Veiligheidsvoorraden, de buffer naar besparing

Veiligheidsvoorraden, ook wel buffervoorraden genoemd, is een term die gebruikt wordt door voorraad- en logistiek managers om een extra hoeveelheid voorraad te beschrijven die aangehouden wordt om het risico op stock‑outs te voorkomen.

De veiligheidsvoorraden zijn een toevoeging boven op de normale voorraadniveaus en fungeert als een buffer tegen schommelingen in de supply chain. Een van de grootste factoren van deze schommelingen is de vraag zelf. Deze kan uiterst onvoorspelbaar zijn en gedefinieerd worden door verschillende vraagpatronen. Een wisselende levertijd is een andere factor. Deze resulteert, bij gelijke service, altijd in een hogere voorraad. Over de gehele lengte van de supply chain bestaat er een component van onzekerheid.

Het is dan ook de uitdaging voor planners om de basisvoorraad effectief in balans te houden om zo aan de beoogde servicegraad te kunnen voldoen, terwijl er zo min mogelijk veiligheidsvoorraad wordt aangehouden. Zo kan er in theorie aan de vraag worden voldaan, zonder dat er te veel kapitaal vastzit in de voorraad.

Variërende vraag

Het op een intelligente manier aanpassen van de voorraad aan een sterk variërende vraag is de sleutel tot een betere veiligheidsvoorraad. De meeste voorraadbeheertools doen een aanname op basis van een af te dekken periode of een normale distributie, waardoor ze dus bijna altijd de benodigde veiligheidsvoorraad overschatten. Dit leidt tot verhoogde kosten en een teveel aan voorraad. In de onderstaande grafiek is te zien hoe veiligheidsvoorraadberekeningen en servicegraaddoelen fluctueren op basis van de levenscyclus van een product.

In geavanceerde optimalisatietools als EazyStock zijn de berekeningen van de veiligheidsvoorraad dynamisch en ze passen zich aan. De artikelen worden gecategoriseerd aan de hand van verschillende vraagtypen. Zo kan er een hogere accuratesse behaald worden, omdat bij sommige patronen een Poisson‑distributie beter past en op een ander patroon een negatieve binomiale distributie toepasselijker is.

De servicegraad is een belangrijke input die de grootte van de veiligheidsvoorraad bepaalt, samen met de fluctuaties in de vraag. Idealiter zou de voorraad op een niveau moeten worden gebracht waarmee er aan elke verandering van vraag en aanbod voldaan kan worden. Theoretisch zou dit betekenen dat de servicegraad op 100% moet worden gezet. In de praktijk is dit financieel gezien niet realistisch. Daarom moeten bedrijven strategische servicegraaddoelstellingen formuleren voor de verschillende vraagtypen en ABC­­-pickklassen.

Levertijd en betrouwbaarheid van een leverancier

Er is een verschil tussen de levertijden van een leverancier en de betrouwbaarheid van een leverancier. Een leverancier kan als betrouwbaar te boek staan, als deze zijn afspraken nakomt zoals vastgelegd in de inkoopcondities. Het wordt een ander verhaal als deze leverancier aan constante levertijden moet voldoen. In de praktijk komt het namelijk vaak voor dat de gerealiseerde levertijden afwijken. Zolang de leverancier iedere levertijd die hij afgeeft nakomt, is de leverancier betrouwbaar. Ten opzichte van de constante levertijd is de leverancier onbetrouwbaar en dat heeft invloed op de berekening van de voorraaddoelstelling.

Een voorraadplanning wordt gedaan aan de hand van constante levertijden. Dit wil zeggen dat als de verwachte afzet maandelijks 50 artikelen is en de levertijd 1 maand, dat een voorraad van 50 artikelen voldoende zou moeten zijn. Deze constante levertijd is vertegenwoordigd door een waarde die terug te vinden is in de artikelstamgegevens van ERP/WMS‑systemen.

Hier is de veiligheidsvoorraad dus weer van toepassing. Behalve de eerdergenoemde afwijking van de vraag, vangt deze ook afwijkingen in de levertijd op. Wanneer deze factor goed wordt afgestemd in de veiligheidsvoorraad, zal de veiligheidsvoorraad hoger worden naarmate een leverancier minder goed de levertijden nakomt.

ERP-systeem en veiligheidsvoorraden

In de praktijk zijn er maar een gering aantal ERP-systemen die de afwijking van de levertijden berekenen of meenemen in een bestelvoorstel. De berekeningen achter de veiligheidsvoorraden zijn vaak vrij standaard en bevatten geen component voor levertijdafwijking. Er wordt uitgegaan van constante levertijden. Dit veroorzaakt een inaccurate planning en oneffenheden in het voorraadbeheer. Worden berekeningen voor de veiligheidsvoorraad meegenomen in je ERP‑systeem? En zo ja, hoe worden deze berekend?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van EazyStock? Wij zorgen er graag voor dat je altijd op de hoogte bent van de ontwikkelingen die relevant zijn. Praktisch en in heldere taal, zodat je meteen aan de slag kunt. Wij attenderen je daarom graag op onderstaand whitepaper.