hur Covid-19 påverkar efterfrågeprognoser samt hur man kan förbättra sin lagerplanering för att ha rätt produkter i lager utan att binda upp för mycket kapital.
Den här, sista bloggposten, kommer att fokusera på hantering av leverantörsstörningar när nu allt fler länder och gränser öppnar upp och vi går in i en ny, men fortsatt osäker framtid.

Globala logistikstörningar under Covid-19 pandemin

När Coronaviruset började spridas över världen tidigare i år såg många företag omedelbara störningar i leveranskedjorna. Nu, när vi närmar oss sommaren, börjar länder sakteliga öppna upp, transporter gradvis komma igång och många återförsäljare ser hur ledtider från leverantörer långsamt går mot att normaliseras. Samtidigt är osäkerheten fortfarande överhängande och ingen vet med säkerhet hur framtiden kommer att se ut. Hur kommer myndigheter världen över reagera på en eventuell andra våg? Hur påverkas konsumentbeteenden i längden när både företag och privatpersoner lagt sig till med nya vanor? Och när kommer nästa stora globala kris?

Enligt en rapport från Business Sweden och Kommerskollegium från februari i år planerade många företag att se över sina logistikkedjor redan innan Coronapandemins utbrott. Anledningen är den allt mer osäkra omvärlden där händelser som Brexit, handelskrig, skyddstullar och hot om stundande miljökatastrofer. Många experter menar att det kommer att ske ett skifte från globaliserade till regionaliserade värdekedjor för att minska riskerna och många företag ser sig om efter mer flexibilitet i inköp och återanskaffning. Dock, med många, långa, komplexa logistikkedjor redan är på plats, kan detta bli lättare sagt än gjort.

Det enda vi säkert vet om framtiden är att vi egentligen inget och det enda vi kan göra är att bygga flexibla processer och organisationer som snabbt kan reagera på nya, oväntade scenarion. Och för detta behövs investeringar i rätt personal, processer och IT-stöd så att man kan fatta datadrivna beslut som bygger på transparens och verkliga scenarion.

Här är några tips på förändringar som leder dig i rätt riktning.

Hantera leverantörer i en post-coronavärld

Kommunikation

Oavsett om du väljer att expandera ditt leverantörsnätverk eller bygga vidare på existerande relationer kommer det att bli allt viktigare att bygga och upprätthålla starka partnerskap med dina återförsäljare. Dessa relationer bygger på tre hörnstenar: data, kommunikation och transparens.

Ju mer data du kan dela med dig av om din framtida efterfrågan desto bättre. I gengäld kan du förvänta dig information om dina återförsäljares nuvarande och framtida leveransrisker och hur de jobbar tillsammans med sina underleverantörer. Om du arbetar dig igenom alla lager i leveranskedjan får du en mycket klarare bild av hur din återanskaffning kan komma att se ut framöver och eventuella störningar behöver inte komma som en total överraskning.

EazyStock kan stödja dessa processer på ett antal olika sätt:

Först och främst genererar systemet uppdaterade, detaljerade rapporter om din lagersituation, ända ner på artikelnivå. Detta hjälper dig förstå hur väl ditt nuvarande lager möter din efterfrågan, hur mycket överlager eller inkurant lager du har och vilka artiklar du riskerar att få brist på.

För det andra hjälper systemet dig att göra mer korrekta efterfrågaprognoser. I dessa tider är prognostisering svårare än någonsin i och med att historisk efterfrågedata ofta är irrelevant. Ett automatiserat verktyg som EazyStock har däremot förmågan att kunna mäta åtgången av varje produkt, löpande uppdatera alla parametrar och på så sätt snabbt reagera på förändringar. Du kan läsa mer om detta i bloggposten Efterfrågeprognostisering i Coronatider.

Beställningskalendrar är ett effektivt verktyg som skapar efterfrågeprojektioner som du kan dela med dina återförsäljare för att ge dem en klar bild över dina framtida behov, tex vilket lager du behöver ha när och hur. Om leverantörerna kan bekräfta ledtiderna kan dessa läggas till kalendrarna för en ännu mer realistisk prognos. Beväpnad med denna information kan ni komma överens om huruvida förväntningarna kommer att kunna mötas, och om inte diskutera vad ni kan göra för att lösa situationen.

Justera beräkningar för återanskaffning med varierande ledtider

Även om fabriker nu öppnar upp och leveranskedjor börjar komma igång igen, kommer förseningar fortfarande kvarstå då det tar tid att komma ikapp med produktion som ligger efter och transportvägar öppnar inte upp över en natt. Att ha komplett överblick över hur ledtider utvecklar sig kommer vara avgörande för att mildra konsekvenserna av försenade leveranser.

Vissa affärssystem (ERP) och lagersystem (WMS) kan räkna in leverantörsledtider när de beräknar beställningspunkter /kvantiteter men det bygger på att du manuellt uppdaterar dessa – och med den extrema volatilitet och osäkerhet vi ser idag blir det en tuff uppgift.

EazyStocks funktion för dynamiska ledtider håller i stället koll på hur långa de faktiska ledtiderna är och varnar när de börjar avvika från normen. Du kan du välja att antingen låta systemet automatiskt uppdatera återanskaffningsparametrar såsom beställningspunkter/kvantiteter, säkerhetslager mm eller använda informationen för att manuellt göra förändringar. När systemet omräknar beställningspunkter kontinuerligt baserat på hur dina leverantörsledtider fluktuerar, kommer du att ha mycket större chanser att i slutändan nå dina mål för servicegrader.

Optimera leverantörerna

Många företag expanderar nu nätverket av leverantörer för att balansera upp risker och flaskhalsar. Med detta kommer dock en ny utmaning: att förstå när man ska använda sig av vilken leverantör. Olika återförsäljare kan ha, förutom varierande priser, olika ledtider och minsta orderkvantiteter, så det gäller att balansera upp enhetskostnad vs kvantitet och tillförlitlighet. Ibland kan det vara dyrare att köpa in stora kvantiteter som tar upp hyllplats och binder upp kapital, även om man får ett bättre enhetspris. Och ibland kan man behöva köpa ett mindre parti med snabbare leverans för att kunna leverera i tid till en viktig kund.

EazyStocks funktionalitet för leverantörsoptimering hjälper dig ta dessa beslut genom att jämföra olika leverantörer baserat på dess ledtider, enhetspriser och minsta orderkvantitet. När en beställning görs kommer EazyStock att rekommendera den leverantör som kan leverera i tid för att möta dina servicegradsmål på det mest effektiva sättet. Om till exempel en vara löper risk att sälja slut kommer systemet att rekommendera en beställning från en leverantör med kortare ledtid, till den minsta möjliga kvantiteten. Resten av ordern kan sedan beställas från en leverantör med längre ledtider men lägre priser.

Nu när Covid-19 sätter alla vanliga regler ur spel behöver de flesta företag vara än mer noggranna med att hitta den bästa möjliga balansen mellan rätt antal produkter, i rätt tid, till rätt pris. Med EazyStock blir detta hanterbart.

Anpassa beställningskalendrar till dina operativa begränsningar.

När medarbetare är korttidspermitterade, jobbar hemifrån, sitter i karantän eller på annat sätt mer distansierade från resten av teamet än vanligt, kommer dina normala processer behöva förändras. Ett område som påverkas kan vara vid vilka tidpunkter du kan lägga beställningar eller ta emot leveranser. Kanske har du behövt reducera dina inköp från att ske veckovis varannan vecka, eller månadsvis? Kanske dina återförsäljare bara accepterar ett visst antal beställningar i månaden eller så kan din lagerpersonal bara ta emot leveranser vissa dagar.

För att hantera detta har EazyStock en kalenderfunktion där du kan ange de dagar i månaden då beställningar kan hanteras eller leveranser ske, och systemet justerar automatiskt beställningspunkter/kvantiteter och säkerhetslagernivåer för att passa detta.

Automatisera mera för att minska riskerna

Många företag är väldigt känsliga för störningar och Coronapandemin är sannolikt inte den sista krisen som inköps- och lagerteam kommer att behöva handskas med. Plötsliga världspolitiska utspel, konflikter, miljökatastrofer, flera virus… Ingen vet vad framtiden har att erbjuda. Det gäller helt enkelt att göra vad man kan för att ha processer och verktyg på plats som hjälper till att få vardagssysslorna att flyta så att du kan ägna tid och energi åt svårare strategiska frågor, och tillhandahålla relevant data så att du kan ta snabba men viktiga beslut.

Att automatisera efterfrågeprognostisering, återanskaffning och andra tidsödande processer kommer hjälpa dig att kunna svara snabbare och mer effektivt på plötsliga marknadssvängningar. EazyStock kan hjälpa dig med allt detta.

Kontakta oss för att lära dig mer om hur EazyStock kan göra dig bättre förberedd på en oviss framtid och hjälpa dig komma vinnande ur Covid-19 och framtida kriser.