Die XYZ-Analyse zur optimalen Wiederbeschaffung

Lesezeit: 5 Min

Tags: Blog, Einkauf & Nachschub, Lagerbestandsoptimierung, Tipps & Tricks

Mustafa Giousouf

Mustafa Giousouf   8 November 2018


XYZ-Analyse

Inhaltsverzeichnis

  1. XYZ-Analyse Definition
  2. XYZ-Analyse Beispiel
  3. XYZ-Analyse Berechnung
  4. XYZ-Analyse Excel
  5. XYZ-Analyse Logistik und Fazit

Fast Jedem im Einkauf wird diese Situation bekannt vorkommen: Es existiert eine Nachfrage nach gewissen Artikeln, doch leider sind diese in zu geringer Menge lagernd bzw. wurde die Wiederbeschaffung mit zu wenig Einheiten geplant. Das andere Extrem kann natürlich auch der Fall sein: Man hat zu viele Einheiten lagernd bzw. eingeplant und schafft so Überbestand. Beides ist schädlich für Ihr Unternehmen!

Für ein optimales Bestandsmanagement muss man daher die goldene Mitte finden: Die (richtigen) Artikel in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt verfügbar zu haben. Erreicht man diesen Idealzustand, kann man einerseits hohe Servicelevel bieten und so seine Kundennachfrage bedienen, und andererseits bindet man nicht zu viel Kapital in den Beständen.

Das Ganze ist jedoch leichter gesagt als getan. Zu diesem Zwecke haben sich einige bewährte Methoden etabliert, die einem dabei enorm helfen können. Eine der wichtigsten ist hierbei die XYZ-Analyse, welche die Mengenplanung durch eine Klassifizierung der Artikel unterstützt. Mehr dazu in diesem Beitrag.

XYZ-Analyse Definition

In diesem Verfahren geht es um die Analyse des Lagerumschlags der einzelnen lagergeführten Artikel. Jede Ware oder jedes Produkt unterliegt einem unterschiedlichen Bedarf, der auf verschiedene Faktoren zurückzuführen ist. Darauf basierend lässt sich eine Analyse tätigen, die aufzeigt, wie sich der Verbrauch verhält. Grundlage dafür ist die Auswertung der Umschlagshäufigkeit über einen bestimmten Zeitraum, beispielsweise ein Jahr. Üblicherweise werden dazu die historischen Daten aus dem ERP-System herangezogen.

Genauer gesagt liegt der XYZ-Analyse die Verbrauchsstruktur der einzelnen Artikel zugrunde und diese werden entsprechend in X-Artikel, Y-Artikel und Z-Artikel unterteilt. Als X-Artikel werden hierbei Waren und Produkte bezeichnet, die innerhalb des Analysezeitraums einen konstanten Verbrauch zeigten. Zu den Y-Artikeln zählen alle Waren mit hohen Schwankungen im Verbrauch und die Z-Artikel besitzen einen sehr unregelmäßigen und dadurch schwer zu prognostizierenden Verbrauch. Die Unterteilung der verschiedenen Waren und Güter entsprechend ihrem Verbrauchsverhalten dient letztlich dazu, für jedes benötigte Produkt die optimale Bestellhäufigkeit zu ermitteln.

XYZ-Analyse Beispiel

Werfen wir einen Blick auf ein Beispiel bzw. Szenario aus der Praxis – ein E-Commerce Unternehmen, das Sportartikel vertreibt, führt eine XYZ-Analyse durch anhand der historischen Daten über die Entnahme-Aktivitäten für jeden Artikel aus dem ERP-System. Nun könnte sich folgendes Bild ergeben:

Die Artikel aus dem Bereich der Sportschuhe weisen eine konstante Verbrauchsrate auf, werden daher regelmäßig über das Jahr gesehen aus dem Lager entnommen bzw. verkauft. Dementsprechend würde man diese Artikel dann als X-Artikel kategorisieren. Das wiederum ist gleichbedeutend damit, dass sie sehr gut prognostizierbar sind und eine langfristige Planung ermöglichen.

XYZ Analyse SaisonalitätBei den Artikeln aus der Kategorie Wintersport ergibt sich ein komplett anderes Bild in Form sehr schwankender Entnahmen durch saisonale Nachfrage. Soll heißen, dass im Herbst und Winter sehr hohe Kundennachfrage besteht und daher auch viele Entnahmen im Lager vorliegen. Im Gegensatz dazu wird in den Frühlings- und Sommermonaten eher eine geringe Nachfrage vorliegen. Die Prognose und Planbarkeit für solche Artikel wird also etwas komplexer als bei den X-Artikeln, jedoch möglich, wenn man die Gegebenheiten wie Saisonalitäten in seine Wiederbeschaffung mit einkalkuliert.

Zuletzt die Artikel aus dem Bereich der Ersatzteile. Hier liegt meist ein unregelmäßiger, sehr sporadischer Verbrauch vor. Vorhersagen zu treffen sind deshalb nahezu unmöglich und auch eine Planung des zukünftigen Bedarfs sehr schwierig. Aufgrund dessen sind sie den Z-Artikeln zuzuordnen.

XYZ-Analyse Berechnung

XYZ Analyse Berechnung

Die Grundlage zur Berechnung und Einteilung der Artikel in die Kategorien der XYZ-Analyse stellt der Variationskoeffizient (VarK) dar. Artikel mit einem regelmäßigen Verbrauch haben einen eher niedrigen VarK. Im Gegenzug haben saisonale und in der Nachfrage stark schwankende Artikel einen tendenziell hohen VarK. Eine sinnvolle Einteilung könnte wie folgt ausschauen:

  • X-Artikel; VarK = 0 bis 25 %
  • Y-Artikel; VarK ≥ 25 % bis 50 %
  • Z-Artikel; VarK ≥ 50 %

Die genaue Formel zur Berechnung des VarKs lautet:
XYZ-Analyse Formel Variationskoeffizient

XYZ-Analyse Excel

Die oben genannte Formel für den Variationskoeffizient lässt sich in Excel einfach berechnen, da es vorgefertigte Formeln für die Varianz gibt (VARIANZEN(Anfangsfeld:Endfeld)) sowie für den Mittelwert (MITTELWERT(Anfangsfeld:Endfeld)). Hat man z.B. für einen Artikel die Datenreihe A1 bis A20 vorliegen als Basis, sehe die Berechnung in Excel so aus:
=WURZEL(VARIANZEN(A1:A20))/MITTELWERT(A1:A20)

Noch effizienter und weniger fehleranfällig ist natürlich, wenn man die XYZ-Analyse automatisiert ablaufen lässt in seinem ERP oder alternativ, da viele ERPs dazu noch nicht in der Lage sind, via einem ERP Add-On zur Bestandsoptimierung. Auch in dem Hinblick, dass diese Klassifizierung ein dynamischer Prozess ist und mit der Zeit etwa ein Y-Artikel auch zu einem Z-Artikel mutieren kann. Das wiederum beeinflusst die optimale Wiederbeschaffungsstrategie für diesen Artikel!

XYZ-Analyse Logistik und Fazit

Für die Logistik und das Bestandsmanagement hat die XYZ-Analyse eine sehr wichtige Bedeutung. Durch sie kann nämlich für jeden Artikel die optimale Strategie zur Wiederbeschaffung bestimmt werden.

Für X-Artikel, die ja sehr regelmäßigen Bedarf haben, kann man fixe Bestellzyklen bei seinen Lieferanten festlegen und beispielweise immer anfangs der Woche 100 neue Einheiten nachbestellen.

Bei den Y-Artikeln, die meist saisonale Nachfragemuster aufweisen, sollte man vor und während der Hochsaison die Beschaffung intensivieren, damit man in dieser Zeit der hohen Nachfrage, jene dann decken kann. In der restlichen Zeit vom Jahr sollte man dann vorsichtiger sein mit der Wiederbeschaffung, um Überbestände zu vermeiden.

Für die Z-Artikel bieten sich 2 Strategien an: Durch die sehr unvorhersehbare Nachfrage kann man entweder etwas Vorrat lagern, um im Bedarfsfall lieferfähig zu sein, oder aber man bestellt diesen Artikel nur bei Abruf vom Lieferanten und führt ihn nicht dauerhaft im Lagerbestand. Die Entscheidung, welche Methode besser ist, hängt natürlich auch von Faktoren wie dem Artikelpreis oder dessen Platzbedarf im Lager ab.

In der Praxis setzen die führenden Unternehmen heutzutage darauf, die XYZ-Analyse noch mit der ABC-Analyse zu kombinieren, um ein noch genaueres Bestandsmanagement umsetzen zu können. Wir haben diesem erfolgsentscheidenden Thema einen eigenen Ratgeber gewidmet, den Sie sich herunterladen können:




ABC & XYZ Analyse