Weet u de omloopsnelheid van uw voorraad?

Een van de belangrijke productiefactoren is de voorraad van producten, van grondstoffen en halffabricaten. Op die manier wordt een productie of leveronderbreking zoveel mogelijk voorkomen en een optimale service ondersteund.

Kostenaspect

Belangrijk is te weten wat de kosten van die voorraad zijn en welke rol ze spelen bij de omzetbepaling. Een grote voorraad betekent dat veel geld geïnvesteerd is en dat veel ruimte nodig is. Als onderneming streef je ernaar om alle voorraad zo beperkt mogelijk te houden, daarbij rekening houdend met flitsopdrachten of extra service aan grote klanten. Om op dit alles zicht te krijgen, wordt de omloopsnelheid voorraad bepaald. Vanuit de verkoop en de productieplanning kan worden vastgesteld welke omloopsnelheid voorraad noodzakelijk is om zonder onderbreking te kunnen werken. Vanuit beleidsmatige overwegingen kan de directie, in overleg met de afdeling verkoop, beslissen de voorraad voor bepaalde producten iets te verhogen. Dit heeft natuurlijk een directe invloed op de omloopsnelheid voorraad die daardoor langer wordt. Het aanhouden van een voorraad kost geld en hoe hoger de omloopsnelheid voorraad, hoe geringer de investering. Naast de aankoop van noodzakelijke grondstoffen of producten, geldt dat de ruimte waar de voorraad opgeslagen ligt huur-, energie- en eventueel personeelskosten veroorzaakt. Dus hoe kleiner die opslag, hoe lager logischerwijze de lasten en het renteverlies.

Wat is de omloopsnelheid voorraad?

Simpel gezegd is de omloopsnelheid van de voorraad het aantal malen per jaar dat de voorraad wordt vernieuwd. Hoe vaker dit gebeurt, hoe beter dit product loopt. Dat is dus gunstig. Het tegenovergestelde is dat een voorraad slechts af en toe wordt vervangen. Dit betekent dat dit product niet zo best verkoopt. Overigens kan aan het aanhouden van de voorraad een strategische overweging ten grondslag liggen. Dan is er bewust voor gekozen om een bepaalde voorraad aan te houden. Hier geldt dat het loont om één keer per jaar een heroverweging in te plannen.

De omloopsnelheid voorraad berekenen

De eenvoudigste berekening van de omloopsnelheid voorraad is: de kostprijs van de omzet delen door de voorraad. Vervolgens is het zaak om de voorraad te heroverwegen en al dan niet een afweging voor een voorraadvermindering te maken. Door dit eerst rekentechnisch uit te voeren, wordt al snel duidelijk hoeveel verandering een vermindering van de voorraad aan kostenverlaging kan opleveren. De volgende stap is minder eenvoudig, want nu zal de voorraad effectief aangepast moeten worden. Door van ieder product de omlooptijd voorraad te berekenen, krijg je zicht op mogelijkheden tot aanpassing. De omlooptijd berekenen kan door de voorraad per product te delen door de kostprijs van de omzet en de uitkomst te vermenigvuldigen met 365. De uitkomst geeft het aantal dagen aan dat de voorraad aangehouden wordt.

De optimale omloopsnelheid voorraad

Om de optimale omloopsnelheid voorraad te kunnen bepalen, gebruikt men tegenwoordig speciaal daarvoor ontwikkelde voorraadoptimalisatie software. Waar anders de afdeling planning voor ieder product twee keer per jaar de omloopsnelheid voorraad met de hand uitrekende, biedt de nieuwste software de gegevens omtrent de omloopsnelheid voorraad binnen korte tijd aan. Een tweede voordeel is dat via een registratiesysteem dagelijks de voorraad bekend is en dus voor ieder product op ieder moment van de dag de omloopsnelheid voorraad ter beschikking staat. Dat is van groot belang in het kader van de kostenbeheersing en de daarmee samenhangende winstmarge. Er spelen meer zaken die het belangrijk maken om kennis te hebben van de omloopsnelheid voorraad. Zo hebben grote afnemers al jaren geleden hun eigen voorraad op een zo laag mogelijk niveau vastgesteld, waardoor een deel van hun verantwoordelijkheid naar de toeleverancier verlegd is. Die moet op ultrakorte termijn eventueel optredende bottle necks kunnen opvangen, zoals die kunnen ontstaan door een plotseling optredende vraagvermeerdering of doordat een andere toeleverancier een product heeft afgeleverd dat niet voldoet of zelfs tijdelijk uitvalt.

Voorraad bepalen

Een voorraad bepalen is vaak moeilijk. Wie te veel investeert, zal al snel zien dat de kosten te hoog zijn. Wie te weinig investeert, zal problemen met afnemers kunnen krijgen. De ervaring van de afgelopen jaren helpt om de optimale omloopsnelheid voorraad vast te stellen. Voor nieuwe producten geldt dat bij de voorcalculatie al naar die optimale omloopsnelheid voorraad gekeken wordt en dankzij het gebruik van de nieuwste software is het mogelijk om kostenbeperkend te werken. Volgens schattingen van experts bedraagt het teveel aan voorraad zo’n 20% van het totaal. Hier is dus veel te winnen.

Ondersteunend
Maar dat is slechts een van de mogelijke winstmomenten, want naast een te hoge voorraad kan een andere voorraadbeheersing helpen de omloopsnelheid van de benodigde producten te verlagen, waardoor extra bespaard kan worden. Dit heeft te maken met het voorkomen van zogenaamde fysiek afgeschreven voorraad. Dit zijn grondstoffen of producten die wel nog zijn opgeslagen, maar feitelijk niet meer gebruikt worden, bijvoorbeeld omdat het product niet meer gemaakt wordt of de vraag sterk gedaald is.

• Zijn de grondstoffen bruikbaar voor een ander product of kunnen ze ingezet worden bij nieuwe producten?
• Kan een speciale aanbieding helpen van de voorraad producten af te komen? Een extra aanbieding met flinke kortingen voor vaste klanten bijvoorbeeld?
• Neemt de leverancier de grondstoffen of producten eventueel terug?
• Of is het beter ze af te schrijven en te vernietigen? In dit laatste geval nemen ze in ieder geval niet langer onnodig ruimte in beslag.

Uiteraard kan een dergelijke situatie altijd ontstaan. Het gebruik van software voor de omloopsnelheid voorraad helpt om dit zoveel als mogelijk te voorkomen, zodat kosten bespaard kunnen worden.