Het belang van optimale inkoopplanning

Er is letterlijk een wereld te winnen door goed inkoopmanagement. De hamvraag is daarbij niet: hoe kopen we zo goedkoop mogelijk in, maar: hoe kunnen we de voorraad zo beperkt mogelijk houden? Want een kleine voorraad vraagt, naast een lage financiering, weinig opslag en drukt dus de kosten. Een optimale inkoopplanning biedt veel voordelen.

Inkoopplanning

De inkoopplanning wordt gebaseerd op de verkoopprognose, het aanwezige opdrachtpakket, de uitval en de kosten per leverancier. Daarnaast geldt dat er gekeken moet worden naar zaken als de levertijden, de binnen het bedrijf aanwezige voorraden, de inkoopkosten en de afhankelijkheidsbeperking. Dit laatste is van belang, omdat het er voor zorgt dat de prijzen van de in te kopen producten niet plotsklaps fors toenemen, dat er altijd een leverancier aanwezig is die voor een spoedopdracht kan zorgen en dat de kwaliteit van de eigen producten optimaal is. De keuze uit meer dan één leverancier helpt de kosten in de hand te houden en waar nodig snel en flexibel te kunnen reageren. Op die wijze ondersteunt een perfecte inkoopplanning de leverbetrouwbaarheid.

Systeemondersteuning

Voor de inkoopafdeling begint alles bij het artikelbeheer. Weten wie wat, tegen welke prijs en op welke termijn, kan leveren, draagt bij aan goede inkoopplanning. Daarnaast dragen goede contacten en punctuele betaling bij aan betrouwbare leveranciersafspraken. Men levert graag aan een betrouwbare partner en is in zo’n geval ook best bereid, waar dat nodig mocht blijken, die extra stap te zetten om u uit de brand te helpen. Om tot een perfect inkoopmanagement te komen, heeft een bedrijf baat bij goed personeel, betrouwbare cijfers en onderbouwde prognoses. Door de historische cijfers snel en effectief in te kunnen zetten, kunnen verkoopprognoses een onderbouwing krijgen. De basisvraag is hoe al die gegevens daar waar nodig onmiddellijk inzetbaar zijn. Hier kan een systeem, zoals EOQ (Economic Order Quality) effectief werken. Door het zo in te richten dat het voor het bedrijf toepasbaar wordt, ondersteunt het systeem niet alleen een goede inkoop, maar draagt het ook bij aan het totaalmanagement. Het helpt namelijk de ‘optimale seriegrootte’ te bepalen en zodoende extra kosten, zoals omstelkosten of de scrapkosten te voorkomen. Doordat er niet steeds een nieuwe aanloop is, wordt vermeden dat de aanloopproducten iedere keer weggegooid moeten worden. Dat is wel het geval als er vaak van product veranderd moet worden.

Vraagvoorspelling

Een van de moeilijkste opdrachten is het voorspellen van de te verwachte vraag. Een goede verkoopafdeling zal eerder te optimistisch dan te pessimistisch zijn. Daarnaast zal men voor vaste klanten graag iets meer speelruimte nemen. Dat is logisch, zij het dat het wel realistisch moet blijven. Want als de vraagvoorspelling op den duur te veel gaat afwijken van de reële verkoop, ontstaan er onnodige voorraden. Die kosten geld en het voorkomen van zulke kosten is meer dan alleen het vergroten van de winstmarge. Het zorgt voor rust binnen het bedrijf. Dankzij directe toegang tot historische gegevens is de voorspelling toetsbaar, waardoor te groot optimisme getemperd kan worden.

Helpt EOQ?

Een effectieve inkoopplanning draagt bij aan het beantwoorden van vragen als:

• Hoe houden we voorraden zo klein mogelijk?
• Is het mogelijk, zonder kwaliteitsverlies, een lagere prijs te bedingen voor onderdelen? Waarvan is dat afhankelijk?
• Kan het EOQ-systeem worden uitgebreid, mocht daar noodzaak voor zijn?
• Kan het de verbetering van de servicelevels mee ondersteunen?
• Wie en wat heb ik nodig om het optimaal te kunnen benutten?

Het spreekt voor zich dat de invoering van een nieuw systeem geen wondermiddel, maar een hulpmiddel is. De inkoopplanning wordt alleen dan verbeterd als ook de andere afdelingen daaraan meewerken. Van de planning wordt bijvoorbeeld verwacht dat ze accurate cijfers leveren over de bottlenecks binnen het productieproces en over de eventuele uitval. Waar producten zich ophopen, helpt het niet de voorraden te vergroten om toch uitstroom te krijgen, zoals dat onder leverdruk al snel gebeurt, maar moet het probleem aangepakt worden. Op die manier komen levertijden niet onder druk en hoeft ook geen extra druk op levertijden van leveranciers worden gelegd.

Inkoopkosten

Een optimalisering van het productieproces draagt direct bij aan het verlagen van de inkoopkosten. Minder of zelfs geen extra leveranties, een stabiel opdrachtsysteem en de optimale seriegrootte zorgen voor lagere kosten. Dat alles vergroot de leverbetrouwbaarheid. Als inkoopafdeling heb je belang bij goede leveranciersafspraken, waarbij alle partijen in een win-win situatie verkeren. Zo kunnen onverwachte productieonderbrekingen, doordat onderdelen te laat geleverd worden, voorkomen worden. Plus, niet onbelangrijk, goede onderlinge verhoudingen zorgen er voor dat je elkaar waar nodig uit de brand probeert te helpen.

Servicelevels

Als bedrijf wil je de service aan de klant zo optimaal mogelijk laten verlopen. Dit begint niet, zoals vaak wordt gedacht, bij het aanvaarden van de opdracht, maar eerder. Door, naast een concurrerende prijs, de zekerheid van een betrouwbare levertijd te kunnen aanbieden, ontstaat een kans op langdurige verbondenheid. Een hoog servicelevel voegt daar een extra dimensie aan toe. Om dit alles te kunnen garanderen, is het bijna noodzakelijk om op ieder moment en op iedere plek toegang te hebben tot betrouwbare gegevens. Op die manier wordt het makkelijk goede afspraken te maken. Een goed functionerend Economic Order Quantity-systeem biedt toegang tot al die gegevens en laat tevens zien hoe groot een opdracht minimaal zou moeten zijn, wat de eventuele prijs wordt bij een groter volume en bij welk volume de optimale prijs bereikt kan worden. Dat biedt bij onderhandelingen veel speelruimte en helpt om orders binnen te halen die het productieproces zo optimaal als mogelijk laten verlopen.