Effektiv inköpsplanering trots störningar i försörjningskedjan 

I den här artikeln fokuserar vi på strategier för att optimera lagerplaneringen och hantera lagernivåer effektivt under perioder av störningar i försörjningskedjan och oregelbundet kundbeteende. 

Låt oss börja med att utforska konceptet inköpsplanering.   

För företag som hanterar lager är balansen mellan tillräckligt med lager för att möta kundernas efterfrågan och att undvika kostnader för överlager avgörande. Med tanke på att upp till 80 % av ett företags kassa kan vara bundet i lager är det en komplex balansgång. Otillräckliga lagernivåer kan leda till bristande artiklar och förlorade försäljningsmöjligheter, medan för mycket lager ökar risker och belastar kassaflödet.  

Inköpsplanering involverar processen att förutsäga efterfrågan för att bestämma rätt mängd lager att beställa in och när det ska göras. När denna process utförs på ett effektivt sätt kan det hjälpa företag att möta efterfrågan och samtidigt minska kostnaderna för lagerhållning, och bidrar till tillväxt.  

Trots att vi har navigerat genom några utmanande år av störningar inom försörjningskedjor, fortsätter osäkerheten att vara påtaglig med en ständig ström av globala händelser som påverkar utbud och efterfrågan. Dessa händelser kan ge upphov till kontinuerliga avbrott i den globala försörjningskedjan och påverka tillgången på både råvaror och färdiga produkter. Följaktligen är det avgörande för lagerplanerare och lagerhanteringsteam att ha robusta processer som kan bemöta följande utmaningar: 

• Att hålla koll på efterfrågeprognoser och faktisk försäljning för att regelbundet kunna uppdatera efterfrågemönster för samtliga produkter. 
• Att identifiera affärskritiska artiklar. För tillverkande företag är vissa komponenter viktigare än andra för att hålla produktionen igång. Är du en leverantör kanske du har vissa kunder som är viktigare att prioritera, eller vissa varor som genererar högre lönsamhet? 
• Att förhindra att överlager byggs upp när efterfrågan plötsligt viker. 
• Att ha koll på lagernivåer i alla led i logistikkedjan och se till att varje artikel finns på rätt ställe. 
• Att hålla lagerinvesteringar så låga som möjligt utan att servicegrad och kundnöjdhet påverkas negativt. 
• Att frigöra kapital bundet i lager då kassaflödet kan vara tightare än normalt. Detta dock utan att det påverkar leveransförmågan. 

Om du kämpar med dessa utmaningar och söker efter sätt att förbättra din lagerhantering för att balansera behovet av tillräckligt med lager med att undvika kapitalbindningar, kan det vara dags att överväga lageroptimering. 

Både inköpsplanering och lageroptimering strävar efter att uppnå samma mål: att hålla lagernivåer och kapitalinvesteringar så låga som möjligt samtidigt som efterfrågan möts.  

Låt oss utforska hur lageroptimering kan stödja dina processer för inköpsplanering. 

Dataanalys och efterfrågeprognoser   

Om du har utmaninagr med förlorad försäljning orsakade av lagerbrister eller försöker ta reda på hur du säljer av föråldrat och överlager, kan din efterfrågeprognos behöva ses över. Träffsäkra efterfrågeprognoser är grundläggande för att få rätt lager när och var du behöver det. För att uppnå detta behöver dom kunna baseras på korrekt lagerdata. Granska dina lagerhanteringsprocesser för att förstå dina prognostekniker. Att hantera hundratals eller tusentals SKU:er är tillräckligt utmanande, men om du fortfarande använder kalkylblad kan de inte ge mycket mer än historiska försäljnings- och lagerdata. Om du baserar dina prognoser på ett 30-dagars rullande medelvärde, går du miste om efterfrågetrender och marknadsförändringar. Kalkylblad gör det också svårt att förstå vilka artklar du bör prioritera. 

Läs vår mer i vår artikel om tekniker för efterfrågeprognoser för att förstå hur lageroptimering gör utmaningar med efterprognoser till ett minne blott.  

Beräkningar för säkerhetslager 

Det är viktigt att få dina prognoser så exakta som möjligt, men utan en kristallkula kan vi inte vara 100% säkra, särskilt i tider av osäkerhet. Det är där säkerhetslager kommer in. Säkerhet eller buffertlager är extra lager som kan täcka oväntade efterfrågeökningar när du väl använder ditt vanliga omsättningslager.  

Det finns flera säkerhetslagerberäkningar, men de kan vara otillräckliga när man hanterar utbuds- och efterfrågeutmaningar. Istället för att beräkna säkerhetslagernivåer manuellt med hjälp av grundläggande statistiska formler, kan du dra nytta av de komplexa beräkningar som finns tillgängliga via programvara för lageroptimering. 

Ladda ner vår eGuide “Hur man beräknar säkerhetslager för lagerhantering” om du vill fördjupa dig mer om beräkningar för säkerhetslager.  

Investera i rätt typ av lager 

När kassaflödet är tajtare än vanligt är det extra viktigt att investera i produkter som kommer att generera vinst och inte ta upp onödig hyllplats. Att verkligen förstå sammansättningen av ditt lager kommer förhindra att detta händer. 

ABC-analys är ett bra sätt att kategorisera lager baserat på varje artikels affärsvärde. ABC-metoden utgår från Paretoprincipen, dvs 20% av produkter i lagret står för 80% av intäkterna. Baserat på detta kan man identifiera de artiklar som utgör dessa 20% och se till att dessa alltid finns i lager. 

ABC-analysens baksida är att den väldigt snabbt blir gammal och man behöver ständigt analysera om lagret på nytt. 

EazyStock utgår från ABC-metoden men med fördelen att systemet klarar av att ta in ett större spektrum av kriterier, dela in artiklarna i fler klasser och kan enkelt omberäkna lagret dagligen. Detta innebär att du får ett mycket mer exakt resultat baserade på beräkningar som alltid är uppdaterade med den senaste informationen. 

EazyStock delar in lagret i över 200 segment, anger lagerpolicys till vart och ett av detta och optimerar lagret utefter ditt mål för servicegrad. Är du osäker på hur mycket en viss servicegrad kommer kosta dig i form av uppbundet lager, kan du använda simuleringsfunktionen för att hitta den perfekta balansen. Generellt kan man säga att artiklar med jämn efterfrågan och låg kostnad, till exempel skruvar och muttrar, kommer ha hög servicegrad. Du kan alltså lagerlägga en stor mängd utan att det kostar dig särskilt mycket. En väldigt dyr maskin som du säljer sällan, kanske du å andra sidan inte behöver ha i lager alls, utan kan köpa in när du får en beställning från kund. Men om en snabb leverans av maskinen i fråga är väldigt kritisk för din verksamhet kan du flagga den som en ”kritisk artikel” och se till att den ändå finns i lager. 

EazyStock uppdaterar lagermatrisen dagligen och flyttar artiklar mellan kategorier när det behövs. Resultatet är att du alltid har ett lager optimerat för att du ska nå dina servicegradsmål så att du kan investera i rätt typ av produkter och samtidigt hålla lagerkostnaderna till ett minimum. 

Leverantörsplanering 

Leverantörsplanering är en central del av att uppnå dina affärsmål. Utan tillgång till rätt leverantörer kan du inte tillfredsställa kundernas efterfrågan. Genom att regelbundet utvärdera dina leverantörer kommer du att ha insikt i deras variationer i kostnad, ledtider, kvalitet och minsta beställningskvantitet (MOQ). 

Att etablera och underhålla starka relationer med dina leverantörer är avgörande för att kunna hantera brådskande beställningar, prioriteringar och specialpriser. Att manuellt hantera denna information kan dock vara tidskrävande och riskfyllt, särskilt när du behöver navigera för att hitta rätt information för varje beställning. 

Med verktyg som lageroptimering som EazyStock kan denna process effektiviseras avsevärt.  

Till exempel kan ni dra nytta av möjligheten att använda leverantörskalendrar för att justera ledtider, beställningspunkter, beställningskvantiteter och säkerhetslagernivåer baserat på externa faktorer som fabriksstopp, som exempelvis det kinesiska nyåret, eller industrisemestern i Sverige. 

Simulera balansen mellan lagerinvestering och servicegrad 

 Det är avgörande att förstå hur dina lagerinvesteringar påverkar din förmåga att uppfylla en beställning. En bra inköpsplanering bör inkludera strategier för varupåfyllning som balanserar investeringar i lager med orderuppfyllnadsgrad och servicenivåer. 

EazyStock erbjuder ett simuleringsverktyg för målservicenivåer som ger dig insikt i sambandet mellan dina lagerinvesteringar och dina servicenivåer. Genom att använda detta verktyg kan du simulera justeringar av dina investeringar för att bedöma hur det påverkar din förmåga att upprätthålla önskade servicenivåer. Du kan också utvärdera hur förändringar i servicenivåerna kan påverka dina totala kostnader eller besparingar. Denna analys ger dig möjlighet att fatta välgrundade inköpsbeslut.  

Omfördela lager mellan lagerställen 

Att identifiera överlager i lagernätverket kan hjälpa dig att utnyttja lagret på ett mer effektivt sätt. Överlager kan vara i form av färdiga produkter som varit reserverade för kunder som inte längre behöver dem, artiklar som ersatts av nyare modeller eller reservdelar som för tillfället inte har någon efterfrågan på en viss plats. 

Har du ett globalt lagernätverk kan produkter sitta fast i ett land där efterfrågan plötsligt sjunkit kraftigt på grund av hårda restriktioner, medan efterfrågan i ett annat land fortsätter vara hög. Med hjälp av ett bra lager- eller affärssystem kan du lätt få reda på hur mycket lager du har i nätverket. EazyStock tar detta ett steg längre och identifierar vilka produkter som behövs för att tillfredsställa framtida efterfrågan på ett visst ställe. Systemet föreslår även omflytt för att utnyttja ditt befintliga lager optimalt. När du till exempel godkänner en beställning kommer systemet i stället för att lägga beställningen hos en återförsäljare, föreslå att du flyttar produkter från ett annat lagerställe. Detta blir ofta mer kostnadseffektivt och frigör hyllplats på rätt ställen. 

Smart inköpsplanering 

I tider då kassaflöde är högsta prioritet för många företag, är det viktigare än någonsin att optimera lagret, undvika att köpa in artiklar som inte genererar direkt affärsvärde och omfördela det lager man har i nätverket. 

Att hantera detta manuellt i excel eller affärssystem blir snabbt ohållbart och har du fler än en handfull produkter kommer tyvärr resultatet bli ganska godtyckligt. Du kommer helt enkelt inte ha rätt artiklar i lager när dina kunder efterfrågar dem och riskerar i stället att bygga upp stora överlager av artiklar där efterfrågan plötsligt vikt. 

EazyStock kan hålla koll på samtliga artiklar kontinuerligt och uppdatera alla parametrar dagligen så att du alltid kan ta rätt beslut baserad uppdaterad, kvalificerad data. Kontakta oss om du vill veta mer om hur EazyStock kan hjälpa din verksamhet.