Bestandskontrolle – Richtgrößen, Szenarien und Überbestand

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Tags: Blog, Einkauf & Nachschub, Lagerbestandsoptimierung, Tipps & Tricks

Daniel Fritsch   26 März 2015


Leuchtende Kästen

Inhaltsverzeichnis

  1. Die Richtgrößen in der Bestandskontrolle
  2. Szenarien zur Bestandskontrolle
  3. Bestandskontrolle verhindert Überbestand
  4. Zwei Wege zur Bestandskontrolle

Dieses für viele vielleicht etwas trocken klingende Thema ist ein wichtiges Instrument nicht nur aus Sicht des Ist-Soll-Abgleichs beziehungsweise der Inventur. Mit einer sorgfältig und permanent geführten Bestandskontrolle zeigt sich der Erfolg eines Unternehmens direkt schwarz auf weiß und das bei Bedarf täglich.

Die Richtgrößen in der Bestandskontrolle

Material- und Warenbestände, die für den Handel oder die Produktion bevorratet werden, unterliegen bestimmten Richtgrößen, mit deren Hilfe der Bestand und die Bewegungen im Lager kontrolliert werden. Zu den Richtgrößen der Bestandskontrolle gehören der Meldebestand, Sicherheitsbestände, der Sollbestand.
Die Bevorratung von Waren und Gütern basiert üblicherweise auf vorangegangenen Verbrauchszahlen oder bei Neuwaren auf einer Kalkulation zum Absatz. Dies stellt den Sollbestand innerhalb der Bestandskontrolle dar. Dieser Sollbestand unterliegt aufgrund von Abverkauf oder Produktionsbedarf einer ständigen Entnahme. In der Regel wird der Verbrauch über die Bestandsverwaltungssoftware gesteuert. Das bedeutet gleichermaßen ein permanenter Bestand.
Der Meldebestand ist eine im System gesetzte Marke, bei der eine Aktion ausgelöst wird. Meist informiert die Bestandsverwaltungssoftware beim Erreichen des Meldebestands, also beim Absinken des Waren- oder Güterbestandes auf eine bestimmte, vorher festgelegte Anzahl, automatisch den Einkauf über diesen Umstand. Nun können verschiedene Szenarien folgen, die später betrachtet werden.
Der Sicherheitsbestand stellt die eiserne Reserve im Bestandscontrolling dar, die im Prinzip nur im Notfall verwendet wird.

Szenarien zur Bestandskontrolle

Wird der Meldebestand erreicht, können sich unterschiedliche Vorgänge abspielen. Meist wird eine Bestellung ausgelöst, wodurch der Sollbestand wieder erreicht wird. Es kann aber auch sein, das sich die Einkaufsabteilung zuerst den Absatz oder Verbrauch des jeweiligen Materials betrachtet und dann eine Entscheidung zur möglichen Bestellung und der optimalen Bestellmenge trifft. Ein weiterer Faktor ist der Einkaufspreis selbst, der beispielsweise beim Erreichen der Bestellmengen-Marke ungünstig hoch liegen könnte. Genauso kann auch der Abverkauf oder Verbrauch des Sollbestands ungewöhnlich schnell erfolgt sein und die Nachschubplanung aufgrund längerer Lieferzeiten nicht rechtzeitig erfolgen. Hier tritt wiederum der eingeplante Sicherheitsbestand in Aktion. Für alle diese möglichen Szenarien in der Bestandskontrolle lassen sich in einer Bestandsverwaltungssoftware bestimmte Parameter einrichten, die eine Unter- oder Überversorgung verhindern können. Neben der Vermeidung von Fehlbeständen gehört zu einer sorgfältigen Bestandskontrolle ebenso die Verhinderung von Überbestand.

Bestandskontrolle - Bild

Bestandskontrolle verhindert Überbestand

In vielen Lagern sind nicht zu wenige Güter oder Waren das Problem, sondern zu viele. Ein Lagerbestand kostet Geld. Der Lagerplatz, das Personal, die Infrastruktur und natürlich die Investition in die Güter selbst, die in den meisten Fällen durch die Lagerung kaum an Qualität gewinnen. Bei nicht wenigen Gütern kann eine zu lange Lagerung sogar den Totalverlust bedeuten aufgrund von Lagerzeitabläufen oder anderen Kriterien zum Verkauf oder Verbrauch. Nicht immer kann ein Überbestand verhindert werden, da gerade im Handel der Verbrauch bestimmter Güter extremen Schwankungen oder Modeerscheinungen unterliegen. In der Regel können aber Waren mit regelmäßigem Absatz, gleichmäßig über das Jahr oder Saisonal, gut berechnet und mittels der Bestandskontrolle gesteuert werden. Für den Einkauf wie für das Lagerwesen eines Unternehmens bedeutet dies vor allem, die Spezifikation der Güter mitzuberücksichtigen und schon beim Einkauf den Warenpreis den Lagerkosten gegenüberzustellen. Unter Umständen kann eine Entsorgung von Überbeständen günstiger als eine weitere Lagerung sein. Vor allem, wenn ein Abverkauf oder Verbrauch nur noch schleppend oder gar nicht mehr erfolgt und für die Zukunft auch keine Aussicht darauf besteht. Dadurch werden zudem Lagerkapazitäten frei. Mit einer sorgfältigen Bestandskontrolle lassen sich solche Überbestände und die möglichen Folgen daraus minimieren, indem die Liefermengen und Lieferzeiten optimiert werden. Dies kann unter Umständen bedeuten, dass vom Einkauf der Lieferant bevorzugt wird, der dem Prinzip des „Just in Time“ am nächsten kommt.

Zwei Wege zur Bestandskontrolle

In einer Bestandsverwaltungssoftware bzw. Lagerbestandssoftware können die beiden üblichen Systeme zur Lagerhaltung realisiert und damit die Bestandskontrolle optimiert werden. Einmal das Bestellrhythmussystem und einmal das Bestellpunktsystem. Beide Systeme besitzen für bestimmte Warengruppen ihre Vorzüge, wobei sich das Bestellpunktsystem heute bei der stetig steigenden Produktvielfalt und dem damit verbunden Wechsel der Lagerbestände als das flexiblere Instrument zeigt.

Für die Bestandskontrolle ist auch das Messen und Überwachen geeigneter Kennzahlen von hoher Bedeutung. Lesen Sie das folgende Handbuch, das die in der Praxis am besten bewährten Kennzahlen behandelt:

Handbuch Bestandskontrolle KPIs