Voorraadkosten berekenen en verlagen

Voorraadkosten berekenen en verlagen

Voorraadbeheersoftware helpt om je voorraadkosten te verlagen, maar wat zijn voorraadkosten en hoe moet je eigenlijk je voorraadkosten bepalen?

Voorraadkosten betekenis

Voorraadkosten zijn de kosten die een onderneming maakt om een voorraad aan te houden. Om te bepalen welke kosten dat exact zijn, moeten we kijken naar de componenten van de kosten die met de hoogte van de aangehouden voorraad veranderen. De voorraadkosten zijn dus per definitie variabel. Tegelijkertijd nemen we echter wel vaste kosten, zoals de kosten voor de ruimte, mee in de berekening van voorraadkosten. Deze worden in dit geval echter behandeld alsof het variabele kosten zijn. Je zou namelijk prima extra ruimte bij kunnen huren als het nodig is om extra voorraad te huisvesten. Ook arbeidskosten zijn als variabel aan te merken, dankzij flexwerkers en de mogelijkheid om extra krachten aan te trekken.

De voorraadkosten bestaan vervolgens uit drie onderdelen:

• Rentekosten
• Ruimtekosten
• Risicokosten

Deze worden, om voor de hand liggende redenen, ook wel de 3 R’s genoemd.

Rente- of kapitaalkosten

De kapitaalkosten die gemoeid zijn met het aanhouden van een voorraad vind je door een simpele vraag te beantwoorden: wat kost geld eigenlijk? Het antwoord op deze vraag verschilt van ondernemer tot ondernemer en hangt, onder andere, af van de manier waarop de onderneming gefinancierd is. Als de onderneming met vreemd geld is gefinancierd, speelt de te betalen rente een rol, maar ook wanneer het om eigen vermogen gaat zijn er kapitaalkosten. Kapitaal dat vastzit in voorraad kan namelijk niet op een andere plek in de onderneming voor rendement zorgen, dus in dat geval zijn de kapitaalkosten van de voorraad dat misgelopen rendement. Vaak worden de kapitaalkosten bepaald aan de hand van de WACC (Weighted Average Cost of Capital), die op zijn beurt op de financieringsstructuur van de onderneming gebaseerd is.

Ruimtekosten

Voor het opslaan van artikelen heb je fysieke ruimte nodig. Deze ruimte brengt kosten met zich mee, zoals:

• de huur van de ruimte waar de voorraad opgeslagen is;
• de afschrijving op meubilair zoals stellages, maar ook op transportmiddelen;
• de onderhouds- en energiekosten van de ruimte;
• de kosten van personeel dat werkzaam is in de ruimte om goederen op te slaan, exclusief de kosten die gemaakt worden bij het uitgaande proces.

Op het moment dat je als ondernemer gebruikmaakt van een logistiek dienstverlener die jouw voorraad in zijn magazijnen opslaat, is het berekenen van de ruimtekosten makkelijk: er worden simpelweg kosten per pallet in rekening gebracht en de kosten voor in- en uitslag. Als je de kosten van uitslag bij de kosten per pallet optelt heb je de totale ruimtekosten voor de voorraad simpel berekend. Als ondernemer zul je de voorraad vaak echter zelf beheren. Wil je vervolgens het stuk ruimtekosten van de voorraadkosten berekenen? Tel simpelweg alle kosten bij elkaar op die verband houden met het binnenbrengen en huisvesten van de voorraad in je ruimte. Let wederom wel op dat je de kosten van het uitgaande proces buiten beschouwing laat.

Risico- of verouderingskosten

Wanneer producten zich lange tijd in een magazijn bevinden, kan dit grote gevolgen hebben voor de voorraadkosten. Goederen kunnen bederven of verouderen waardoor zij onverkoopbaar raken. Ook kunnen producten uit de mode raken waardoor ze tegen een dumpprijs verkocht moeten worden. Het verlies op de verkoop in dat laatste geval wordt ook onder de noemer verouderingskosten geschaard. Het aanhouden van een voorraad betekent tegelijkertijd ook dat het risico op prijsschommelingen ontstaat. Wanneer de inkoopprijs van de producten die je op voorraad hebt lager wordt, zullen concurrenten hun verkoopprijzen daarop aanpassen en kun je je gedwongen zien in die verlaging van de verkoopprijs mee te gaan. Daarnaast worden verzekeringen die met de voorraad gemoeid zijn ook in de risico- en verouderingskosten opgenomen.

Voorraadkostenpercentage

De voorraadkosten worden over het algemeen uitgedrukt in de vorm van een percentage van de kosten in vergelijking tot de totale waarde van de voorraad. Een simpele voorraadkostenformule zou dan ook zijn: (rentekosten + ruimtekosten + risicokosten) / voorraadwaarde Het resultaat van de formule is het voorraadkostenpercentage.

Voorraadkostenformule

Wanneer we over de voorraadkostenformule spreken gaat het echter meestal over de formule van Camp. Een klassieke berekening die aan de hand van de voorraadkosten, omloopsnelheid, verkoopprijs en bestelkosten van een product de optimale bestelgrootte berekent. Tegenwoordig is er echter zeer intelligente voorraadbeheersoftware te krijgen die deze functie op een veel geavanceerder niveau uitvoert.

Voorraadkosten verlagen

Geen voorraad betekent ook geen voorraadkosten. Je houdt je voorraad als ondernemer echter niet voor niets aan. Veel klanten verwachten directe levering van hun producten en kunnen lange wachttijden voor producten aangrijpen om uit te wijken naar de concurrent. Door altijd de minimale voorraad aan te houden die nodig is om aan de vraag van klanten te voldoen, zijn de voorraadkosten te minimaliseren. Tegelijkertijd wil je als ondernemer echter ook geen nee‑verkopen wanneer klanten op zoek zijn naar een product. Zowel grote als kleine ondernemingen passen dan ook voorraadbeheer toe om zo de voorraadkosten laag te houden, zonder dat dit ten koste gaat van de servicegraad. Door middel van handmatige voorraadoptimalisatie worden al grote stappen richting het verlagen van voorraadkosten gezet.

De grootste efficiëntieslag wordt echter gemaakt op het moment dat er gebruik wordt gemaakt van voorraadbeheersoftware. De beste pakketten maken namelijk niet enkel het voorraadbeheer makkelijker, maar voeren ook voorraadoptimalisatie uit waardoor voorraadkosten drastisch kunnen worden verlaagd.

Meer weten over de mogelijkheden van EazyStock en het verlagen van voorraadkosten? Download dan osn gratis whitepaper!