Servicegraad: blije klanten en een exacte voorraad

In een perfecte wereld hoef je nooit nee te verkopen aan je klanten. Je hebt altijd alles op voorraad. Daarvoor heb je voldoende ruimte, zowel in financiële middelen als fysieke magazijnruimte. Je loopt geen risico om klanten kwijt te raken en om met niet‑verkochte voorraad te blijven zitten.

Die wereld bestaat niet. En zeg nu zelf, het spel van balans in de voorraad is toch één van de leukste dingen van het ondernemerschap? Supplychain management speelt op het scherpst van de snede. De servicegraad is eigenlijk een logistiek kengetal, maar het kan ook als tool gebruikt worden om je voorraadbeheer en beleid hieromtrent te verbeteren. Bovendien geeft het inzicht in de vraag van de klant. We zoomen dieper op de optimale servicegraad in.

Wat is servicegraad?

Simpel gezegd: de mate waarin de leveringsafspraken worden nagekomen of in een kengetal worden gegoten; het percentage correcte leveringen. Hoe vaak verkoop je nee aan je klanten? Hoe vaak je bereid bent om nee te verkopen, is misschien nog wel een betere vraag. Het antwoord op deze vraag vraagt namelijk om onderzoek.

Een hoge servicegraad betekent dat je vaak kunt leveren uit voorraad. Deze hoog houden kost volgens het financiële management vaak te veel geld. De voorraadkosten zitten in opslagkosten, rentekosten en de kosten van het risico op incourante voorraad. De vraag is natuurlijk in hoeverre jouw onderneming met deze kosten te maken heeft en of ze opwegen tegen een hoge servicegraad. Het is belangrijk om te weten wat je klanten eigenlijk vinden van een nee. Lopen ze naar de concurrent, of zijn ze loyaal en blijven ze wachten tot het product wel leverbaar is? Om hierop antwoord te krijgen, zal je in gesprek moeten met je klant. Als je eenmaal deze gegevens inzichtelijk hebt, kun je werken naar een optimale servicegraad met passend voorraadbeheer.

Hoe bepaal je de servicegraad?

Als logistiek kengetal kun je de optimale servicegraad berekenen. Het is het percentage correcte leveringen, dus plat gezegd: hoe vaak je ja kunt verkopen aan je klant. Bijvoorbeeld 95 procent: je kunt in 95 procent van de bestellingen daadwerkelijk leveren. In 5 procent van de gevallen verkoop je nee, omdat een artikel op dat moment niet uit voorraad leverbaar is.

Om de gewenste servicegraad te berekenen, dien je eerst te weten wat de huidige servicegraad is. Dit is vrij eenvoudig na te zoeken in de order- en uitleverhistorie. Als je dit getal wilt optimaliseren, ga je ervan uit dat de huidige servicegraad anders moet. Het kan zijn dat je bijvoorbeeld te veel klachten van klanten krijgt, of dat je merkt dat vaste afnemers minder bestellingen plaatsen. Maak per (belangrijke) klant inzichtelijk wat de servicegraad is. Vraag ook na bij de klant hoe deze een nee ervaart en wat de vervolgactie van de klant is. Stel nu dat de servicegraad 95 procent is, maar afnemers vinden dit geen enkel probleem, waarom zou je de servicegraadvoorraad dan willen verhogen? Misschien is de servicegraad wel te hoog en betekent een optimalisatie wel een verlaging.

Hoe verhoog je je servicegraden?

Indien je al deze gegevens inzichtelijk hebt, dus per belangrijke klant de servicegraad én diens beleving hiervan, kun je beslissen of de gewenste graad hoger ligt dan het huidige niveau. Het verhogen van de servicegraad doe je in samenwerking met de financiële afdeling. Een hogere servicegraad kost altijd geld. Hier is het van belang om met een open mind samen te bekijken waar er ruimte is in het financiële plan. Het is namelijk erg gemakkelijk om te vervallen in oude boekhoudkundige patronen. Ondernemen is risico nemen, nietwaar?

Supplychain management en financieel management van een onderneming staan vaak op gespannen voet, terwijl beide als doel hebben de winst te verhogen en klanten tevreden te houden. Daarnaast is het van belang dat de lijnen met de salesafdeling aangetrokken worden: zij kennen immers de klant en hun gedrag. Ook kun je gebruikmaken van diensten van een externe partij die voorraadbeheersoftware levert, zoals EazyStock. De software en adviseurs helpen een onderneming om de voorraad te optimaliseren en de servicegraad te verhogen.

Meten en monitoren

Eenmaal begonnen met het gebruiken van de servicegraad als tool voor het verbeteren van het bedrijfsresultaat, kun je niet meer terug. En dat is ook niet de bedoeling, want het is té belangrijk en daarnaast relatief eenvoudig om dit kengetal te blijven meten en monitoren. Hoe complexer de voorraad, hoe complexer het meten en monitoren van de servicegraad.

Hoe is de diversiteit van de voorraad? Zijn de producten seizoensgebonden? Hoe hoog is de restwaarde? Al deze vragen moeten beantwoord worden voor een degelijke analyse. Het tijdig en periodiek monitoren van de servicegraad voorkomt verslapping van de servicegraad. Zoals gezegd bestaat de ideale wereld niet, maar een voorraad die continu op scherp staat, komt wel heel dicht bij een utopie.

Whitepaper: EazyStock’s KPI’s

Servicegraad is slecht één van de KPI’s voor efficiënt voorraadbeheer. Ontdek welke KPI’s je nog meer tot je beschikking hebt met EazyStock.