ERP Mittelstand – Bedeutung, ERP Lösungen und Vergleich

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Tags: Blog, ERP Systeme, Technologie

Daniel Fritsch   15 September 2016


Inhaltsverzeichnis

  1. Begrifflicher Bezugsrahmen
  2. Bedeutung des Systems ERP Mittelstand
  3. ERP Lösungen für den Mittelstand - dargestellt am Beispiel SAP R/3
  4. ERP Vergleich
  5. Projektschritte zur Implementierung eines ERP Mittelstand

Begrifflicher Bezugsrahmen

1990 prägte die Gartner Group den Begriff ERP, der für Enterprise Resource Planning steht und ein komplexes unternehmensweites Anwendungssystem bezeichnet. Ein System ERP Mittelstand umfasst mehrere integrierte Software-Komponenten, einen gemeinsamen Datenpool sowie einheitliche Schnittstellen für die Benutzer. Ein System ERP Mittelstand dient der Planung und Steuerung unternehmensinterner Ressourcen auf Basis einer integrierten Datenverwaltung.

Der Begriff ERP II besteht seit Ende der neunziger Jahre und stellt eine Funktions- und Aufgabenerweiterung der bestehenden Systeme ERP Mittelstand dar. Die technisch integrierte Zusammenarbeit auf Internetbasis kennzeichnet diese Weiterentwicklung. ERP II ermöglicht einen zwischenbetrieblichen Informationsaustausch und funktionsübergreifende Planung und Steuerung. ERP II ist die Voraussetzung für ergänzende Konzepte, wie Customer Relationship Management oder Supply Chain Optimierung zur Einbindung von Kunden und Lieferanten in die unternehmensinternen Prozesse.

Bedeutung des Systems ERP Mittelstand

Systeme ERP Mittelstand können interne Geschäftsprozesse eines Unternehmens durch Automation und Integration beschleunigen. Sie gewährleisten, dass Daten und Verfahren im Unternehmen gemeinsam und einheitlich genutzt werden. Unternehmensressourcen können effektiv und effizient verwaltet werden, weil Informationen in Echtzeit erzeugt und abgerufen werden.

Informationen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen werden durch Systeme für den ERP Mittelstand integriert. Die notwendigen Komponenten umfassen grundlegende interne Geschäftsprozesse, wie beispielsweise Finanzen und Buchhaltung, Personal, Warenwirtschaft, Produktion und Logistik sowie Vertrieb und Marketing. Ein gemeinsamer Datenpool speichert, verarbeitet und überwacht sämtliche geschäftlichen Transaktionen.

ERP Lösungen für den Mittelstand – dargestellt am Beispiel SAP R/3

SAP R/3 ist, ebenso wie Systeme anderer Hersteller für Unternehmen, in verschiedene Module untergliedert. Jedes der Module unterstützt das ERP Management für bestimmte betriebswirtschaftliche Grundfunktionen im Unternehmen:
ERP Mittelstand SAP R3 Module
Quelle Bild: Leibniz Universität Hannover

  1. Das Modul SD (Sales and Distribution) stellt das Vertriebssystem eines Unternehmens dar. Alle Aufgaben im Verkauf, im Versand und bei der Fakturierung werden in diesem Modul abgebildet.
  2. Das Modul MM (Materialwirtschaft) besteht aus den Teilkomponenten Einkauf, Bestandsführung, Lagerbestandsverwaltung und Rechnungsprüfung. Aufgabe des Moduls MM ist die Unterstützung des gesamten Beschaffungsprozesses eines Unternehmens und die Verwaltung des Bestandes an Ressourcen.
  3. Das Modul PP (Produktionsplanung) hat die Aufgabe, die Produktion in einem Unternehmen zu planen und zu steuern.
  4. Das Modul QM (Qualitätsmanagement) unterstützt die Aufgaben der Qualitätsplanung, Qualitätsprüfung und Qualitätslenkung.
  5. Das Modul PM (Instandhaltung) beinhaltet die Funktionalitäten für die Instandhaltung, also Inspektion, Wartung und Instandsetzung.
  6. Das Modul HR (Human Resources) hat die Aufgabe, das Personalmanagement eines Unternehmens zu unterstützen. Eine der Hauptaufgaben des Moduls ist die Personalabrechnung.
  7. Das Modul FI (Finanzwesen) stellt das gesamte externe Rechnungswesen eines Unternehmens dar. Hier werden die Konten des Unternehmens geführt und die Geschäftsvorfälle gebucht.
  8. Das Modul CO (Controlling) unterstützt die Entscheidungsfindung des Managements. Hauptaufgaben sind Planung und Kostenrechnung.
  9. Das Modul TR (Treasury) hat die Aufgabe ein Liquiditäts-, Portfolio- und Risikomanagement für ein Unternehmen zu gewährleisten und Analysen zur Liquiditäts- und Risikolage des Unternehmens durchzuführen.
  10. Das Modul PS (Projektsystem) stellt alle Funktionen einer Projektmanagement-Software zur Verfügung. Aufgaben des Moduls sind die Planung, die Steuerung und die Kontrolle von Projekten.
  11. Die Aufgaben des Moduls IM (Investitionsmanagement) umfassen die Planung, die Realisierung und die Kontrolle von Investitionsmaßnahmen.

Eine gute Software für ERP Warenwirtschaft bietet die Möglichkeit der sofortigen Bereitstellung von Kunden- und Lieferadressen, sowie detaillierte Auszüge von Artikel- und Warengruppen. Für die jährlichen Inventurarbeiten werden Vergleiche und Zahlen von Inventur- und Lagerlisten benötigt, die ein entsprechendes Programm der ERP Warenwirtschaft bietet.

ERP Vergleich

Obwohl Microsoft und SAP einen großen Bekanntheitsgrad aufweisen, können sie dennoch nicht die Marktführerschaft bei den mittelständischen Unternehmen gewinnen. Die Marktanteile setzen sich für den Mittelstand wie folgt zusammen:

(1) DATEV eG (Marktführer mit Marktanteil 11%),

(2) Lexware GmbH & Co. KG (Marktanteil 10%),

(3) Infor Global Solutions AG, Infor ERP (Marktanteil 10%),

(4) SAP AG (My-SAP) (Marktanteil 8%),

(5) Sage Software GmbH & Co. KG (Marktanteil 8%),

(6) Microsoft Dynamics (Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics NAV) (Marktanteil 8%).

Projektschritte zur Implementierung eines ERP Mittelstand

ERP Mittelstand Manager bei Planung

Bei komplexen Projekten wie der Einführung eines Systems ERP Mittelstand ist eine klar strukturierte Vorgehensweise von höchster Wichtigkeit für den Projekterfolg:

1. Projekt-Vorphase

In dieser sehr wichtigen Vorbereitungsphase werden die Geschäfts- und Systemprozesse des Unternehmens aufgenommen, analysiert und im Hinblick auf die unterschiedlichen Funktionalitäten einer ERP-Software ausgewertet.

Die Mitarbeiter sollen so früh wie möglich eingebunden werden, um in der Umsetzungsphase eine große Bereitschaft zur Unterstützung zu gewährleisten. Durch die frühzeitige Begleitung eines fachkompetenten ERP-Beraters kann ein Unternehmen bereits in der Angebotsphase Kosten einsparen. Der Aufbau von Komponenten, Lizenzmodellen sowie die Wirkungsweise der Systemfunktionen weisen viele Kostenfallen auf.

Anhand einer Prioritätenliste wird das Projekt in kleine überschaubare Abschnitte aufgeteilt. Ein entsprechendes Projektkonzept sollte mindestens folgende Punkte beinhalten:

  • Klare und nachvollziehbare Projektmeilensteine,
  • Stärken- und Schwächenanalyse,
  • Hervorhebung der kritischen Stammdaten,
  • Aufnahme und Analyse von planungsrelevanten Ist-Daten,
  • Gestaltung und Ausbau der EDV-Infrastruktur,
  • Organisatorische Änderungen.

Die Vorbereitung benötigt je nach Aufgabenstellung und Ist-Situation im Unternehmen bis zu sechs Monate.

2. Sollkonzept und Lastenheft

Nun können ERP-Anbieter evaluiert werden, um die vielfältigen Module und Funktionalitäten ihrer Software zu abzuwägen. Basis für die weiterführenden Verhandlungen ist ein Pflichtenheft und die Analyse der Geschäftsprozesse. Hier sind alle Anforderungen des Unternehmens an die ERP-Software genau beschrieben. Das Pflichtenheft dient später der gemeinsamen Ausarbeitung einer Bedarfsanalyse (Lastenheft) mit dem ERP-Anbieter. Die Lastenheftphase sollte unbedingt durch einen erfahrenen Berater begleitet werden. Lastenhefte sind bereits eine Art Softwareskalierung und werden in einem Frage- und Antwort-Verfahren mit den Fachabteilungen erarbeitet.

3. Feinplanung und Testumgebung

Die Projektmitarbeiter geben nun in ihrem jeweiligen Bereich die Stammdaten in einer Testumgebung ein, die idealerweise dem späteren System entsprechen sollten. Anhand dieser Testdaten lassen sich jetzt sämtliche Szenarien des Alltags durchspielen.

4. Übernahme aller Stammdaten

Je nach Umfang und Qualität der Unternehmensstammdaten werden ca. vier Wochen vor dem Echtbetrieb alle Stammdaten eingepflegt oder importiert.

5. Start des Systems ERP Mittelstand

ERP Mittelstand Manager geben sich Hand

Das neue System läuft nun unter Volllast. Fehlende oder falsche Belege, falsche Bedarfszuordnungen, ungeübte Buchungen und mangelnde Disziplin machen den Anwendern nun zu schaffen. Eine gewisse Parallelfahrt von Neu- und Altsystem wird durch die in der Produktion befindlichen Produkte zur Zeit der Umschaltung oft notwendig.

Jede vierte ERP-Einführung scheitert allein in dieser wichtigen Projektphase, weil die Arbeitslast und das Projektmanagement unterschätzt wurden.

6. Einarbeitung aller ERP-Arbeitsplätze

Unsaubere Geschäftsabläufe und Buchungen werden nun durch detaillierte Schulungsunterlagen kompensiert. Auch für rollierende Arbeitsplätze sollte das erworbene Projekt- und Systemwissen gesichert werden.

7. Optimierung und Anwendungsfreigaben

Etwa drei bis sechs Monate nach der Einführung von ERP Mittelstand stellen sich nun fehlende Komponenten heraus, die nachträglich noch ergänzt/optimiert werden können. In Bezug auf das Reporting bieten die Systeme ERP Mittelstand in der Regel sehr viele Möglichkeiten des Reportings, aber erst jetzt beschäftigen sich viele Mitarbeiter mit den zahlreichen Auswertungen und Statistiken.

Dies war nun eine Übersicht bezüglich der Bedeutung von ERP Systemen für den Mittelstand sowie die typischerweise abgedeckten Unternehmensprozesse.

Dies war nun eine Übersicht bezüglich der Bedeutung von ERP Systemen für den Mittelstand sowie die typischerweise abgedeckten Unternehmensprozesse. Wollen Sie mehr darüber erfahren, wie sich die Markt- sowie Anbietersituation in der DACH Region zusammensetzt sowie die Zufriedenheit der Anwender, empfehlen wir Ihnen folgenden kostenfreien Ratgeber:




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