Beschaffungsplanung – Stets die richtige Bestellung aufgeben

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Tags: Blog, Einkauf & Nachschub, Lagerbestandsoptimierung

Daniel Fritsch   20 November 2015


Inhaltsverzeichnis

  1. 1 Beschaffungsplanung Definition
  2. 2 Beschaffungsplanung Aufgaben
  3. 3 Hauptziele der Beschaffungsplanung
  4. 4 Fragen zur Beschaffungsplanung
  5. 5 Beschaffungsplanung Supply Chain
  6. 6 Beschaffungsplanung im Großhandel
  7. 7 Fazit

1. Beschaffungsplanung Definition

Grundlage für die Entscheidungsfindung ist im Beschaffungsbereich der Bedarf an Gütern, wie er insbesondere für die Produktion und den Absatz besteht. Er ist im Rahmen der Bedarfsplanung zu ermitteln.
Beschaffungsplanung umfasst die Vorbereitung und das Treffen von Beschaffungsentscheidungen. Sie beziehen sich auf die Handlungsalternativen, die eine Unternehmung bei der Bereitstellung von Gütern besitzt.
Das System der Beschaffungsplanung richtet sich nach den zu treffenden Beschaffungsentscheidungen. Besonderes Gewicht besitzen hierbei die Beschaffungsprogrammplanung und die Lieferantenpolitik als laufend anstehende Entscheidungstatbestände.

2. Beschaffungsplanung Aufgaben

Zu den Aufgaben der Beschaffungsplanung gehören die Festlegung von Bestellpunkten und Bestellmengen, dies auch im Zusammenhang mit der Limitplanung. Generell ist dieser Bereich in das große Gebiet der Disposition einzuordnen.

2.1 BestellpunktrechnungBeschaffungsplanung: Arbeiter im Lager

Aufgabe dieses Bereiches ist es, den Zeitpunkt zu ermitteln, wann eine Bestellung ausgelöst werden soll. Die Berechnung des Sollbestandes, auch Sicherheits- oder Mindestbestand genannt, steht dabei im Vordergrund. Eine Unterschreitung dieses Bestandes löst oft eine Bestellung in der Dispositionsprozessebene aus. Die Ermittlung des Sollbestandes kann für unterschiedliche Artikelgruppen verschieden ausfallen.
Im weiteren Verfahren der Bestellpunktrechnung gilt es nun, den Istbestand zu beobachten. Ist dieser gleich dem festgelegten Mindestbestand, muss eine Bestellung in der Dispositionsprozessebene ausgelöst werden.

2.2 Bestellmengenrechnung

Im nächsten Schritt wird festgelegt, welche Menge eine Bestellung umfasst. Dies ist Aufgabe der Bestellmengenrechnung. Auch hier kann es für verschiedene Artikelgruppen unterschiedlche Möglichkeiten der Nutzung bestimmter Verfahren geben.
Die Bestellmengenrechnung wird von vielen Faktoren beeinflusst, wie zum Beispiel durch:
(1) Lagerhaltungskosten,
(2) Bestellkosten,
(3) Lagerkapazitäten,
(4) Wareneingangskapazitäten,
(5) Einkaufskonditionen.
Generell sollen sich die Bestellmengen an den in der Beschaffungsplanung festgelegten Mindestbeständen orientieren. Durch kleine Losgrößen sinken die Kosten für die Lagerung ebenfalls.

3. Hauptziele der BeschaffungsplanungZiele der Beschaffungsplanung Dartpfeile

Maßgeblich für jede Planung sind die verfolgten Ziele. Deshalb müssen ausgehend von den übergeordneten Unternehmenszielen operationale Beschaffungsziele abgeleitet werden, auf welche die gesamte Beschaffungsplanung ausgerichtet wird.
Im Hinblick auf die zielgerechte Erfüllung der Beschaffungsaufgaben und ihre Koordination mit den anderen Funktionsbereichen stellt die Beschaffungsbudgetierung ein leistungsfähiges Instrument des Controlling innerhalb der Beschaffungsplanung dar. Über die Vorgabe von Budgets kann errreicht werden, dass die benötigten Gütermengen mit begrenzten Kosten bereitgestellt werden.
Besondere Bedeutung bei Beschaffungsentscheidungen besitzen als Ziele der Beschaffungsplanung Qualitäts-, Kosten-, Liquiditäts- und Sicherungsziele.

3.1 Qualitätsziele

Qualitätsziele bezeichnen Anforderungen an die Eigenschaften der von der Beschaffung bereitzustellenden Güter. Sie beziehen sich auf die von einem Gut wahrnehmbaren Funktionen sowie auf ästhetische Merkmale, die Haltbarkeit und die Koordinierbarkeit mit anderen Einsatzgütern.

3.2 Kostenziel

Das Kostenziel leitet sich aus dem Erfolgsziel der Unternehmung ab. Beschaffungskosten bestehen vor allem aus den Bezugskosten für die Beschaffungsgüter, den Kosten der Lagerung und des Transports sowie den Kosten für die betriebliche Planung, Durchführung und Kontrolle von Beschaffungsentscheidungen. Bei allen Kostenarten ist zu prüfen, inwieweit ihre Höhe durch die jeweiligen Beschaffungsaktivitäten verändert wird und sie damit als relevante Kosten zu berücksichtigen sind oder nicht, oder sich beispielweise noch Lagerkosten reduzieren lassen können.

3.3 Liquiditätsziel

Die Bereitstellung finanzieller Mittel für die Beschaffung von Gütern beeinflusst die Erreichung des Liquiditätsziels. Es ist besonders bei Entscheidungen über die Lagerung von Gütern und die Beschaffung von Anlagegütern zu beachten, die in der Regel eine hohe Kapitalbindung verursachen. Ferner führt jeder Kauf von Einsatzgütern zu Auszahlungen und verringert damit die finanziellen Mittel.

3.4 Sicherheit der Güterversorgung

Beim Güterbezug wird die Sicherheit der Güterversorgung insbesondere durch die Zuverlässigkeit der Lieferanten bestimmt. In vielen Fällen kann sie auch durch eine entsprechende Lagerhaltung verbessert werden.

4. Fragen zur BeschaffungsplanungFragen zur Beschaffungsplanung: Hand mit Fragezeichen

Die Materialdisposition wird hauptsächlich vom Bestellverhalten der Kunden sowie von der Zeitspanne bestimmt, welche benötigt wird, um eine Bestellung in der vom Kunden gewünschten Lieferzeit zu realisieren. Beide Determinanten sind dafür entscheidend, ob für ein Unternehmen eine bedarfsgesteuerte oder eine verbrauchsgesteuerte Disposition des Materials und Beschaffungsplanung notwendig ist.
Eine bedarfsgesteuerte Disposition kann nur dann durchgeführt werden, wenn die Wiederbeschaffungszeit des Verkaufsproduktes, inklusive der Beschaffung sämtlichem Vor- und Rohmaterials sowie der eigenen Durchlaufzeit, kürzer ist als die vom Kunden geforderte Lieferzeit.
Eine verbrauchsgesteuerte oder über eine Bestandsprognose gesteuerte Beschaffungsplanung ist dagegen zwingend, wenn Kundenbestellungen sehr kurzfristig und unregelmäßig eingehen und entsprechende Waren innerhalb der vom Kunden gewünschten Lieferzeit nicht beschafft oder produziert werden können.
Eine Beschaffungsplanung über Absatz- und Bedarfsprognosen findet sich üblicherweise im Handels- oder Konsumgüterbereich. Die Ergänzung vom Kunden bereitgestellter Lieferplandaten durch eine hauseigene Prognoseplanung, beispielsweise für ungeplante Verbräuche oder zur Vorhersage von in der Höhe stark schwankenden Bestellmengen, gewinnt jedoch auch in der Fertigungsindustrie zunehmend an Bedeutung, denn hier liegen noch enorme Optimierungspotenziale.
Bezogen auf die Beschaffungsplanung ABC Analyse würde dies bedeuten, A-Teile bedarfssynchron (just-in-Time) zu beschaffen, um möglichst geringe Lagerbestände zu erhalten, B-Teile entsprechend dem vorliegendem Produktionsprogramm zu disponieren (programmorientiert) und C-Teile in größeren Mengen zu möglichst niedrigen Einstandspreisen verbrauchsorientiert zu beschaffen.

5. Beschaffungsplanung Supply Chain

In der Automobilindustrie sind sowohl eine verbrauchsgesteuerte als auch bedarfsgesteuerte Beschaffungsplanung innerhalb einer Supply Chain verbreitet. Um das reale Kundenverhalten zu prognostizieren, verwenden zahlreiche Autohersteller häufig eine aufwendige Beschaffungsplanung und Beschaffungsprognose. Unter Einbeziehung aller Vorlieferanten könnte ein Auto andernfalls kaum innerhalb einer kurzen Zeitspanne produziert und ausgeliefert werden. Entsprechende Beschaffungsplanungen umfassen nicht nur die ungefähre Anzahl der herzustellenden Fahrzeuge sondern auch deren Ausstattungsmerkmale, weil diese gegebenenfalls bei mehreren Lieferanten geordert werden müssen.
Der Automobilhersteller bestellt somit bereits Vormaterial bei einem Lieferanten, ohne dass eine tatsächliche Kundenbestellung vorliegt. Der Hersteller disponiert also verbrauchsgesteuert über Prognosen und ergänzt diese Daten im Kurzfristhorizont mit realen Kundenbestelldaten. Aufgrund der zur Verfügung gestellten Vorschaudaten des Produzenten könnte der Zulieferer fast vollständig bedarfsgesteuert disponieren. In der Realität wird der Hersteller aber keine Garantie für die Vorschaudaten des Lieferanten gewähren und Flexibilität im Hinblick auf veränderte Feinabrufe erwarten.

6. Beschaffungsplanung im GroßhandelBeschaffungsplanung Großhandel LKW

Um festzulegen, welche Bezugsquellen man nutzt, ist es notwendig, die unterschiedlichen Beschaffungswege zu betrachten. Generell gibt es zwei Möglichkeiten der Beschaffung. Erstens kann die Bestellung direkt beim Hersteller ausgelöst werden. Hier erfolgt die direkte Lieferung der Waren. Vorteile dieser Möglichkeit sind günstige Preise und frische Waren. Allerdings entsteht bei dieser Bestellart der Nachteil, dass bei einer Vielzahl benötigter Waren eine Unmenge von unterschiedlichen Lieferanten infrage kommen. Außerdem liefern nicht alle Hersteller selbst an.
Somit kommt die Bestellung beim Großhandel oder Fachgroßhandel für spezielle Waren als zweite Möglichkeit zum Einsatz. Der Vorteil hier liegt im umfangreichen Sortiment und in der schnellen Lieferung. Die Preiskonditionen der Hersteller sind nicht zu erreichen und auch die Frische der Waren entspricht nicht ganz der des Herstellers. Trotzdem ist diese Variante oftmals die bessere für ein Unternehmen. Den Preisnachteil kann man durch Vergleich der unterschiedlichen Großhändler gegebenenfalls verringern. Diese Art der Beschaffung nennt man indirekt. Es wird ein Mittler eingeschaltet.
Weiterhin ist zu überlegen, ob man den Anbieter öfters wechselt und somit versucht, immer den geringsten Preis zu bekommen oder ob man sich auf einen Lieferanten festlegt. Hier spielt auch die Lieferantenbewertung eine wichtige Rolle. Lieferanten, die schlecht bewertet werden bzw. bei denen ein hohes Lieferantenrisiko besteht, dürfen bei der Beschaffungsplanung nur eine geringe oder keine Beachtung finden.

7. Fazit Eazystock Application dashboard on an iMac

Die Beschaffungsplanung ist äußerst wichtig zur Festlegung und Steuerung von Bestellpunkten und Bestellmengen. Ohne geeignete Beschaffungsprozesse verliert der Supply Chain Manager schnell Überblick im Lager und kann keine adequate Planung vornehmen. Zusätzlich leidet die Kundennachfrage darunter, da Produkt-Verfügbarkeiten nicht optimal abgestimmt werden und Lagerhaltungskosten unnötig in die Höhe getrieben werden. Weitere Details darüber, was Sie als Einkäufer im Bereich Beschaffungs-& Einkaufsmanagement beachten müssen, um optimal zu agieren, erhalten sie in unserem Ratgeber:




Optimales Beschaffungs- & Einkaufsmanagement