Backorder – wat is het? En hoe wordt het voorkomen?

Leestijd: 5 min

Tags: Blog

Mark-Jan Photo

Mark Jan Hennink   21 maart 2016


Inhoudsopgave

  1. Voorraadbeheer
  2. Personeel
  3. Communicatie met klant
  4. Budgettering

Wat is een backorder en hoe worden de backorders verminderd? De term backorder (eng.) is in voorraadbeheer een bestelling die u niet of niet geheel kunt leveren, omdat u het gevraagde goed niet of niet voldoende op voorraad heeft. De gevraagde goederen in gelimiteerde oplage nabestellen brengt (te veel) kosten met zich mee en uw inkopers moeten tijd besteden aan het routinematig nabestellen van goederen en het wegwerken van de backorder. De tijd die ze aan backorders kwijt zijn, zouden ze natuurlijk moeten besteden aan activiteiten die de verkoop bevorderen.

Voorraadbeheer

Helaas is het zo dat in een tijd waarin iedereen probeert zijn voorraad te reduceren, backorders vaker voorkomen dan wenselijk, en dit leidt tot ontevredenheid bij klanten, hetgeen weer kan leiden tot een afnemende of zelfs verdwijnende vraag van een klant. Backorders zijn in deze tijd nooit helemaal uit te sluiten, maar er is heel wat dat u kunt doen om het aantal backorders te reduceren. Het voorkomen van backorders is een zaak van goed voorraadbeheer, dat is afgestemd op en bepaald door de verkoopvoorspellingen, door trends uit de markt en bij uw klanten, op accurate data en op goede interne en externe communicatie.

Een backorder kan ontstaan door een te krappe of onrealistische tijdspanne voor de analyse van de prestaties: u kijkt alleen naar de periode waarin u actief was voor de desbetreffende klant, of u neemt alleen de ontstane backorders als indicatie voor de oorzaken van het probleem, en laat na vroegere indicatoren mee te nemen in de analyse.

Personeel

De kwalificaties van uw personeel zijn uiteraard eenPersonell personeel
belangrijke factor bij het voorkomen van backorders. Er kunnen namelijk backorders ontstaan wanneer uw inkopers het voorraadbeheer alleen vanuit een inkoopstandpunt bekijken en de planningszijde van het verhaal onderbelicht laten, wanneer uw voorraadbeheer in uw bedrijf gedecentraliseerd is (meerdere vestigingen, meerdere inkopers en supply‑chainmanagers) of wanneer uw personeel onvoldoende training heeft genoten.

Te weinig aandacht voor het voorgaande kan leiden tot een gebrek aan discipline in de verkoopvoorspellingen. Er is niemand verantwoordelijk voor de verkoopvoorspelling, maar iedereen geeft gebrekkige voorspellingen de schuld. Een veel geziene reactie wanneer er bijvoorbeeld te veel op voorraad is, is het nalaten van een verkoopvoorspelling tot de deze voorraad is opgebruikt. Een direct gevolg daarvan kan zijn dat er in een later stadium backorders ontstaan. Zorg er dus voor dat verkoopvoorspelling de verantwoordelijkheid van een persoon is, en zorg ervoor dat diegene op dagelijkse basis zijn of haar voorspellingen aanpast middels directe input van de marktgegevens en de voorraadbeheerders, ter voorkoming van een backorder.

Daarop volgt het punt van de interne communicatie: mutaties in uw personeelsbestand of nieuwe productinformatie bereikt niet – of niet tijdig – alle betrokken afdelingen. Of het kan zo zijn dat er te veel vertrouwen is in de automatiseringsprocessen, zonder dat deze processen op de juiste momenten worden geëvalueerd en aangepast. De vraag verandert steeds, en dus ook de voorspellingen! Slechte interne communicatie kan ook het gevolg zijn van een sterke verzuiling binnen uw bedrijf, waarbij de zuilen verschillende data gebruiken voor de analyse en de voorspellingen: verkoop, inkoop en financiering hebben alle drie andere input en hun eigen voorspellingen. Een backorder ligt op de loer. Om dit tegen te gaan is het zaak een goede en doordachte sales & operations-tactiek te hanteren; maandelijkse bijeenkomsten van de verschillende zuilen met als doel tot een duidelijke en werkbare consensus te komen ter voorkoming van een backorder.

Communicatie met klant

Hoe raar het ook mag klinken: een veelvoorkomend probleem bij het ontstaan van backorders is een gebrekkige of afwachtende communicatie met de klant. U wacht met plannen op die ene grote bestelling en laat na om al voor het plaatsen van de bestelling inzicht te krijgen in de aard en omvang van de bestelling. U wordt dus volledig verrast door een grote bestelling, en dit laatste gebeurt zelfs bij de beste klanten die al jarenlang bij u bestellen. Ook dit kan leiden tot een backorder. Daarom is het zaak op zeer regelmatige basis met uw klanten te praten en ze te bezoeken, om erachter te komen wat ze van plan zijn, welke ontwikkelingen ze zien in hun afzetgebied, om zo uw eigen interne processen te kunnen afstellen op hun verwachtingen en niet getroffen te worden door een backorder. Wellicht is zelfs een samenwerking tussen u en uw klant op het gebied van de verkoopvoorspelling een goed idee om een backorder voor te zijn.

Budgettering

Hoewel u natuurlijk altijd oog heeft voor de budgettering
en financiering van uw operaties, backorder calculationmag het niet zo zijn dat te veel van uw tijd en middelen wordt besteed aan het opmaken en aanpassen van uw financiële plaatje. En het leidt al helemaal snel tot problemen wanneer de budgettering de belangrijkste beslissende factor wordt. Vooral vanaf het hogere management kan de druk soms echter groot zijn om dit toch te laten gebeuren. Bedrijven denken een juiste planning te maken wanneer ze maar de juiste verhouding weten te hanteren tussen budget en verkoopvoorspellingen. Dit wordt ook wel ‘pseudo-sales & operations’ genoemd en leidt tot zeer onnauwkeurig voorraadbeheer en dus een backorder.

In het geval van een te grote discrepantie tussen budget en voorspelling moet het budget aangepast worden, niet de voorspelling. Een andere veelgemaakte fout is een te grote hoeveelheid ‘winkeldochters’ (slecht verkopende artikelen) op voorraad hebben. Of een standaardinkoop- en voorraadstrategie hanteren voor alle producten. Of – en niet in het minst – geen of een te lage bereidheid hebben om de strategieën en tactieken te veranderen en mee te gaan met een veranderende markt.

Zorg wat betreft dat laatste punt dat u iemand binnen uw organisatie heeft aangesteld wiens verantwoordelijkheid het is nieuwe ontwikkelingen in de gaten te houden en nieuwe strategieën uit te werken en uit te proberen. Iemand die samenwerkt met uw grootste klanten om te zien wat zij aan vernieuwing in gedachten hebben.

Inkopen is een vak apart, een echt beroep, maar in te veel bedrijven is het een ondergeschoven kindje dat routinematig wordt afgehandeld met strategieën die verouderd zijn en personeel dat niet bijleert en zich niet aanpast.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van EazyStock? Wij zorgen er graag voor dat u altijd op de hoogte bent van de ontwikkelingen die voor ú relevant zijn. Praktisch en in heldere taal, zodat u meteen aan de slag kunt. Wij attenderen u daarom graag op onderstaand whitepaper.

7 manieren om uw voorraadomloopsnelheid te verbeteren