Einkaufsoptimierung – Strategien, Planung & Management

Definition Einkaufsoptimierung

Die Einkaufsoptimierung veranschaulicht alle Aktivitäten eines Produktions- oder Handelsunternehmens, um Ausgaben innerhalb der Beschaffung bzw. Einkaufs zu optimieren. In vielen Fällen beauftragen Unternehmen dabei Dienstleister, die sich auf diesem Gebiet spezialisiert haben. Generell hat die Einkaufsoptimierung außerordentliche Priorität im Rahmen der Warenbeschaffung.

Sie ist äußerst wichtig für die Kalkulation, da die Unternehmenskosten die Gewinn-Spanne bestimmen und auf keinen Fall den marktüblichen Verkaufspreis übersteigen dürfen. Darum ist eine gezielte Einkaufsoptimierung für die Existenz jedes Unternehmens unentbehrlich, das international oder am globalen Markt wettbewerbsfähig bleiben will.

Einkaufsoptimierung und Einkaufsmanagement zur Gewinnförderung der Unternehmen

Das Geschäftswachstum und die dauerhafte Sicherung eines Unternehmenserfolgs beruht auf einer genauen und kontinuierlichen betrieblichen Bedarfsplanung. Die Bedingungen für eine Umsatzsteigerung aller Handelsunternehmen haben sich stark verändert. Durch eine Globalisierung der Märkte haben sich die Wettbewerbsbedingungen verschärft. Die Produktlebensdauer wird immer kürzer – und damit auch die Reaktionszeiten für Händler. Preiskampagnen und andere systematisch verwendete Mittel einer preisaggressiven Politik lassen die Endverbraucher-Preise in jeder Hinsicht sinken. Der Preiszerfall hat häufig die Kostenersparnis aufgebraucht.

Die kontinuierliche Einkaufsplanung ist nicht nur das Fundament für den Wareneinkauf, sondern steht auch verstärkt im Mittelpunkt einer erweiterten Unternehmens-Strategie. In der Beschaffungsplanung muss der Einkauf durchdachter und gewinnbringender sein, als bei den Konkurrenten. Das erworbene Sortiment muss sich deutlich von der Konkurrenz absetzen. Dabei sind die örtlichen Gegebenheiten, die Zielgruppe, Wettbewerbsverhältnisse vor Ort und das eigene Image einzukalkulieren. Das Sales-Team ist in die Einkaufs-Organisation und dem Aufbau des Preis-Niveaus von Beginn an miteinzubeziehen.

Unmissverständliche Sortimentsschwerpunkte festzulegen heißt, sich von anderen abzusetzen und nicht den Anspruch erheben zu wollen, allen Kunden etwas bieten zu müssen.

Einkaufsoptimierung und Einkaufsmanagement als Bestandteil der Betriebs-Planung

A und O der Einkaufs-Organisation ist die Limit-Planung. Bei der Limit-Planung wird auf Grundlage verfügbarer Planzahlen – wie z. B. Kalkulation, Lagerbestand, Umsatz usw. – das Einkaufsvolumen für das ganze Warenangebot oder einzelner Produkte ermittelt. Dabei handelt es sich um einen Wert, der den wirtschaftlichen Rahmen berechnet, in dem sich der Käufer bewegen darf.

Die Limit-Planung beinhaltet zusätzlich alle Rahmenbedingungen und Partner, die zur spezifischen Warenangebots-Gestaltung und der Umsetzung der Warenangebots-Philosophie erforderlich sind. Diese branchenorientierten Überlegungen können – zum Beispiel in der Textilwirtschaft – die Lieferanten-Auswahl (Beschaffungswege und Auswahlkriterien), Farben, Größen oder Preis betreffen.

Bei der Einkaufsoptimierung müssen die Kundennachfrage und Angebotsänderungen im Einkauf einkalkuliert werden, um stets ein aktuelles und verkaufsrelevantes Warenangebot vorweisen zu können. Dafür müssen wiederum der auf den betreffenden Standort bezogene Bedarf, Zielgruppengröße, Kundenwunsch, Lebensstandard, Kaufkraft, Einzugsgebiet und andere Faktoren bekannt sein.

Die Kunst des Einkaufens besteht in der Beschaffung der richtigen Produkte, bezogen auf Qualität und Verwendungszweck und die genaue Menge im Verhältnis zum Umsatz einzukaufen. So werden zu hoher Lagerbestand und Sortimentslücken verhindert und es kann schneller auf Marktänderungen reagiert werden. Gleichzeitig müssen bei gleichbleibender Qualität und unter Beachtung von Lieferzeit, Bezugskosten und Liefervereinbarungen die ökonomischsten Konditionen erlangt werden. Lieferrückstand sollte stets vermieden werden.

Im Einkauf müssen außerdem die unterschiedlichen Interessen bzw. Ziele von Hersteller und Händler ausgeglichen werden.

Ziel der Einkaufsplanung als Teil der Betriebsplanung ist das Sortiment bzw. Warenangebot möglichst optimal auf die Kundenbedürfnisse abzustimmen. Im Einzelnen bedeutet dies:

• eine nachfragegerechte Sortimentszusammensetzung
• ein wettbewerbsfähiges Preisniveau
• ein im Hinblick auf Umsatz und Ertrag günstiges Warenvolumen
• Wareneingänge, die in ihrem zeitlichen Verlauf den saisonalen Umsatz bzw. Nachfrageschwankungen entsprechen
• eine Anpassung des Einkaufsbudgets an die betrieblichen Möglichkeiten und die Liquidität.

Wichtige Einkaufsstrategien

Schritt 1: Konzept einer Einkaufsoptimierung

Zu Beginn steht das Konzept einer Einkaufsstrategie, welches spezifische Prozesse darstellt, die im Unternehmen umgesetzt werden müssen. Ein umfassender taktischer Einkauf vereinigt alle Gesichtspunkte der Teilprozesse einer Beschaffung und gestattet so immer eine wirtschaftliche und aktive Überwachung des Einkaufs.
Bedeutende Faktoren des Strategie-Entwurfs sind ausführliche Marktforschung, die Planung der Materialkosten-Entwicklung und die Analyse der Konkurrenz. Mit diesem gelingt ein gezielter, strategischer und wettbewerbsfähiger Einkauf, der wiederum eine bestmögliche Positionierung der Firma sichert.

Schritt 2: Entwurf Gestaltung

Nach dem Entwurf einer Strategie erfolgt die systematische Gestaltung. Dabei werden Angaben ausgearbeitet wie

• denkbare Vergabestrategien
• Lieferantenanzahl
• Sollen Produkte aus Fremdbezug, Eigenanfertigung oder beides stammen

Die Entscheidung fällt letztenendes meistens aufgrund der Kosten. Die Aushandlung von günstigen Preisen und Zahlungsbedingungen werden mit Lieferanten ausgehandelt.

Schritt 3: Koordination starten

Aufgrund der so strukturierten Einkaufsstrategie kann die Absprache der diversen Firmenzweige in Angriff genommen werden. Dadurch lässt sich nicht nur die Kaufmacht, sondern auch das komplette Volumen bündeln, indem Produktteile normiert und standardisiert werden.

Blick in die Zukunft und weitere Informationen

Weil in Zukunft der Einkauf eher ansteigt als vermindert, bleibt die Einkaufsoptimierung als Mittel der Firmensicherung und als Teil der Betriebsplanung unabwendbar. Die systematische Beobachtung der Absatz – und Preisentwicklung gehören deshalb auch in der Zukunft zu den elementarsten Aufgaben im Sortimentseinkauf.
Das Verbinden von Informationen und einer Bestandsanalyse im Lager bilden auch weiterhin die Grundlage wesentlicher Einkaufsentscheidungen, einer ordentlichen Bestandsführung und Logistikkosten Reduzierung.

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