Was ist die Bestandsführung? Bedeutung, Lagerkriterien und Inventur

Der logistische Begriff Bestandsführung beinhaltet eine relativ enge Verzahnung mehrerer Abteilungen eines Unternehmens. Eine ordnungsgemäße Bestandsführung wirkt sich auf den Einkauf genauso wie auf den Vertrieb oder das Supply Chain Management aus. Für die reale Umsetzung der Bestandsführung ist das Bestandsmanagement verantwortlich, welches die vorhandenen Bestände entsprechend der jeweiligen Kriterien verwaltet. Hier erfahren sie kurz und knapp alles Wissenswerte dazu!

Bestandsführung oder auch Lagerbuchhaltung

Eine wirklich exakte Bestandsführung kann nur in einem geschlossenen Lager erfolgen. Offene beziehungsweise für jeden zugängliche Lager ohne Entnahmekontrolle erlauben keine geordnete Bestandskontrolle. Lediglich so genannte Handlager, die produktionsnah aufgebaut sind, besitzen üblicherweise den Charakter eines offenen, aber nicht unkontrollierten Lagers. Handlager werden dementsprechend auch aus dem Hauptlager heraus mitverwaltet.

Waren und Güter werden in Unternehmen für den Handel wie für die Produktion eingelagert und klassifiziert. Diese Klassifizierung ist dem jeweiligen Artikelstamm untergeordnet. Dies ist nach der Eingangskontrolle wie die Qualitätsprobe und der mengenmäßigen Erfassung der zweite Schritt zu einer erfolgreichen Bestandsführung. Mit der Zuordnung zum jeweiligen Artikelstamm erfolgt gleichzeitig die Vergabe einer Artikelnummer, die üblicherweise sowohl maschinenlesbar in Form eines Barcodes/RFID-Tags als auch in Schriftsprache auf dem Artikel beziehungsweise dessen Verpackung und/oder dem Lagerplatz angebracht wird. Dem Bestandscontrolling kommt demnach hierbei auch eine wichtige Rolle zu.

Der Artikelstamm in der Bestandsführung

Hinter der Artikelnummer verbergen sich die zur Ware gehörenden Daten wie die Charge und bestimmte Charakteristika, die für die weitere Verwendung von Bedeutung sind. Eine davon könnte beispielsweise die Lieferantenkennung sein. Ein sehr wichtiges Kriterium, wenn man Artikel abhängig vom Lieferanten zusammen gruppieren und einlagern will.

Aufgrund der heute meist enorm großen Bestandsmengen unterschiedlicher Waren und Güter ist eine digitalisierte beziehungsweise softwarebasierte Bestandsführung unerlässlich. Ohne diese wäre unter anderem eine chaotische Lagerhaltung nicht möglich. Keine Angst vor dem Adjektiv „chaotisch“. Dieser beschreibt nur eine Lagerbestandsverwaltung die es erlaubt, keine festen Lagerplätze zu vergeben, sondern die Plätze nach dem Bedarf auszurichten.

Lagerkriterien und Bestandsführung

Früher wurden in Warenlagern feste Lagerplätze für die einzulagernden Güter vergeben. Ein langjähriger Lagerverwalter hatte immer genau im Kopf, wo welches Material liegt. Diese Form mag sehr ordentlich aussehen, besitzt aber entscheidende Nachteile, die gerade heute schwerwiegend sind. Feste Lagerplätze erlauben keine schnelle Zuordnung von Materialien nahe der Kommissionierung, wenn deren Absatz unvorhergesehen ansteigt. Der Lagerweg bleibt gleich lang und damit geht wertvolle Zeit verloren. Das ist nur ein Beispiel für die Nachteile fester Lagerplätze. Leere Plätze können nicht einfach mit Materialien befüllt werden, deren zugeordnete Plätze an Überfüllung leiden.

In der chaotischen Lagerhaltung ist dies kein Problem, denn das Gedächtnis des Rechners beziehungsweise der Lager-Software ist nun mal wesentlich leistungsfähiger als das jedes noch so lang gedienten Lagermitarbeiters. Die Lagerhaltungssoftware erlaubt gleichermaßen die Hinterlegung der Lagerkriterien, die dem jeweiligen Material zugeordnet sind. Etwa trocken lagern, Lagerzeitablauf, Mindestmengen oder Verpackungsvorschriften beziehungsweise gesetzliche Bestimmungen, beispielsweise bei Gefahrstoffen.

Inventuren in der modernen Bestandsführung

Ein weiterer Vorteil digitaler Bestandsführung ist die permanente Inventur der Bestände. Alle Zugänge und alle Abgänge werden elektronisch erfasst und mittels der Software an die betreffenden Abteilungen übermittelt. So erfährt der Einkäufer, wenn bestimmte Bestände die Mindestmenge unterschreiten und kann unter Umständen eine Marke setzen, die einen automatischen Einkauf auslöst. Da inzwischen fast alle Firmen mit entsprechenden Warenwirtschaftsprogrammen ausgerüstet sind, findet der Ein- und Verkauf von häufig genutzten Gütern oft nur noch zwischen den Rechnern der Unternehmen statt.

Die führenden Unternehmen setzen heutzutage hingegen auf eine Software zur Bestandsoptimierung, hier werden die Prozesse automatisiert, und etwa tagesaktuelle Bestellvorschläge für die Einkäufer ausgegeben, die dann wiederum im ERP ausgelöst werden können.

Just-in-Time in der Bestandsführung

Den Bestand auf den wirklichen Bedarf zu senken oder zu steigern, ist ein wirtschaftliches Ziel, das in der Folge die Kosten für die Bestandsführung erheblich senken kann, ein Prinzip zur bedarfsgerechten Beschaffung ist Just-in-Time. Neuerdings gehen viele Unternehmen aber auch zu einer Just-in-Case-Beschaffung über, aufgrund der globalen Lieferschwierigkeiten.

Mit moderner Software für das Bestandsmanagement können Überkapazitäten abgebaut und produktions- beziehungsweise handelsgerechte Positionen aufgebaut und erhalten werden. Dazu genügt oft schon die Veränderung bestimmter Parameter in der Bestandssoftware. Eine gute Bestandssoftware beziehungsweise ein gutes Warenwirtschaftsprogramm sorgt für eine deutliche Kostenreduktion, nicht nur im Lager.

Durch welche konkreten Maßnahmen Sie im nächsten Schritt die Bestandsrentabilität steigern können, wird im folgenden Ratgeber übermittelt: