Efterfrågepronostisering under kriser – såhär hanterar du utmaningarna

Det nya coronaviruset har haft stor påverkan på i stort sett all typ av handel världen över. Både utbud och efterfrågan har ändrats dramatiskt när fabriker tvingats stänga och konsumenter abrupt ändrat vanor och konsumtionsmönster. Och detta bokstavligen över en natt.

Effekterna av Covid-19 har lyft logistikkedjor och lagerstyrning på ledningsgruppers dagordning i och med att det är så avgörande för verksamheter som lever på att köpa och sälja varor. Många företag har länge haft planer på digitaliseringsprojekt som nu plötsligt rullats ut med ilfart och ny teknik implementeras för att hantera alla nya utmaningar.

Det här är del två i bloggserien om hur lageroptimeringsverktyg som EazyStock, hjälper planerare och inköpare att anpassa sig till den nya situationen, post-corona.

Covid-19 och utmaningar med efterfrågeprognoser

Väldigt snart efter coronautbrottet började utbud och efterfrågan påverkas över hela världen. Inköps- och lagerteam var tvungna att handla snabbt för att hantera en kris som ingen ens kunde ana omfattningen av. Vissa företag såg dramatiska ökningar i efterfrågan samtidigt som andra såg hela omsättningen försvinna över en natt. När nu länder successivt häver restriktioner och arbetsplatser öppnar upp kommer en ny ”normalitet” att upprätts. Men det är på tok för tidigt att andas ut och man ska inte räkna med att kundbeteenden kommer att gå tillbaka samma läge som innan krisen. Efterfrågan kommer fortsätta vara volatil under ett bra tag framöver. Dels på grund av oron för en andra våg, dels osäkerheten i hur regeringar runt om i världen kommer att reagera, men även för att nya konsumentvanor är här för att stanna.Allt detta innebär att efterfrågeprognostisering fortsatt kommer vara väldigt svårt. Inköpare kommer behöva använda de bästa tillgängliga verktygen och metoderna för att få jobbet gjort.

Olika metoder för beräkning av efterfrågan

Det finns olika sätt att beräkna efterfrågan där statistiska beräkningar är det överlägset bästa. Problemet är att de kan vara svåra och krångliga att hantera manuellt. Det är därför ett verktyg som automatiskt och dynamiskt beräknar efterfrågan är så värdefullt.

Verktyget behöver kunna analysera och räkna om alla parametrar kontinuerligt för att anpassa sig efter att läget förändras. På så sätt kommer du kunna förstå hur mycket din efterfrågan varierar och justera parametrarna för återanskaffning därefter. Du kommer även snabbt kunna identifiera trender i kundbeteendet och på så sätt tidigt reagera och agera så att du inte samlar på dig för stora mängder lager eller riskerar att sälja slut.

30-dagars glidande medelvärde – ett vanligt misstag som kan vara förödande

Covid-19 har orsakat extremt oförutsägbara kundbeteenden. Detta innebär att det blir i princip omöjligt att beräkna prognoser baserat på ett 30-dagars glidande medelvärde. Den prognosmetoden lämpar sig nämligen endast för artiklar med en stabil efterfrågan där de föregående 30 dagarnas efterfrågan är en god indikator för hur en framtida period kommer att se ut.

I nuläget är det dock väldigt få artiklar som har en tillräckligt stabil efterfrågan för att detta ska fungera, oavsett om du säljer kontorsutrustning, sjukvårdsmaterial eller industrikomponenter. I branscher där efterfrågan varit i princip noll, såsom återförsäljare till bil- eller flygindustrin, kommer efterfrågan snabbt börja fluktuera när industrin börjar återhämta sig.

Prognosmodeller måste därför ta hänsyn till att efterfrågemönster snabbt förändras och behandla alla lagerlagda artiklar på olika sätt, beroende på vilken typ av efterfrågan de för tillfället har.

Efterfrågemönster i EazyStock

EazyStock analyserar samtliga artiklar och delar upp dem i nio olika efterfrågemönster. I ett mer stabilt läge följer detta oftast en produktlivscykel där en vara kan gå från att vara ny på marknaden, in i en positiv trend, till att vara snabbrörlig för att sedan trenda nedåt och slutligen dö ut och bli inkurant. I dagens klimat rör sig dock produkter både framåt och bakåt i livscykeln. Ta en bildel som tidigare var snabbrörlig men på sistone gått in i en nedåtgående fas. Snart kan man tänka sig att försäljningen börjar öka, för att slutligen bli mer stabila igen. Om inte nästa kris hinner slå till och skaka om efterfrågan igen.

När efterfrågan fluktuerar på det här viset är det viktigt att snabbt känna av nya mönster och göra justeringar. Det är här ett verktyg som EazyStock är överlägset, mjukvaran regelbundet analyserar efterfrågan på alla artiklar och plockar upp nya efterfrågemönster direkt, oberoende hur olika produkter rör sig genom dess livscykler. EazyStock bestämmer sedan vilken algoritm som ska användas för beräkna efterfrågan så att varje artiklar behandlas på ett optimalt sätt. Varor med stabil efterfrågan kräver till exempel inte samma beräkningssätt som en produkt som är väldigt oregelbunden.

Hantera oförutsägbara efterfrågetrender

När du nu har efterfrågemönstret klart behöver du veta vad du ska göra för att hantera variationerna. Du behöver helt enkelt kunna matcha lagernivåerna med dina kunders efterfrågan. När restauranger så småningom börjar fyllas upp kommer servetter sälja mer, medan efterfrågan på handsprit rimligtvis sjunker när coronahotet avtar.

Förändringar i efterfrågetrender kan gå snabbt och den som använder manuella beräkningar riskerar att halka efter. En automatiserad mjukvara, som EazyStock, har däremot kapacitet att dygnet runt hålla koll på trenderna hos samtliga artiklar och se till att beräkningarna av efterfrågan ständigt justeras för att reflektera verkligheten. När lagerplanerarna har tillgång till uppdaterade prognoser kan de snabbt reagera på avvikelser och se till att försäljningsmöjligheter maximeras utan att dyra överlager byggs upp.

Kombinera teknologi med kvalitativa observationer

När efterfrågan är särskilt instabil kan det vara klokt att komplettera kvantitativa data med kvalitativ information som du kan ta in och själv tolka med hjälp av dina erfarenheter. Ett verktyg som EazyStock kommer att ge en bra bas-prognos som du sedan kan komplettera med feedback från säljare och kunder, information från myndigheter och media eller marknadsobservationer.

Mildra konsekvenserna av felaktig efterfrågan på grund av den rådande situationen

I den unika situation vi nu befinner oss med så många oförutsägbara händelser är det tyvärr orimligt att kunna ta fram 100-procentiga prognoser. Vad man däremot kan göra är att hitta metoder för att tidigt upptäcka felaktigheter och vidta åtgärder för att förhindra att sälja slut eller bygga upp för stora överlager.

Du måste alltså hitta sätt att snabbt identifiera felaktiga prognoser och sätta upp processer för att förhindra att du köper in för mycket eller för lite.

Här kommer fyra sätt där EazyStock kan hjälpa dig:

1. Hålla koll på samtliga artiklars faktiska efterfrågan

Eazystocks analyserar kontinuerligt efterfrågan av varje artikel och varnar när avvikelser uppstår. Detta innebär att du snabbt kan kolla upp orsaken, hålla ett extra öga på produkter som beter sig avvikande och justera inköp vid behov.

2. Identifiera avvikelser från progonoserna

I slutet av varje prognosperiod jämför EazyStock den faktiska efterfrågan mot den prognostiserade och identifierar avvikelser. Med hjälp av den informationen kan du undersöka orsakerna och bestämma om du behöver justera parametrarna för återanskaffning inför nästa period.

3. Generera dagliga ”Risk-of-runout”-rapporter

EazyStock dagliga ”Risk-of-runout”-rapport hjälper dig vara proaktiv när en produkt är påväg att sälja slut. Rapporten jämför prognoserna för alla lagerlagda artiklar med lagernivåerna (inklusive varor under transport) och leverantörernas ledtider. När systemet varnar kan du ta strategiska och taktiska beslut, såsom att lägga undan lager till strategiska kunder eller lägga in en expressorder.
Det kan också identifiera artiklar som är kritiska för din verksamhet, t.ex. komponenter som behövs för att hålla produktionen flödande, eller som dina kunder inte kan vara utan. Flagga dessa i systemet så att du kan justera parametrar såsom säkerhetslager eller sätta särskilda varningar på dessa kritiska artiklar så att du alltid håller ett öga på den.

4. Optimera säkerhetslagret

Säkerhetslager är en buffert som hjälper dig vid plötsliga toppar i efterfrågan. EazyStock justerar säkerhetslagret kontinuerligt och dynamiskt baserat på faktorer såsom efterfrågemönster, leverantörernas ledtider och dina servicegradsmål. I perioder med volatil efterfrågan höjs säkerhetslagret för att kompensera för osäkerheten och på så sätt förhindra en bristsituation.

Sammanfattning

Tyvärr kommer vi att få leva med konsekvenserna av Covid-19 under en överskådlig framtid, vilket kommer att fortsätta påverka konsumenters beteende och leverantörers förmåga på olika sätt. Även med ett system för lagerstyrning kommer inköp att bli särskilt utmanande framöver, men att hänga med i alla svängningar för alla artiklar manuellt är för de flesta företagen i det närmaste omöjligt. EazyStock ger dig förutsättningar för att kunna ta informerade beslut snabbt, någonting som kommer vara avgörande för att hålla sig konkurrenskraftig på marknaden.