Voorraadbeheersysteem, beheer uw voorraad

Leestijd: 4 min

Tags: Blog

Mark-Jan Photo

Mark Jan Hennink   22 maart 2016


Inhoudsopgave

  1. Het voorraadbeheersysteem
  2. Voorraadbeheersysteem‑oplossingen
  3. Weten wat er gebeurt
  4. De voordelen van een voorraadbeheersysteem

Iedere ondernemer, of dat nu een bedrijf, een retailer, een restaurant of een online winkel betreft, moet een goed overzicht hebben van de aanwezige voorraad. Dat heeft zowel te maken met het beperken van de kosten als met zicht op de omloopsnelheid van producten. Wie een product in meerdere smaken verkoopt en geen zicht heeft op welke smaak of smaken het best lopen, zal snel tot de conclusie komen dat een of twee smaken uitverkocht zijn, terwijl van een of twee andere nog niets verkocht is. Dat kan leiden tot leverproblemen bij nieuwe bestellingen en tot verlies, omdat de niet‑verkoopbare smaken alleen met forse kortingen de weg naar een klant vinden. Een goed opgezet voorraadbeheersysteem helpt om dit soort informatie te verwerven. Het helpt eveneens om te voorkomen dat er van een goedlopend product een tekort ontstaat. Een derde reden voor een voorraadbeheersysteem is het voorkomen van kosten. Voorraad kost altijd geld: de aanschafprijs, de opslagkosten, het renteverlies en het eventuele verlies of minder winst door extra kortingen. Wie een goed voorraadbeheersysteem heeft opgezet, weet exact welke waren of onderdelen regelmatig moeten worden besteld en waar extra aandacht aan moet worden besteed bij verkoop. Op die manier is de kans op ‘winkeldochters’ uiterst klein.

Het voorraadbeheersysteem

De vraag ‘Waarom een voorraadbeheersysteem?’ is dus eigenlijk voorraadbeheersysteem vrouw
al beantwoord. Het ondersteunt de ondernemer om de uitgaven in toom te houden, om zicht te blijven houden op het eventueel bijbestellen van goederen en zeker ook om het kaf van het koren te scheiden en minder goedlopende producten niet te lang op voorraad te houden. Een voorraadbeheersysteem helpt de planning goed in te richten en biedt tevens zicht op hoelang producten op voorraad liggen. Hoe sneller de voorraad verkocht wordt, hoe lager de kosten en dus hoe beter de winstmarge. Tegenwoordig is ook een snelle levertijd heel belangrijk. Als de vraag ‘Waarom een voorraadbeheersysteem?’ nog niet voldoende beantwoord is, dan is het antwoord te vinden in die levertijd. Want wie aanbiedt om binnen 24 uur te leveren of om op de dag van bestelling te versturen, zal producten op voorraad moeten hebben. Anders zal dit niet lukken en tot heel wat mails of telefoontjes van klanten leiden.

Voorraadbeheersysteem‑oplossingen

Voorraadbeheer is voor de startende ondernemer zelden een probleem. Vanaf het moment dat de zaak beter begint te lopen, zal er langzaamaan een probleem kunnen ontstaan. Het is daarom belangrijk, misschien wel het meest voor een startende retailer of webwinkelier, om vanaf de eerste dag een voorraadbeheersysteem te ontwikkelen. Dat kan door zelf een bestand op te bouwen, door gebruik te maken van bestaande software, door een deskundige te raadplegen of door een opdracht uit te schrijven voor het bouwen van maatwerk. Dat laatste is meer iets voor de ondernemer wiens zaak goed draait en die graag realtime gegevens wil kunnen opvragen. Dat kan heel erg goed van pas komen bij onderhandelingen, bij een aanvraag voor een grote order en bij een extra actie gericht op de kennismaking met een nieuw product.

Weten wat er gebeurt

Wie niet goed weet wat er binnen zijn bedrijf gebeurt, zalVoorraadbeheersysteem
snel in verlegenheid of in de problemen terechtkomen. Stel, je hebt een webwinkel waarbij de
voorraden op een gehuurde plek zijn opgeslagen. Wie dan geen werkend en effectief voorraadbeheersysteem heeft, zal binnen de kortste keren ontdekken dat orders mislopen, afgezegd worden en dat er op die manier zelfs klanten verloren gaan. Je kunt makkelijk voorkomen dat het ooit zover komt door óf zelf dagelijks bezig te zijn met het voorraadbeheer óf aan een derde te vragen dit voor je te onderhouden, waarbij je zelf in de gelegenheid bent om waar nodig direct in te grijpen. Zo worden bottlenecks, leverproblemen en klantenverlies voorkomen. Wie precies weet wat er in zijn bedrijf gebeurt, heeft geen angst voor een probleem, want dat is snel op te lossen.

De voordelen van een voorraadbeheersysteem


Dankzij een voorraadbeheersysteem bereik je een optimale voorraad. Wie naast software ook in ondersteuning investeert, weet zich ervan verzekerd dat hij met vragen altijd ergens terechtkan waar men oplossingen kent of gaat zoeken. Die investering zal zich al snel terugbetalen. De ondernemer die behalve tijd en geld vrijmaakt voor het opbouwen en het aanleggen van voorraden, ook ruimte creëert voor de opbouw van een goed werkend voorraadbeheersysteem, kan vooruit plannen en weet, gebruikmakend van de aanwezige gegevens, ook een realistische verkoopprognose voor de komende periode te maken. Kort samengevat biedt een voorraadbeheersysteem op ieder moment zicht op de looptijd van producten, op de aanwezige voorraad, op de omlooptijd van ieder afzonderlijk product en ondersteunt het hiermee het samenstellen van een optimale voorraad. Zo weet een groothandel dat er in de kerstperiode meer wijn verkocht zal worden (seizoensinvloeden). De hamvraag is welke wijnen het best zullen lopen. Wie te veel dure wijnen inslaat, blijft met een voorraad zitten, die pas op langere termijn verkocht kan worden. Te weinig is verlies aan omzet. De cijfers van de afgelopen jaren, de trends en natuurlijk de economische omstandigheden bieden een basis om een prognose te maken. Een voorraadbeheersysteem helpt om, mocht dat noodzakelijk blijken, op ieder moment de voorraad aan te vullen.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van EazyStock? Wij zorgen er graag voor dat u altijd op de hoogte bent van de ontwikkelingen die voor ú relevant zijn. Praktisch en in heldere taal, zodat u meteen aan de slag kunt. Wij attenderen u daarom graag op onderstaand whitepaper.

6 Manieren om uw voorraadniveaus en kosten te verlagen