Vraagvoorspelling: zorg op tijd voor voldoende voorraad

Ieder bedrijf leunt op zijn vraagvoorspelling om beslissingen te nemen, om investeringen te doen en om voorraden aan te leggen en aan te houden. Maar waarop leunt die vraagvoorspelling?

Wat is vraagvoorspelling?

Vraagvoorspelling is het maken van een inschatting van hoeveel stuks van ieder afzonderlijk product gedurende een bepaalde periode verkocht zullen worden. Deze gegevens dienen vervolgens om vast te stellen hoeveel voorraad er nodig is, hoeveel er geproduceerd of ingeslagen moet worden en hoelang de verschillende producten in huis zijn. De vraagvoorspelling draagt bij aan de besluitvorming voor wat betreft het aanhouden van voorraden en bepaalt zodoende mede hoeveel geld er geïnvesteerd moet worden om aan de vraag te kunnen voldoen. De vraagvoorspelling wordt gebaseerd op historische gegevens, op inschattingen van de managers, of en zo ja, hoeveel nieuwe producten er op de markt gebracht zullen worden en op de situatie van de markt.

Waarom vraagvoorspelling?

Het ergste wat een bedrijf overkomen kan, is dat er veel vraag is en het aanbod te klein. Dat kan namelijk betekenen dat de klandizie de concurrenten zal opzoeken en dat daardoor vraag verloren gaat. Dat kan zelfs gevolgen hebben voor de langere termijn, omdat klanten en potentiële klanten aarzelen om gebruik te maken van het bedrijf of dat alleen doen bij eventuele nood.

Om te voorkomen dat een dergelijke situatie ontstaat, wordt eveneens de vraagvoorspelling gebruikt. Probleem daarbij kan zijn dat de inschatting te rooskleurig is of dat angst om niet te kunnen leveren omslaat in een te grote voorraad.

Nieuwe producten

De vraagvoorspelling verschilt per product. Producten met een gegarandeerde afname en een langlopend contract zijn natuurlijk makkelijk in te schatten. Producten die nieuw in de markt gezet worden, moet men baseren op prognoses. Dit kan een reden zijn om een grote reclamecampagne te starten om het product onder de aandacht te brengen. Denk bijvoorbeeld aan klanten met nieuwe producten laten kennismaken in supermarkten.

Goede data over eerdere promoties helpen daarbij de vraag zo nauwkeurig mogelijk te voorspellen. Door gebruik te maken van die vraagvoorspelling wordt voorkomen dat er een tekort of overschot aan voorraad van grondstoffen of producten ontstaat. Gelet op de kosten die voorraad veroorzaakt, zoals inkoopkosten, leverkosten en renteverlies door opslag, is het belangrijk die voorraad zo klein mogelijk te houden en de omloopsnelheid van de voorraad zo hoog mogelijk.

Kun je de vraagvoorspelling verbeteren?

Onderzoek, marktreacties, verschillen per regio, discontinuïteit in de afname en te grote afhankelijkheid van de vraagvoorspelling hebben invloed op het proces. Door regelmatig de vraagvoorspelling te herhalen, vergroot je de inzichten en is het makkelijker het proces aan te passen. Het ontwikkelen van een klantenpanel of een productblog kan daarbij een ondersteunende rol spelen.

Het verschil in het maandverloop is een derde pijler die de vraagvoorspelling efficiënter kan maken. Wat ook helpt, zo blijkt uit de literatuur, is om af te zien van kleine(re) aanpassingen. Ze blijken geen zoden aan de dijk te zetten. Forse aanpassingen daarentegen beïnvloeden de voorspelling wel degelijk. Mits er, uiteraard, gegronde redenen zijn om een dergelijke aanpassing toe te passen.

Nieuwe software

Wie gebruikmaakt van de nieuwste voorraadsoftware voor vraagvoorspelling kan een betere prognose verwachten. Volgens professor Goodwin van de universiteit van Bath (VK) gelden er twee belangrijke regels bij de vraagvoorspelling. De eerste is dat het management over het algemeen te optimistisch is en de tweede is dat te grote aanpassingen het proces danig kunnen verstoren. Het voordeel van de software is dat de vraagvoorspelling niet meer lang op zich laat wachten en niet langer in een kwartaalritme verloopt.

In principe kunnen op ieder moment, en bij gebruik van de nieuwste software op ieder gewenste plek, de noodzakelijke data opgeroepen worden en dus kan waar nodig direct gehandeld worden. Er is nog een ander voordeel te noemen dat door het gebruik van goede software ontstaat. Het geeft de planning meer ruimte om aandacht aan producten te besteden die niet zo’n goede omlooptijd hebben. Dat kan tot het besluit leiden om bepaalde producten uit het assortiment te halen om onnodige kosten te voorkomen of om een extra campagne te starten om deze producten meer onder de aandacht te brengen.

Prognoses

Hoe graag we dat ook willen, niemand kan in een glazen bol kijken en de toekomst voorspellen. Uitgangspunt is en blijft wat we uit het verleden weten en de gegevens die we daaruit kunnen opvragen. Door een goed gebruik van de klantgegevens wordt het echter wel steeds eenvoudiger om een vraagvoorspelling samen te stellen. Dat draagt bij aan een optimaal voorraadbeheer en aan kostenbesparingen. Dankzij de nieuwste software en nog beter, software die speciaal op het bedrijf is toegesneden, wordt het verkrijgen van data makkelijker.

Desondanks zullen de factoren marktinzicht en vooral klant kennis een belangrijke rol blijven spelen. Want de mooiste statistieken kunnen het plotseling wegvallen van (een deel van) de vraag niet voorspellen. Wie gebruikmaakt van de data en daarnaast van interne – en eventueel zelfs externe – expertise, loopt minder kans op foute prognoses. Wie daarnaast én de feedback van zijn medewerkers én eventueel zelfs van klanten gebruikt, in samenhang met soms ‘out of the box’‑methoden, zal daar zeker profijt van ondervinden.

eGuide: Bepalen van een gezond voorraadniveau

Krijg een beter beeld de huidige stand van je voorraad en zie waar aanpassingen noodzakelijk zijn.