Microsoft Dynamics AX – Aufbau, Funktionalität und Stärken

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Tags: Blog, ERP Systeme, Technologie

Dominik Seidel   27 September 2016


microsoft dynamics ax manager arbeiten an ERP

Inhaltsverzeichnis

  1. Aufbau und Übersicht
  2. Die Standardmodule von Microsoft Dynamics AX
  3. Die Stärken und Schwächen von Microsoft Dynamics AX
  4. Fazit

Die Geschichte von Microsoft Dynamics AX beginnt beim dänischen Softwareunternehmen Damgaard und hörte zunächst auf den Namen Axapta. 2002 wurde das gesamte Unternehmen inklusive der Produkte von Microsoft übernommen und im Zuge eines Rebrandings in Microsoft Dynamics AX umbenannt. Es handelt sich dabei um eine Geschäftsverwaltungssoftware (Enterprise Resourcing Planning Software). Zunächst merkt man der Software in puncto grafischer Benutzeroberfläche, Aufbau und Layout seine Eigenständigkeit noch an, im Laufe der Jahre hat man sich aber immer mehr vom bekannten MS Office inspirieren lassen, sodass sich die aktuelle Version in diesen Punkten kaum noch unterscheidet. Microsoft Dynamics AX 2009 gehörte nach seiner Markteinführung 2008 zu den meistbenutzten ERP-Systemen, vom ERP Mittelstand bis zu Großkunden. Auch heute noch erzielt es innerhalb der Zielgruppe – Unternehmen des gehobenen Mittelstands mit mehr als 400 Mitarbeitern – hohe Marktanteile.

Aufbau und Übersicht

Anfangs noch clientbasiert ist die Software heute eine Hybrid-Cloud-Umgebung. Möglich ist sowohl die Installation auf klassischen Windows-Serversystemen als auch die Ausführung über die hauseigene Microsoft-Cloud, die neuerdings auch über ein zentralisiertes, deutsches Rechenzentrum verfügt. Vom Client wird die Software über den Internet Explorer oder von mit diesem kompatiblen Geräten wie Smartphones und Tablets angesteuert. Eine nativ laufende Companion-App für Microsoft Dynamics AX gibt es für Windows Phone, entsprechende Varianten für iOS und Android befinden sich in der Entwicklung.

Die per Webseite aufgerufene Oberfläche ist rollenbasiert. Dies bedeutet, dass Mitarbeitern, die eine bestimmte „Rolle“ ausüben, wie „Einkaufssachbearbeiter“ oder „Kundenakquisiteur“ auch nur die Daten und Module zur Verfügung gestellt werden, die sie benötigen. Dies hilft dabei den Arbeitsprozess zu vereinfachen und gleichzeitig das für den Einzelnen aufkommende Datenvolumen und damit die Rechnerleistung zu verringern. Microsoft Dynamics AX verfügt bereits über vordefinierte, typische Rollen, jedoch ist auch die eigene Erstellung möglich.

Die Unterteilung in insgesamt 16 „Layer“ macht die Software sehr flexibel. Vier davon gehören zu den Systemlayern, die nur von Microsoft selbst bearbeitet werden können, weitere Zwei sind für landesspezifische Funktionen reserviert. Neben weiteren Layern für zertifizierte Partner und Beraterfirmen, können Anwender vier Layer nach Belieben verändern. Dazu wird X++, eine spezielle Programmiersprache genutzt, die eine Mischung aus Java, Basic und C++ ist. Um Kunden einen möglichst hohen Handlungsspielraum zu bieten, ist Microsoft Dynamics AX teilweise quelloffen. Seit Microsoft Dynamics 2009 können so Module, Objekte und Methoden von Anwendern und weiteren Distributionsunternehmen entwickelt und kommerziell sowie nicht-kommerziell vertrieben werden.

Die Standardmodule von Microsoft Dynamics AX

Microsoft Dynamics AX ist so individuell wie das Unternehmen, das die Software benutzt, weswegen von Haus aus ein breites Spektrum verschiedener Module angeboten wird, die sich noch einmal in Unterfunktionen unterteilen. Nachfolgend eine Übersichtsgrafik der angebotenen Module sowie eine Beschreibung zu den abgedeckten Bereichen:

microsoft dynamics ax moduleQuelle: Avantgarde Business Solutions GmbH

  • Das Finanzmanagement. Hier dreht sich alles um eine zuverlässige, rechtlich einwandfreie und nachvollziehbare Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Budgetierung von Projekten. Über das Cashflow-Management hat man zusätzlich immer im Blick, wo sich die im Fluss befindlichen Gelder gerade befinden.
  • Die Kostenrechnung. Bruttokosten, Nettokosten und die dazugehörigen Erlöse sind ein entscheidender Faktor für die Effizienz des Unternehmens, weswegen es erforderlich, diese immer wieder zu kontrollieren und zu optimieren. Microsoft Dynamics AX bietet Ihnen hierfür verschiedene Funktionen wie die Verbrauchszuweisung anhand verschiedener Schemata und deren umfassende Analyse, die direkt in ein verständliches Reporting zusammengefasst werden kann.
  • Die Anlagenbuchhaltung. Bei dieser steht von Anschaffung bis Abschreibung vor allem die Planung im Vordergrund, aber auch die Überwachung und Kontrolle ist hierbei ein wichtiger Mechanismus, um den Lebenszyklus der Anlagen zu kontrollieren.
  • Der Ein- und Verkauf, mit dem bei Microsoft Dynamics AX der gesamte Produktlebenszyklus gesteuert werden kann. Und zwar vom Anfordern der erforderlichen Teile bis zur Auslieferung durch Logistik und Supply Chain. Dabei werden sowohl globale, als auch lokale und interne Compliance-Richtlinien eingehalten und ein Self-Service-Portal für Lieferanten zur Verfügung gestellt.
  • Das Marketing, mit dem sich Kampagnen durchführen und verfolgen lassen und Budgetplanungen und Absatzprognosen erstellt werden können.
  • Die Lagerbestandsverwaltung, die durch eine umfassende Optimierung der Lagerbestände inklusive Abstimmung von Verfügbarkeit und Kundenbedarf die Bedarfsplanung verbessert und die gesamte Transparenz des Lagers erhöht.
  • Das Produktionsmodul, das sich hauptsächlich um die Arbeitsgangplanung, die Ressourcen- und Zeitverwaltung sowie die Produktkonfiguration kümmert und das unter anderem einen grafischen Stücklistendesigner enthält.
  • Das Service-Modul, das je nach Branche beispielsweise die Ressourcenauslastung optimieren kann, die automatische Planung von Serviceaufträgen übernimmt und welches ein Reparaturverwaltungssystem integriert hat.

Durch die Kombination einzelner Module und/oder Funktionen aus diesen ist es möglich, die Software an unternehmensspezifische Anforderungen anzupassen. So kann man beispielsweise durch die Kombination von Funktionen aus „Kostenrechnung“, „Einkauf“, „Lagerverwaltung“ und „Produktion“ die Software für das Supply Chain Management nutzen, wobei optional verfügbare Module den Funktionsumfang abrunden und bestimmte Aufgabenbereiche stark erweitern und vereinfachen können.

Unten sehen Sie noch einen Screenshot aus Microsoft Dynamics AX, der die typische Projektarbeit in Microsoft Dynamics AX illustriert. Unter anderem werden hier Kapazitäten kalkuliert und zugeordnet, Projektteilschritte festgelegt und Meilensteine gesetzt sowie der Projektfortschritt dokumentiert und kontrolliert:
microsoft-dynamics-ax-projektmanagementQuelle: http://technologyadvice.com

Die Stärken und Schwächen von Microsoft Dynamics AX

Dank der starken Orientierung an Microsoft Office und dessen übersichtlichem Layout lässt sich die Software auch von ungeübten Mitarbeitern schnell bedienen und erlernen. Allerdings hat diese Übersichtlichkeit auch Nachteile, denn einige Funktionen verstecken sich hinter verschachtelten Menüs und benötigen mehrere Mausklicks, um aufgerufen zu werden. Im Normalfall ist das allerdings kein Problem, da diese nur für ganz spezifische Aufgaben benötigt werden, die im Regelfall nur selten auftauchen.

Wie gewohnt ist Microsoft Dynamics AX vollständig kompatibel mit anderen Microsoft-Produkten, beispielsweise Excel oder der Planungssoftware Microsoft Project. Der gemeinsame Datenaustausch macht also die spätere Erweiterung des genutzten Softwarepaktes wesentlich einfacher, als es bei verschiedenen Softwarelösungen der Fall wäre. Zudem sind auch hier wieder Layout und grafische Benutzeroberfläche „aus einem Guss“ und können ohne großartige Einarbeitungszeit genutzt werden. Die flexible Struktur von Dynamics AX ist Fluch und Segen zugleich.

Fazit

Dies war nun ein kurzer Überblick über das Microsoft Dynamics AX ERP-System. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es praktikabel ist, dass sich die Software so stark an die Bedürfnisse der Unternehmen anpassen lässt. Andererseits muss man sich so ganz genau überlegen, welche der Module und Funktionen man auch im Hinblick auf die Zukunft noch brauchen könnte und wie diese effektiv zusammenpassen.

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