E-Commerce Bestandsoptimierung erfolgreich umsetzen – Teil 2

Wir hoffen, der erste Teil konnte bereits Ihr Interesse wecken, warum optimiertes Bestandsmanagement für den E-Commerce ein Must-Have ist. Im zweiten Teil geht es nun darum, wie sich diese Faktoren in den Griff kriegen lassen, um Ihre E-Commerce Bestandsoptimierung perfekt für die Zukunft aufzustellen!

Sie haben Teil 1 noch nicht gelesen? Kein Problem, hier geht es zum „Den Wettbewerb im E-Commerce durch Bestandsoptimierung gewinnen! Teil 1“.
Lassen Sie uns nochmal kurz zusammenfassen, was diese kritischen Faktoren waren:

• Produktverfügbarkeit & Service-Level
• Interne und externe Bewertungen als Qualitätsmaß
• Überbestand als Kostenfalle für das Bestandsmanagement im E-Commerce

Für diese werden im Folgenden konkrete Lösungsansätze geboten. Sei es in Form von Methoden, Prozessen oder Software.

Wie Produktverfügbarkeit gewährleisten & Service-Level hochhalten?

Die Grunddevise hierbei ist das sogenannte Streamlining, gleichbedeutend mit der Rationalisierung der Prozesse in Ihrem Unternehmen. Allgemein versteht man darunter, dass ineffiziente und ineffektive Prozesse verbessert werden, indem enthaltene Prozessschritte vereinfacht oder gar eliminiert werden. Entweder durch den Einsatz von fortschrittlicher Technik oder der Umsetzung von neuen Ansätzen bei der E-Commerce Logistik.

Im Rahmen der Bestandsoptimierung ist genau das oft der Engpass in der Praxis. Sprich die Prozesse hierbei sind äußerst verkompliziert und mit einem wesentlichen Anteil an manueller Arbeit verbunden. Das wiederum kann leicht zu Lieferrückstand, Falschlieferungen, Falschbestellungen und insgesamt einem schlechten Service-Level führen.

Ein konkretes Beispiel, dass bei vielen unserer Kunden im E-Commerce anfangs vorlag war, dass der gesamte Einkauf nur reagierend und nicht vorausschauend agierte. Es wurden also Bestellungen erst manuell ausgelöst, wenn die Nachfrage bereits nach oben ging oder ein gewisser Mindestbestand erreicht war. Doch so liegt man bereits einen Schritt zurück. Denn sollten dann die Produkte seitens der Lieferanten gerade vergriffen sein, können Sie Ihre so wichtige und versprochene Produktverfügbarkeit nicht einhalten.

Des Weiteren liegt eine zeitliche Diskrepanz zwischen dem Erkennen der Bestandslücke und dem Auslösen einer Bestellung durch Ihre Mitarbeiter im Einkauf vor. Die Lösung für alle Beteiligten lautet: Automatisierung! Das heißt, dass notwendige Bestellungen automatisch identifiziert und kommuniziert werden bis hin zur automatisierten Auslösung dieser. Doch das ist nur der erste Schritt – in einem schnelllebigen Umfeld wie der Logistik E-Commerce bedarf es auch dynamischen Aspekten. So sollten Bestandslevel automatisiert angepasst werden, wie beispielweise Mindestbestand oder Sicherheitsbestand – und zwar geringstenfalls tagesaktuell, besser stündlich oder sogar nahezu in Echtzeit.

Wie soll man dieses Vorhaben realisieren? Durch fortschrittliche Unterstützung in Form von Software. Es handelt sich nämlich hierbei um keine trivialen Aufgaben, bei denen Mensch und selbst Standard-ERP-Systeme schnell überfordert sind. Auch wäre es fernab der Wirtschaftlichkeit, Bestandsniveaus und Bestellmengen mehrmals am Tag von Hand zu berechnen. Durch Implementierung einer fortschrittlichen Software in diesem Bereich ist man jedoch gewappnet und bestenfalls der Konkurrenz einen Schritt voraus und kann die maximalen Service-Level garantieren und auch definitiv einhalten. Darüber hinaus werden die Mitarbeiter im Einkauf entlastet und können dann für wichtigere Aufgaben eingesetzt werden.

Wie interne und externe Bewertungen maximieren?

Für die Höhe der vergebenen Bewertungen spielt logischerweise die eben genannte Produktverfügbarkeit eine entscheidende Rolle. Doch hinzu kommen noch andere Aspekte:

Dazu gehört die Lieferbereitschaft, was bedeutet, dass Ihr Unternehmen stets in der Lage ist, alle offenen Bestellungen zeitnah zu bearbeiten und jederzeit einen Überblick über die Bestände wahren kann. Dieser Punkt ist für viele Unternehmen im E-Commerce ein Problem! Denn zum Beispiel durch anfallende Retouren ändert sich der Bestand rasend schnell oder aber Bestellungen müssen aufgesplittet werden, wenn nur ein Teil der Lieferung gerade verfügbar ist usw. Deshalb benötigt man eine totale Sichtbarkeit der Bestände. Das heißt, dass die abgebildeten Bestandslevel in Ihrem System nahezu deckungsgleich sind mit den wahren Beständen und sich dieser Zustand auch auf die ausstehenden Bestellungen direkt auswirkt. In der Praxis herrschen in der E-Commerce Logistik oft noch große Missstände, was dann aufgrund von Lieferausfällen/-verzögerungen zu schlechten Bewertungen und einer Rufschädigung führt.

Ferner ist es heutzutage notwendig, auf moderne Analyseverfahren zurückzugreifen, wie der ABC-Analyse und/oder XYZ-Analyse. Mit diesen Methoden können Sie Ihre Produkte nach Wertigkeit und Umschlagshäufigkeit klassifizieren und entsprechende Service-Level festlegen. So sollte vereinfacht gesagt für die schnell gehenden, hochwertigen Produkte ein Service-Level von nahezu 100% angestrebt werden. Die Höhe des Service-Levels wirkt sich folglich auf die Bestandshöhen aus. Denn wenn Sie jederzeit nahezu nahtlos liefern wollen können, müssen die Sicherheitsbestände entsprechend höher angepeilt werden.

Zu diesem Zwecke ist es auch ganz erfolgsentscheidend, Service-Level simulieren zu können, um für das eigene Unternehmen die perfekte Abstimmung zu finden. Denn einerseits strebt man natürlich immer das höchste Service-Level an für bestmögliche Bewertungen und Kundenservice, jedoch muss das ganze natürlich wirtschaftlich sein und Ihre eigenen Profite nicht schmälern. Herkömmliche ERPs bieten in diesem Bereich oft nur sehr rudimentäre Lösungen, wie etwa das manuelle Eintragen von Service-Leveln. Eine automatische, dynamische Anpassung und Simulation bieten aber die wenigsten. Doch auch hier existieren Zusatzlösungen, die vor sich allem im E-Commerce großer Beliebtheit erfreuen.

Wie der Kostenfalle durch Überbestände entgehen?

Das A und O, um dieses Dilemma zu lösen sind fortschrittliche und dynamische Nachfrageprognosen. Dabei müssen in die Prognosen eine Vielzahl von Faktoren mit einfließen, was unserer Erfahrung nach oft vernachlässigt wird oder mit den bestehenden Systemen im Unternehmen nicht umsetzbar ist. Sehr wichtig ist zum einen das Einkalkulieren von Saisonalitäten. Fast jede Art von Produkt unterliegt solchen Schwankungen und muss entsprechend erkannt und berücksichtigt werden – und das auch wiederum automatisiert, um effektiver und wirtschaftlicher das Geschäft zu betreiben.

Allgemein sollten neben Saisonalitäten alle Arten von möglichen Nachfrageschwankungen berücksichtigt und analysiert werden. Dies geschieht in der Regel auf Basis der Verkaufshistorie. Das ist an sich der richtige Ansatz im Einkaufsmanagement, birgt aber Gefahren. So tendieren viele Unternehmen dazu, die Prognosen nur in großen Zeitabschnitten anzupassen, wie etwa einmal pro Woche oder Monat. Das ist erfahrungsgemäß viel zu unregelmäßig und erhöht die Gefahr von Überbestand! Grund dafür ist, dass sich die Nachfrage im E-Commerce rapide ändern kann, sei es etwa durch eine besondere Aktion eines Konkurrenten zu einem bestimmten Produkt. Dies hätte natürlich sofortige Auswirkungen, beispielsweise auf die Preis-Vergleichs-Suchmaschinen und das Kaufverhalten/die Nachfrage der Konsumenten.

Zuletzt besteht aber häufig das Problem, dass noch nicht genug historische Daten vorhanden sind, weil zum Beispiel das Unternehmen neu im E-Commerce ist oder aber das Produktportfolio erweitert hat. Dann haben die gängigen ERP Systeme, wenn sie denn überhaupt Nachfrageprognosen anbieten, ein erhebliches Problem und arbeiten nur sehr ungenau. Daher bieten spezielle Lösungen zur Bestandsoptimierung durch fortschrittliche Algorithmen die Möglichkeit, bereits frühzeitig akkurate Prognosen zu kalkulieren und so Überbestände zu vermeiden.

Machen Sie Ihr E-Commerce Business startklar für den nächsten Schritt!

Nachdem Sie nun beide Teile unserer Blog-Serie gelesen haben, wissen Sie genau auf was es ankommt bei der Bestandsoptimierung für Ihr E-Commerce Business. Abschließend lässt sich sagen, dass es sich empfiehlt, frühzeitig Ihr E-Commerce Bestandsmanagement unter die Lupe zu nehmen, um sich auf der sicheren Seite zu wägen. Manches mag bereits in den eigenen Prozessen integriert sein, doch die Erfahrung zeigt, dass das in fast keinem Fall vollständig realisiert ist.

Die ganze Thematik sowie spannende, zusätzliche Informationen haben wir auch in einem Ratgeber behandelt, den Sie sich hier kostenfrei herunterladen können: