Bestandscontrolling Software – Aufbau und verwendete Kennzahlen

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Tags: Blog, Einkauf & Nachschub, Lagerbestandsoptimierung, Tipps & Tricks

Dominik Seidel   5 Oktober 2016


Inhaltsverzeichnis

  1. Bestandscontrolling Software als Modul des ERP Systems
  2. Bestandscontrolling – Definition
  3. Welche Bestandscontrolling Software ist für Sie die passende Lösung?
  4. Module, Teilprozesse und die Praxis der Durchführung
  5. Was gibt es zu beachten?
  6. EazyStock: Erfolgreiche Bestandcontrolling Software

Bestandscontrolling Software als Modul des ERP Systems

Bei Bestandscontrolling Software geht es primär um das Optimieren des lagerwirtschaftlichen Wertschöpfungsprozesses bei der Bedarfsplanung, der Beschaffung und der Kostenkontrolle im Sinn unternehmerischer Zielsetzung. Jedes wirtschaftliche Unternehmen bezweckt das Erzielen von Gewinnen, daher ist es wichtig diesen Prozess optimal zu managen.

Ab mittelständischer Unternehmensgröße sind die diesbezüglichen Daten aller Kostenstellen aufgrund ihrer Komplexität und schieren Masse nur noch elektronisch effektiv zu erfassen, zu verarbeiten und auszuwerten. Das übernimmt ein ERP System – ERP steht für Enterprise Resource Planning, was der unternehmerischen Planung des Umgangs mit den Ressourcen Kapital, Personal, Material, Betriebs- und Geschäftsausstattung entspricht.

Das ERP umfasst dabei unter anderem das komplette Supply Chain Management, den gesamten Material- und Informationsfluss vom Wareneingang bis zum Kunden einschließlich der Kontrolle bezüglich ausstehender/beglichener Rechnungen.

Bestandscontrolling – Definition

Zwei Ursachen können auf Dauer den Erfolg eines Unternehmens stark beeinträchtigen:

  1. Mangelnde Lieferbereitschaft. Folge: Kunden wandern ab oder wechseln zur Konkurrenz.
  2. Unverhältnismäßig hohe Bestandskosten. Folge: Nachhaltige Verluste bei der Beschaffung, im Materialfluss und in der Lagerwirtschaft.

Beide Extreme durch ständigen Datenabgleich zu verhindern, das ist die Kernaufgabe des Bestandscontrollings. Außerdem beinhaltet die Bestandscontrolling Software Richtwerte zur kaufmännischen Steuerung in Form von Kennzahlen, mit dem Ziel das bestmöglichste Ergebnis am Jahresende durch beständige Optimierung aller betrieblichen und unternehmerischen Abläufe zu erreichen.

Welche Bestandscontrolling Software ist für Sie die passende Lösung?

Inzwischen gibt es eine fast unüberschaubare Anzahl von kleinen und mittelständischen Softwareschmieden, die neben den großen Anbietern am Markt, wie etwa Infor, Microsoft (z.B. Microsoft Dynamics AX) oder SAP, ihre eigenen ERP-Lösungen anbieten. Diese sind dann meistens branchenspezifisch ausgerichtet und decken Nischen des Marktes ab. Eine Übersicht über die Anbieterlandschaft (inklusive Zufriedenheitsindex) bietet die folgende Grafik:
bestandscontrolling software anbieter übersicht

Bei Anschaffung und Einführung von ERP-Software für ein Unternehmen sollte nicht nur der Preis berücksichtigt werden, sondern auch der Leistungsumfang evaluiert werden: Können tatsächlich alle unternehmerischen Teilprozesse des Betriebsgeschehens von der Software erfasst, abgebildet und strategisch ausgewertet werden? Ist in das ERP-System eine gute Bestandscontrolling Software integriert, die sämtliche Datenquellen und Materialflüsse logistisch sauber und sachgerecht verarbeiten kann?

Unsaubere Erfassung und Auswertung von Daten sind nämlich einer der Hauptgründe, warum ERP Vorhaben in der Praxis scheitern bzw. diese schlussendlich den Ansprüchen der Kunden nicht gerecht werden. Wer aber Wertschöpfungsprozesse optimieren will und muss, der kommt nur mit sauberen Daten zu einwandfreien Ergebnissen. Dazu braucht es eine Bestandscontrolling Software, die mit den anderen ERP-Modulen reibungslos Daten austauscht und verknüpft.

Module, Teilprozesse und die Praxis der Durchführung

Kernmerkmal einer Bestandscontrolling Software ist die Planungs- und Kontrollorientierung basierend auf Lagerkennzahlen. Das Management braucht nämlich zur messbaren und expliziten Vorgabe der Unternehmensziele in diesem Bereich folgende Kenngrößen. Je akkurater diese durch die Bestandscontrolling Software erfasst werden können, desto genauer kann die Planung erfolgen sowie Risiko minimiert werden:

  • Der durchschnittliche Lagerbestand: Dem Durchschnitt beim Lagerbestand lässt sich entnehmen, wie hoch die Vorräte im Jahresmittel sind. Die darin ausgedrückten Kapitalbindungskosten sind ein wesentlicher Bestandteil der Lagerkosten.
  • Die durchschnittliche Lagerdauer: Diese Größe informiert die Geschäftsleitung über Ladenhüter und „Schnelldreher“ im Lager. Wie lange bleibt das Kapital durch die Vorräte an Wirtschaftsgütern im Lager gebunden? Wenn sich die Lagerdauer ohne Einschränkung der Lieferfähigkeit verkürzen lässt, dann verringert sich die Kapitalbindung und das verbessert die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.
  • Die Lagerhaltungskostenbestandscontrolling software Arbeiter bewegen Ware: Sie werden abgebildet durch die Summe sämtlicher Kosten im Bereich Lagerwirtschaft (Raummiete, Instandhaltungskosten, Versicherungen, Personalkosten, Strom, Heizung, Zinsen und Abschreibungen, Kosten durch Diebstähle, Schwund, Verderb oder innerbetriebliche Transportschäden).
  • Der Lagerkostensatz: Die Lagerkosten werden dabei proportional zum durchschnittlichen Lagerbestand berechnet.
  • Der Nutzungsgrad: Der Lagernutzungsgrad ist der prozentuale Anteil des Raumes, bezogen auf Fläche und Höhe, der effektiv für die Lagerung des Bestandes genutzt wird.
    Die einfachste Lagerform, die Blocklagerung auf Europaletten in Gängen, ergibt einen Lagernutzungsgrad von ca. 80% und ist damit ausgesprochen günstig.Hochregallager sind zwar sehr modern, doch wenn Kleinteile und sperrige Güter im selben Regal landen, weil sie laut Artikelnummer zusammengehören, dann kann der Lagernutzungsgrad dabei deutlich sinken.
  • Die Lagerreichweite: Sie ist die Kennzahl für die Versorgungssicherheit durch den eigenen Bestand über eine bestimmte Zeitdauer an Monaten, Wochen oder Tagen je nach Branche. Ein kleiner Lebensmittelladen plant in anderen Zeiträumen als ein Baustofflager. Die errechnete Zeit gibt an, wie lange der Lagerbestand beim geplanten oder durchschnittlichen Materialverbrauch vorhält.Wird die Lagerreichweite zu niedrig, sinkt auch die Lieferfähigkeit mit den oben erwähnten möglichen Folgen des Kundenschwundes oder besonderen Beschaffungskosten für Eillieferungen im Bedarfsfall. Steigt die Lagerreichweite überproportional an, dann steigen auch die Lagerhaltungskosten und die Kosten für das gebundene Kapital.Aufgabe der Bestandscontolling Software ist hier die richtige Disposition. Den „goldenen Mittelweg“ gilt es hier zu finden.
  • Die Lagerzinsen: Die Lagerzinsen geben Auskunft über die Kosten des gebundenen Kapitals bei durchschnittlichem Lagerbestand und durchschnittlicher Lagerdauer.
  • Der Lagerzinssatz: Er gibt den Prozentsatz der Lagerzinsen an. Lagerzinsen und Lagerzinssatz lassen sich senken durch Erhöhung der Lagerumschlagshäufigkeit.
  • Die Lieferfähigkeitbestandscontrolling software Warenlogistik: Der Grad der Lieferfähigkeit ist entscheidend für die Servicequalität und liefert die Möglichkeit zur Bestandskontrolle und zur unternehmerischen Entscheidungsfindung bei Einkaufsstrategie als auch Bevorratungspolitik.Zu niedrige Lieferfähigkeit kann etwa durch Produktionsausfall zu erheblichen Kosten im Betriebsgeschehen führen. Eine unnötig hochgefahrene Lieferfähigkeit führt zu wachsenden Kosten für die Kapitalbindung und erhöht damit die Lagerkosten insgesamt.
  • Der Sicherheitsbestand: Der „eiserne Bestand“ oder Sicherheitsbestand wird vorgehalten als Reserve für besondere Vorkommnisse wie Lieferausfall, Verbrauchsschwankungen oder Fehler bei der Bestandsplanung.Dieser Bestand darf nur auf Anordnung der Geschäftsleitung angegriffen werden. Die diesbezüglichen Lagerhaltungskosten gehören zu den Fixkosten.
  • Die Umschlagshäufigkeit: Diese Kennzahl zeigt an, wie oft der Bestand im Lager innerhalb eines bestimmten Zeitraums, z.B. während des Geschäftsjahres, umgeschlagen bzw. verkauft oder verbraucht wird. Die Lagerumschlagshäufigkeit stellt eine Beziehung her zwischen Warenverkauf oder Materialverbrauch und dem durchschnittlichen Lagerbestand.Erhöht sich die Umschlagshäufigkeit, dann ist die Planung im grünen Bereich. Sinkt die Umschlagshäufigkeit, dann muss durch die Bestandscontrolling Software eine Warnmeldung erfolgen und es besteht verstärkter unternehmerischer Handlungsbedarf aufgrund wachsender Kapitalbindung und steigender Lagerkosten.Dabei geht es für die Bestandscontrolling Software nicht nur um das gesamte Lager, sondern auch um einzelne Artikel, Materialgruppen und Teilprozesse des Umschlags. Eine alte Kaufmannsregel besagt, dass Artikel aus dem Sortiment genommen werden sollen, wenn die Umschlagshäufigkeit unter 0,5 sinkt. Dabei kommt es natürlich auch auf den Einzelfall an.

Was gibt es zu beachten?

Wie gesagt, es kommt auch auf den Einzelfall und die Branche an. Produktionsbetriebe müssen anders entscheiden als Handelsfirmen. Bevor die Unternehmensleitung weitreichende strategische Entscheidungen trifft, sollten die Ergebnisse, die die Bestandscontrolling Software geliefert hat, kommuniziert und beraten werden mit allen Abteilungen des Managements und der Geschäftsführung, deren verantwortliche Richtlinien- und Entscheidungskompetenz das gesamte Betriebsgeschehen betrifft. „Wo viele Ratgeber sind, ist der Sieg“, sagte Salomo. Recht hat er – jedenfalls wenn die Bestandscontrolling Software saubere Daten liefern kann.

EazyStock: Erfolgreiche Bestandcontrolling Software

Eine Möglichkeit, ein fortschrittliches Bestandscontrolling umzusetzen, bietet die Software EazyStock. Bei einer gleichzeitig niedrigen Komplexität lässt sich hierbei eine effektive Bestandsplanung im Unternehmen integrieren (in ihr bestehendes ERP System). Beispielweise durch genaue Nachfrageprognosen, Kalkulation von Sicherheitsbeständen sowie wirtschaftlichen Bestellgrößenparameter. Die daraus resultierenden Vorteile sind etwa eine Verringerung der Lagerbestände, eine höhere Produktverfügbarkeit und insgesamt ein größerer Return on Investment.

Generell ist es wichtig, die Kontrolle über seine Bestände zu erlangen! Geeignete Software dafür ist lediglich ein Aspekt, neben zahlreichen anderen. Sie wollen wissen, wie Sie aus Perspektive eines CFO das Bestandsmanagement meistern? Dann werfen Sie einen Blick in folgenden Ratgeber:

Ratgeber für CFOs zur Bestandskontrolle