Voorraadbeheersing, spilfunctie in elk bedrijf

Het logistieke proces speelt een centrale functie in elke onderneming. Alle afdelingen binnen een bedrijf hebben wel op de een of andere manier met logistiek te maken. Binnen het logistieke proces is, zeker vanuit managementoogpunt, de voorraadbeheersing uitermate belangrijk. Iedereen weet dat te hoge voorraden onnodig beslagleggen op de liquiditeiten van een onderneming en te lage voorraden een onderneming klanten kunnen kosten. In de meeste ondernemingen is het logistieke proces een complex geheel van diverse deelprocessen, maar toch kan deze complexiteit teruggebracht worden tot slechts enkele bouwstenen.

Wat is voorraadbeheersing?

Een eensluidende definitie voor voorraadbeheersing is er niet. De betekenis van voorraadbeheersing wordt door elk auteur op een andere manier uitgelegd. Dit komt waarschijnlijk omdat er zo veel verschillende manieren van voorraadbeheersing mogelijk zijn. Afhankelijk van het type onderneming zal men de nadruk op verschillende punten leggen. Een groothandel stelt natuurlijk andere eisen aan het voorraadbeheer dan een productiebedrijf. Wat voor type onderneming je ook hebt, voorraadbeheersing houdt altijd verband met beheersing van de voorraadkosten: rente, ruimte en risico.

Wat zijn de bouwstenen van een goed voorraadbeheersingssysteem?

Bij een voorraadbeheersingssysteem wordt in eerste instantie enkel gedacht aan de inkoopplanning en magazijnvoorraden, maar voor een goede beheersing is kwaliteitsbeheer van de voorraad net zo belangrijk. Een goede voorraadbeheersing is eigenlijk terug te brengen tot drie basisbouwstenen:

• De voor de onderneming juiste voorraadbeheersingssoftware.
• Beheer van de voorraden volgens een in het bedrijf geïmplementeerde kwaliteitsnorm (bijvoorbeeld ISO9001).
• Gemotiveerde medewerkers op de werkvloer.

Motivatie van de medewerkers

Dit punt wordt vaak over het hoofd gezien, maar het is een van de grote steunpilaren voor een goed functionerende voorraadbeheersing. De logistieke medewerkers moeten vaak wat meer handelingen verrichten, zodat verderop in de logistieke keten zaken automatisch kunnen worden afgehandeld. Denk hierbij onder andere aan het registreren van serienummers, afloopdata of batches. Het vergeten of nalaten van dergelijke handelingen veroorzaakt vaak grote vertragingen in het bedrijfsproces, bijvoorbeeld bij uitlevering van goederen.

Kwaliteitsnormen en voorraadbeheersing

Als men het over voorraadbeheersing heeft, denkt men vaak niet direct aan kwaliteitsnormen, ofschoon tegenwoordig iedereen wel overtuigd is dat met het beheren van de voorraden volgens een kwaliteitsnorm, de onderneming geld kan besparen (en de klant veel ergernis).

Voorraadbeheersingssoftware

Met goed geïntegreerde software zal het beheersen van de voorraden geen probleem mogen zijn. Het zal tot op artikelniveau de mogelijkheid moeten geven om parameters in te stellen voor de beheersing van de voorraad, alsmede parameters voor het bijbehorende kwaliteitsbeheer. Deze software moet natuurlijk zo flexibel zijn, dat er bij wijziging van beleid geen aanpassingen in de software nodig zijn. Men ziet bijvoorbeeld in de praktijk dat er ‘regelmatig’ van centralisatie wordt overgegaan naar decentraal beheer en vice versa. In de software moet dit opgevangen kunnen worden.

Voorbeeld: voorraadbeheersing in een technische groothandel

In dit voorbeeld verkoopt een technische groothandel draagbare gasexplosiemeters, waarmee men in de petrochemische industrie gevaarlijke gassen meet. Er vinden regelmatig software‑updates en upgrades plaats. De leveranciers van de meters geven aan welke range serienummers bij een update betrokken zijn. Het was altijd zeer tijdrovend om uit te zoeken welke klanten de betreffende serienummers hadden, waarbij klanten soms ook ‘lastiggevallen’ moesten worden en moesten reageren op een mailing. De meer dan dertig servicetechnici worden centraal aangestuurd en klagen dat er bij reparaties lang op de spare parts moet worden gewacht.

Om een goed inzicht te krijgen in welke serienummers zich waar bevinden, zijn er kwaliteitsnormen gedefinieerd, zodat nu bij elke binnenkomende zending van een leverancier de betreffende serienummers worden geregistreerd en ook bij elke verkoop het serienummer wordt geregistreerd dat wordt uitgeleverd aan de klant. Dit betekent een extra belasting voor de magazijnmedewerkers. Deze gegevens worden (automatisch) doorgestuurd naar de serviceadministratie.

Apart hiervan besloot men dat de voorraadbeheersing aangepakt moest worden. Men besloot tot het aanhouden van een kleine decentrale voorraad voor elke servicetechnicus (submagazijn), die vanuit het centrale magazijn wordt aangevuld. Elke technicus heeft nu een eigen rayon. Het resultaat van deze reorganisatie is dat men nu precies weet welke serienummers men in stock heeft en welke serienummers bij welke klanten staan. Bij upgrades hoeft men niet meer de verkoper, technici en klanten lastig te vallen; de technici worden nu gericht aangestuurd. Bij storingen worden klanten sneller geholpen, aangezien de technicus de belangrijkste spare parts in zijn ‘serviceauto-magazijn’ heeft liggen.

Goed voorraadbeheer werkt ‘grensoverschrijdend’

Een goed systeem om de voorraad te beheren kan ‘grensoverschrijdende’ invloed hebben. In het voorbeeld bespaarde het extra werk voor de magazijnmedewerkers veel werk en tijd op andere afdelingen. Tevens waren klanten zeer tevreden over de verbeterde service. De invoering van submagazijnen had, in tegenstelling tot de verwachtingen, geen stijging van de onderdelenvoorraden tot gevolg. Het inzicht in welke apparatuur zich waar bevindt maakte het mogelijk een gerichter voorraadbeleid uit te voeren per technicus, waardoor de voorraadwaarde zelfs iets lager werd.

Wilt je meer weten over de mogelijkheden van EazyStock? Wij geven je graag een live demo!