Voorraadbeheer in Excel

Leestijd: 4 min

Tags: Blog

Mark-Jan Photo

Mark Jan Hennink   23 januari 2017


Inhoudsopgave

  1. Zicht op het productieproces en de kosten: de kerntaken van een manager
  2. Hoe werkt voorraadbeheer in Excel?
  3. Voordelen van het werken met voorraadbeheer in Excel
  4. Het diepere effect van voorraadbeheer
  5. Nadelen aan het gebruik van Excel?
  6. Excel in voorraadbeheer voor het behalen van een hogere winstmarge

Zicht op het productieproces en de kosten: de kerntaken van een manager

Voor een manager zijn er twee zaken van de hoogste orde als het gaat om het op de juiste manier leiden van een bedrijf. Ten eerste moet er goed zicht zijn op het hele productieproces, ten tweede moeten de kosten goed onder controle blijven. Dit blijkt echter vaak een moeilijke opgave. Gelukkig zijn er een aantal handige instrumenten die kunnen helpen bij het beheren van deze twee belangrijke punten. Eén van de manieren is om het voorraadbeheer in Excel uit te voeren. Als dit op de juiste manier wordt gedaan, kunnen er zeker voordelen voor het bedrijf behaald worden door het voorraadbeheer zo gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen.

Hoe werkt voorraadbeheer in Excel?

Er zijn verschillende manieren om voorraadbeheer in Excel uit te voeren. Een van de methoden voor voorraadbeheer is door een rekenmodel te gebruiken met verschillende tabbladen, die onderling met elkaar zijn verbonden. Deze tabbladen bevatten dan bijvoorbeeld een hoofdbestand, mutaties, artikelgroepen, klantenlijst, leveranciersbestand, logboek en factuur. De goederen die u wilt beheren in de voorraad plaatst u in het hoofdbestand. Stel dat u de aantallen voorraad per artikel vermeld in het hoofdbestand, dan heeft u meteen inzicht in de inkoopwaarde van de voorraad. Het tabblad mutaties zorgt ervoor dat de goederen in de voorraad bij- of afgeschreven worden. Zo vindt het voorraadbeheer duidelijk plaats; u ziet meteen welke goederen wel of niet in de voorraad te vinden zijn. Andere handigheden door de onderlinge verbondenheid van de tabbladen zijn dat door het invullen van het eerste boekingsnummer de adresgegevens van de klant meteen worden ingevuld op de factuur. De klant moet dan natuurlijk wel op de klantenlijst staan. Hetzelfde geldt voor het leveranciersbestand. Ook is het bijvoorbeeld mogelijk om een kolom te maken voor producten met een houdbaarheidsdatum. Zo is in één oogopslag in het voorraadbeheer te zien wanneer welk artikel uit de voorraad gehaald dient te zijn.

Voordelen van het werken met voorraadbeheer in Excel

voorraadbeheer in ExcelEr zijn een aantal belangrijke voordelen bij het gebruik van het computerprogramma bij het beheren van uw voorraad. In eerste instantie krijgt u zo meer zicht op de stroom en voorraad aan artikelen, die zich in uw assortiment bevinden. Hierdoor kunt u ingrijpen als u ziet dat er een te grote voorraad van een bepaald artikel is, of juist een tekort. Het geeft u belangrijke managementinformatie, die zonder een dergelijk programma niet gemakkelijk te verkrijgen is. Door het goede zicht op de voorraad kunt u werken aan voorraadoptimalisatie. U zult geen onnodige kosten maken voor producten die u niet nodig heeft in uw assortiment. Het voorraaddashboard zorgt ervoor dat u weet welke goederen er zijn, welke artikelen in welke periode van het jaar snel verkocht worden, en welke artikelen moeilijker te verkopen zijn. Door deze managementinformatie kunt u de foutkans van verkeerde producten in uw assortiment verminderen. De foutkans is echter nooit geheel te vermijden. U heeft immers altijd een risico als u bepaalde goederen aanschaft. Het voorraaddashboard geeft u echter een reëler risico.

Het diepere effect van voorraadbeheer

Voorraadbeheer in dit computerprogramma geeft dus direct inzicht in het aantal artikelen dat u in uw assortiment heeft, maar het voorraadbeheer in Excel heeft nog een voordeel dat verder gaat. U kunt, als u ziet dat bepaalde artikelen beter verkopen dan de andere, met uw leveranciers betere afspraken maken over de koop en verkoop van bepaalde producten. Als u ziet dat een bepaald product beter verkoopt, kunt u hier een betere prijs voor afspreken. Ook geeft het u inzicht in de leveringstijden, die u nodig heeft voor bepaalde goederen. Het kan zijn dat een bepaald artikel standaard in een bepaalde tijd goed verkocht wordt. In dat geval kan het lonen om de juiste afspraken met leveranciers te maken over de tijden waarop deze producten geleverd kunnen worden. U kunt zelfs op basis van de analyses in het computerprogramma bedenken of u nog met bepaalde leveranciers in zee wilt gaan, als een bepaald product niet goed geleverd wordt of geen fantastische verkoopcijfers behaalt. De hoeveelheid gegevens uit het verleden geven u een kansberekening van welke artikelen u nodig heeft, en helpen u de levertijd te verkorten. Zo hoeft u minder artikelen op te slaan. Op die manier kan de winstmarge worden vergroot.

Nadelen aan het gebruik van Excel?

Hiervoor werden de vele voordelen genoemd van het gebruik van het bekende computerprogramma Excel bij het assortimentsbeheer. De voordelen wegen ook veel zwaarder dan de nadelen. Echter, er zijn wel een aantal nadelen te noemen. In de eerste plaats moet gezegd worden dat Excel een zeer handig programma is, als het op de juiste manier wordt gebruikt. Daar schuilt vaak de valkuil. Doordat Excel een zeer toegankelijk en laagdrempelig programma is, kan eenieder het gebruiken en zomaar willekeurige gegevens in het programma toevoegen. Door de grote wirwar van data die men in Excel kan plakken, kan het extreem onoverzichtelijk worden. Het gevaar kan ontstaan dat er steeds meer Excel rapportages ontstaan, waarbij de helft van de rapportages niet meer gebruikt worden, en de beheersbaarheid erg lastig wordt. Als er dan vervolgens nog verkeerde data in het Excel bestand worden toegevoegd, kan de ramp niet meer te overzien zijn. Het spreekt voor zich dat gebruik moet worden gemaakt van een goed programma, dat door iemand wordt beheerd die de juiste kennis van artikelbeheer heeft. Op deze wijze kan het assortimentsbeheer een voordeel opleveren voor het bedrijf.

Excel in voorraadbeheer voor het behalen van een hogere winstmarge

voorraadbeheer in ExcelHet gaat er dus om dat je met de juiste vaardigheden meer uit je bedrijf kunt halen door de voorraad te beheren in dit computerprogramma. Door de juiste informatie met elkaar te verbinden, kun je eenvoudig zien welke artikelen goed of slecht in het assortiment verkopen. Dit heeft vervolgens invloed op uw afspraken met leveranciers, levertijden, opslag en koopovereenkomsten. Een juist artikelbeheer kan dus zorgen voor een voorraadoptimalisatie die u een grote winstmarge kan opleveren!

De gids voor uw ERP CTA