Förbättra lagerplaneringen och gå stärkt ur Covid-19 krisen

I den här 4-delars bloggserien kikar vi på hur Covid-19 påverkar logistikkedjor på kort- och lång sikt och diskuterar hur mjukvara för inköps- och lageroptimering kan hjälpa till att mildra konsekvenserna. Hittills har vi diskuterat hur man hanterar utmaningar med volatila efterfrågeprognoser i Coronakrisens spår. I den här bloggposten kommer vi att fokusera på lagerplanering och hur man optimerar lagernivåer trots oberäkneliga kundbeteenden och restriktioner hos leverantörerna.

Olika länder och myndigheter reagerar på Covid-19 på olika sätt vilket orsakar väldigt oberäkneliga fluktuationer av både tillgång och efterfrågan. När restriktioner lättar och återinförs på olika ställen i olika takt, kommer efterfrågan på ett stort antal produktgrupper att fortsätta åka berg- och dalbana. Samtidigt är tillgången på råmaterial och färdiga produkter osäker.

Lagerplanerare och inköpare har en mängd olika utmaningar att hantera. Här är några av de vanligaste:

• Att hålla koll på efterfrågeprognoser och faktisk försäljning för att regelbundet kunna uppdatera efterfrågemönster för samtliga produkter.
• Att identifiera affärskritiska artiklar. För tillverkande företag är vissa komponenter viktigare än andra för att hålla produktionen igång. Är du en leverantör kanske du har vissa kunder som är viktigare att prioritera, eller vissa varor som genererar högre lönsamhet?
• Att förhindra att överlager byggs upp när efterfrågan plötsligt viker.
• Att ha koll på lagernivåer i alla led i logistikkedjan och se till att varje artikel finns på rätt ställe.
• Att hålla lagerinvesteringar så låga som möjligt utan att servicegrad och kundnöjdhet påverkas negativt.
• Att frigöra kapital bundet i lager då kassaflödet kan vara tightare än normalt. Detta dock utan att det påverkar leveransförmågan.

EazyStock är ett tillägg till affärssystemet som automatiserar inköp och lagerplanering och ett verktyg som kan vara till stor hjälp i dessa tider, då du behöver fokusera på att hitta strategier framåt. Här är några sätt EazyStock kan hjälpa dig på:

Prognostisera efterfrågan

I bloggposten Efterfrågeprognostisering i Coronatider dök vi djupare ner i utmanigen med oberäkneliga efterfrågeprognoser. När köpmönster plötsligt avviker blir efterfrågeprognistisering ordentligt utmanande och man behöver hitta sätt att hantera detta. Dels genom att ständigt ha fingret på pulsen och noggrant följa mönster för alla artiklar, dels genom att sätta upp kontrollmekanismer och andra skyddsnät för att snabbt justera och kompensera för felaktiga prognoser. Ett verktyg som EazyStock är till god hjälp här, både för att spara tid och för att bli mer exakt i prognoserna.

Identifiera och hantera kritiskt lager under COVID-19 pandemin

När utbudet är begränsat eller leverantörsledtider otillförlitliga är det viktigt att identifiera de artiklar som är mer kritiska för din verksamhet och arbeta fram en plan för att mildra riskerna. Tillverkande företag behöver analysera dess BOM (bill of material) och prioritera komponenter som riskerar hindra eller försena produktionen. Handlare och grossister behöver identifiera produkter som behövs i lager för att hålla viktiga kunder nöjda och intäkter stabila. Du kan sedan se till att prioritera dessa över andra, genom att hålla extra koll på dess efterfrågan, lagernivåer och analysera ledtider mer frekvent.

Att göra detta manuellt tar tyvärr väldigt mycket tid och är resurskrävande. Det är här EazyStock kommer in i bilden, du kan helt enkelt ladda upp en lista med kritiska artiklar i systemet så kommer systemet automatiskt hålla koll på dem och sätta individuella återanskaffningsparametrar.

Investera i rätt typ av lager

När kassaflödet är tajtare än vanligt är det extra viktigt att investera i produkter som kommer att generera vinst och inte ta upp onödig hyllplats. Att verkligen förstå sammansättningen av ditt lager kommer förhindra att detta händer.

ABC-analys är ett bra sätt att kategorisera lager baserat på varje artikels affärsvärde. ABC-metoden utgår från Paretoprincipen, dvs 20% av produkter i lagret står för 80% av intäkterna. Baserat på detta kan man identifiera de artiklar som utgör dessa 20% och se till att dessa alltid finns i lager.

ABC-analysens baksida är att den väldigt snabbt blir gammal och man behöver ständigt analysera om lagret på nytt.

EazyStock utgår från ABC-metoden men med fördelen att systemet klarar av att ta in ett större spektrum av kriterier, dela in artiklarna i fler klasser och kan enkelt omberäkna lagret dagligen. Detta innebär att du får ett mycket mer exakt resultat baserade på beräkningar som alltid är uppdaterade med den senaste informationen.

EazyStock delar in lagret I 243 segment, anger lagerpolicys till vart och ett av detta och optimerar lagret utefter ditt mål för servicegrad. Är du osäker på hur mycket en viss servicegrad kommer kosta dig i form av uppbundet lager, kan du använda simuleringsfunktionen för att hitta den perfekta balansen. Generellt kan man säga att artiklar med jämn efterfrågan och låg kostnad, till exempel skruvar och muttrar, kommer ha hög servicegrad. Du kan alltså lagerlägga en stor mängd utan att det kostar dig särskilt mycket. En väldigt dyr maskin som du säljer sällan, kanske du å andra sidan inte behöver ha i lager alls, utan kan köpa in när du får en beställning från kund. Men om en snabb leverans av maskinen i fråga är väldigt kritisk för din verksamhet kan du flagga den som en ”kritisk artikel” och se till att den ändå finns i lager.

EazyStock uppdaterar lagermatrisen dagligen och flyttar artiklar mellan kategorier när det behövs. Resultatet är att du alltid har ett lager optimerat för att du ska nå dina servicegradsmål så att du kan investera i rätt typ av produkter och samtidigt hålla lagerkostnaderna till ett minimum.

Hitta rätt balans mellan lagerinvestering och servicegrad

En vanlig utmaning för många planerare är reducera lagret för att frigöra kapital. Detta är särskilt aktuellet för många företag nu under Covid-19-krisen när det är vanligt med kassaflödesutmaningar. EazyStocks inbyggda verktyg för simuleringar hjälper förstå sambandet mellan servicegrad och lagernivåer så att du kan avgöra hur mycket en viss servicegrad kommer att kosta dig i form av uppbundet kapital. Baserat på detta kan du sedan ta beslut om vilket servicegradsmål som är optimalt för just din verksamhet.

Omfördela lager mellan lagerställen

Att identifiera överlager i lagernätverket kan hjälpa dig att utnyttja lagret på ett mer effektivt sätt. Överlager kan vara i form av färdiga produkter som varit reserverade för kunder som inte längre behöver dem, artiklar som ersatts av nyare modeller eller reservdelar som för tillfället inte har någon efterfrågan på en viss plats.

Har du ett globalt lagernätverk kan produkter sitta fast i ett land där efterfrågan plötsligt sjunkit kraftigt på grund av hårda restriktioner, medan efterfrågan i ett annat land fortsätter vara hög. Med hjälp av ett bra lager- eller affärssystem kan du lätt få reda på hur mycket lager du har i nätverket. EazyStock tar detta ett steg längre och identifierar vilka produkter som behövs för att tillfredsställa framtida efterfrågan på ett visst ställe. Systemet föreslår även omflytt för att utnyttja ditt befintliga lager optimalt. När du till exempel godkänner en beställning kommer systemet i stället för att lägga beställningen hos en återförsäljare, föreslå att du flyttar produkter från ett annat lagerställe. Detta blir ofta mer kostnadseffektivt och frigör hyllplats på rätt ställen.

Smart lagerplanering

I tider då kassaflöde är högsta prioritet för många företag, är det viktigare än någonsin att optimera lagret, undvika att köpa in artiklar som inte genererar direkt affärsvärde och omfördela det lager man har i nätverket.

Att hantera detta manuellt i excel eller affärssystem blir snabbt ohållbart och har du fler än en handfull produkter kommer tyvärr resultatet bli ganska godtyckligt. Du kommer helt enkelt inte ha rätt artiklar i lager när dina kunder efterfrågar dem och riskerar i stället att bygga upp stora överlager av artiklar där efterfrågan plötsligt vikt.

EazyStock kan, till skillnad från en mänsklig hjärna, hålla koll på samtliga artiklar kontinuerligt och uppdatera alla parametrar dagligen så att du alltid kan ta rätt beslut baserad uppdaterad, kvalificerad data. Kontakta oss om du vill veta mer om hur EazyStock kan hjälpa din verksamhet att gå stärkta ur krisen och vara förberedd inför nästa.