Inkoopoptimalisatie met het inkoopsysteem

Leestijd: 4 min

Tags: Blog

Mark-Jan Photo

Mark Jan Hennink   5 september 2016


Inhoudsopgave

  1. Vraagvoorspelling
  2. Optimaal voorraadbeheer
  3. Inkoopvoorstel
  4. Inkoopparameters bepalen
  5. Ordermanagement beheren
  6. Multi-echelon planning
  7. KPI‑dashboard
  8. Veiligheidsvoorraden inbrengen
  9. White Paper: Bepalen van een gezond voorraadniveau

System-Process-Diagram-nederlands-552x572Uw voorraden vormen een belangrijk onderdeel. Zo kunt u de klant direct helpen. Iedereen kent het probleem van te grote voorraden. Of het niet actueel zijn van de voorraad. Vooral bij middelgrote en grote bedrijven zien wij dit terug. Incourante voorraad waar u mee blijft zitten betekent verlies van winst. Maar ook door voorraadtekorten kan er verlies optreden. Met een gedegen inkoopsysteem kunt u uw voorraden minimaliseren en toch aan de vraag van de klant voldoen. Zo werkt u effectief en winstgevend. Met de juiste voorspelling en een uitgebreide rapportage houdt u altijd controle over uw voorraadbeheer. Hiervoor maakt u gebruik van het slimme inkoopsysteem van EazyStock.

Vraagvoorspelling

inkoopsysteemWeet u van tevoren waar de klant naar op zoek is? Uw producten worden niet altijd evenveel verkocht of gebruikt. Dit is afhankelijk van meerdere factoren, waaronder seizoensinvloeden, de huidige economie, de doelgroep, promotie en nog veel meer. Het inkoopsysteem houdt continu bij naar welke productgroepen de meeste vraag is. De software herkent de producten en maakt hier automatisch categorieën van. Vanaf de introductie tot aan de eindfase volgt de software nauwkeurig het product op basis van de productlevenscyclus. Op welk moment is er veel vraag naar het product en wanneer zwakt dit af? Omdat elk product zijn eigen levensfase kent, houdt het systeem hiermee rekening. De software maakt een uitgebreide calculatie hiervan. Het slimme systeem zal dit ook in de toekomst blijven doen, zodat er een steeds duidelijker beeld ontstaat. Het resultaat is een nauwkeurige voorspelling, waardoor het voorraadbeheer direct aangepast kan worden. De vraagpatronen zijn wekelijks of maandelijks op te vragen. Ook historische vraagpatronen worden meegenomen, met name bij vervanging van een oud product. Tevens ondersteunen sommige inkoopsystemen de mogelijkheid om de forecast van de klant in te lezen en hiermee  rekening te houden.

Optimaal voorraadbeheer

Uw producten en assortiment kunnen in verschillende categorieën worden ingedeeld. Zo wordt gekeken naar de servicelevels. Daarbij is het belangrijk om te weten welke producten hiervoor nodig zijn. Deze moeten immers tijdig voorradig zijn. De software maakt daarom gebruik van verschillende parameters. Ook bekijkt het systeem hoeveel u aan voorraad nodig heeft om gezond te blijven ondernemen. Zo is de frequentie van gebruik, de vraagstelling en de waarde van het jaarlijks gebruik van belang. Allemaal zaken die het slimme inkoopsysteem weet te berekenen.

Inkoopvoorstel

Door gebruik te maken van de dynamische simulaties worden verschillende situaties bekeken en berekend. Dit beantwoordt de ‘wat als’‑vraag. Bij een onverwachte situatie moet er immers ingegrepen kunnen worden. Zo kunt u behoefte hebben aan een veiligheidsvoorraad of het systeem doet u een aanvullingsvoorstel of een inkoopvoorstel. Een nauwkeurige voorspelling van de productvraag zorgt ervoor dat u tevreden klanten behoudt. Door een snelle levering en een uitstekende service ervaart u groei binnen uw onderneming. Terwijl u door efficiënt voorraadbeheer aan kostenbesparing doet.

Inkoopparameters bepalen

Welke eisen worden er gesteld aan de voorraad? De verandering van plannen betekent vaak ook een ander voorraadbeheer. Bijvoorbeeld wanneer u de diensten aanvult of de producten wijzigt. Naar welke producten is de klant op zoek? Het is belangrijk om de inkoopparameters te bepalen. Zo kan het systeem snel verbeteringen doorvoeren. Dit betekent niet alleen een besparing op de kosten, maar ook een betere service naar de klanten toe. Het voorraadmanagement verbetert zichtbaar met behulp van het inkoopsysteem.

Ordermanagement beheren

Het OM oftewel het ordermanagement verzorgt en verwerkt het beheer van orders. Hiervoor kunt u een apart ordermanagementsysteem gebruiken. Een warehousemanagementsysteem richt zich op magazijnbeheer, de opslag van de goederen en de transacties die hierbij horen. De software van het inkoopsysteem kijkt continu naar welke voorraad nodig is om het bedrijf te kunnen laten draaien. Hierbij wordt gestreefd naar een daling van de voorraden, die wel kan oplopen tot 30 procent. Dit betekent niet alleen een kostenbesparing, maar ook hogere servicelevels naar de klant toe.

Multi-echelon planning

Met multi-echelon planning wordt de juiste voorraad op de juiste locatie gebracht. Vanuit het distributiecentrum of de opslagplaats moeten goederen vaak onder meerdere locaties verdeeld worden. Dit neemt een hoop tijd in beslag met betrekking tot de planning. Het inkoopsysteem verdeelt de gehele voorraad over alle locaties, rekening houdend met de vraag per locatie. Welke producten of goederen moeten naar een specifiek punt en waar is de voorraad nog optimaal? Zo ontstaan er geen overbevoorrading en tekorten op een bepaalde locatie. Er kan herdistributie worden toegepast. Hiermee bespaart u kosten voor nieuwe inkoop. Dit betekent efficiënt werken zonder extra kosten.

KPI‑dashboard

KPI staat voor: kritieke prestatie‑indicatoren. Een belangrijk onderdeel binnen de onderneming. KPI’s meten de prestaties van het bedrijf en geven aan wanneer en op welk punt er ingegrepen moet worden. Op het gebied van voorraadbeheer kunt u op deze manier noodzakelijke aanvullingen plannen. Ook in uitzonderlijke situaties wordt hieraan gedacht. Een melding waarschuwt tijdig. Via het dashboard kunt u grafische rapporten opvragen. Hiermee krijgt u relevante informatie op het gebied van voorraad, de omloopsnelheid hiervan, de verkoopwaarde, bevestigde orders, maar ook aanbevolen orders en de verdeling van de voorraadbehoefte. Fouten in de voorraadketen worden voortijdig verholpen.

Veiligheidsvoorraden inbrengen

De productvraag kan sterk wisselen door diverse invloeden. Met een veiligheidsvoorraad kunt u inspelen op een onverwachte vraag. Ook tijdens uitzonderlijke situaties, die u nu tijdig herkent en waardoor u aanpassingen kunt doen. De gewenste veiligheidsvoorraad kunt u zelf invoeren. Het inkoopsysteem zorgt ervoor dat het juiste product op het juiste moment besteld wordt. Wanneer de voorraad van een product beneden een bepaald niveau blijft, kan het systeem een regel op een bestelling automatisch goedkeuren. Orders die handmatig goedgekeurd moeten worden, zullen een melding vertonen. Zo voorkomt u tijdig onvoorziene voorraadproblemen. Hierdoor plant u vooruit zonder winstverlies.

 

White Paper: Bepalen van een gezond voorraadniveau

Om een beter beeld te krijgen van de huidige stand van uw voorraad en om te zien waar u aanpassingen dient te maken, kunt u onze white paper ‘Bepalen van een gezondheid voorraadniveau’ raadplegen en dit diagnosen op basis van 12 gedetailleerde vragen.